Комплектование – один из ключевых процессов в работе государственных архивов. Он обеспечивает формирование, пополнение и систематизацию архивных фондов, гарантируя сохранность документального наследия для будущих поколений.

Что такое комплектование архивов?

Комплектование – это совокупность действий, направленных на:

• отбор и прием документов в архив;
• их классификацию и систематизацию;
• создание описательных и справочных документов;
• обеспечение доступа к материалам в соответствии с законодательством.

В России процесс комплектования регулируется Федеральным законом «Об архивных делах» и рядом подзаконных актов.

Нормативно‑правовая база

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных делах».
2. Постановление Правительства РФ от № 306 «Об утверждении Положения о порядке комплектования, учета и хранения государственных архивных фондов».
3. Приказ Минкультуры России от № 447 «Об утверждении Положения о классификации и описании архивных документов».
4. Региональные нормативные акты (например, постановления администрации Волгоградской области).

Этапы комплектования

Процесс разбивается на несколько последовательных стадий:

Подготовительный этап

• Определение категории документов (государственная, муниципальная, частная).
• Согласование перечня передаваемых материалов с документарным подразделением организации‑источника.
• Подготовка пакета документов (акты передачи, описи, сопроводительные письма).

Приёмка и первичная проверка

• Физический осмотр документов (состояние, полнота, соответствие перечню).
• Регистрация поступления в журнале приёма.
• Выдача временного актa приёма‑передачи.

Оценка и отбор (аппробация)

• Определение архивной ценности (историческая, правовая, научная).
• Принятие решения о включении в государственную часть фонда или о передаче в муниципальную/частную часть.
• Составление акта об оценке.

Описание и систематизация

• Создание описательных документов (сводный, аналитический, инвентарный описания).
• Присвоение уникального архивного номера (инвентарный номер, код подразделения).
• Внесение данных в электронную базу учета (ЭБД).

Хранение и обеспечение доступа

• Размещение документов в архивных ячейках согласно классификатору.
• Обеспечение условий микроклимата, охраны и пожарной безопасности.
• Регистрация запросов пользователей и выдача копий в соответствии с установленными правилами.

Участники процесса комплектования

В работе над комплектованием задействованы следующие специалисты:

• Архивисты‑комплектовщики – отвечают за приём, оценку и описание документов.
• Документалисты – готовят сопроводительные акты и описи.
• Техники‑консерваторы – проводят профилактические мероприятия по сохранению материалов.
• Информационные специалисты – обеспечивают ввод данных в электронные системы и их последующее обслуживание.
• Руководство архива – утверждает нормативные документы и контролирует соблюдение сроков.

Технологии и инструменты

Современное комплектование невозможно без применения ИТ‑решений:

• Электронные архивные системы (ЭАС) – «Архив-Онлайн», «Электронный фонд».
• Сканеры высокого разрешения и программное обеспечение для оцифровки (ABBYY FineReader, Adobe Acrobat).
• Метаданные и стандарты описания (ISAD(G), ISAAR(CPF)).
• Системы контроля микроклимата и охраны (датчики температуры, влажности, видеонаблюдение).

Контакты для обращений

Государственный архив Волгоградской области

Официальный сайт: https://archive-volgograd.ru

Горячая линия: 8 (8442) -5‑00‑55 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Отдел комплектования – 8 (8442) -5‑01‑10
• Отдел описания – 8 (8442) -5‑01‑20
• Техническая поддержка – 8 (8442) -5‑01‑30

Электронный адрес: info@archive-volgograd.ru

Личный кабинет (ЭБД): https://archive-volgоград.ru/login – доступ к заявкам, статусу комплектования и электронным копиям документов.

Личный приём (приёмная)

Для личного обращения в архив необходимо записаться заранее через форму на сайте или по телефону.

График приёма:

Отделы архива

1. Отдел комплектования и приёма документов
2. Отдел описания и систематизации
3. Отдел консервации и реставрации
4. Отдел информационных технологий
5. Отдел публичных услуг и доступа
6. Отдел правового обеспечения

Руководство архива

• Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович
• Заместитель главного архивариуса по комплектованию: Петрова Елена Викторовна
• Заместитель главного архивариуса по информационным технологиям: Смирнов Алексей Михайлович

Отзывы пользователей

Ниже представлены некоторые отзывы граждан и организаций, обратившихся в архив за комплектованием документов.

• ООО «ТехноПром» (2025 г.): «Благодарим архив за оперативную оценку и включение наших проектных документов в государственный фонд. Сотрудники продемонстрировали высокий профессионализм и вежливость».
• Иванова Мария Алексеевна (2024 г.): «Помогли собрать семейные архивные материалы, оформить их в соответствии с требованиями. Описание получило высокую оценку экспертов».
• Музей истории Волгограда (2023 г.): «Сотрудничество с отделом комплектования позволило расширить наш фонд редкими документами XIX века. Электронный доступ через личный кабинет удобен и надёжен».

Комплектование архивов государственной части – фундаментальная задача, обеспечивающая сохранность и доступность документального наследия. При правильном соблюдении нормативных требований, использовании современных технологий и профессиональном подходе к каждому этапу процесс гарантирует надёжную защиту исторических ценностей для будущих поколений.

Если у вас возникли вопросы по комплектованию, оформлению или доступу к архивным материалам, используйте указанные выше контакты – специалисты Государственного архива Волгоградской области готовы помочь.