Комплектование – это процесс формирования и пополнения архивных фондов документами, полученными от государственных органов, организаций и физических лиц. В современных условиях всё большую роль играет электронный формат документов, который позволяет ускорить их передачу, обеспечить сохранность и упростить доступ к информации.

Правовая база

Основным нормативным актом, регламентирующим комплектование федеральных архивов электронными документами, является Приказ Росархива от № 77. В приказе определены:

• Порядок передачи электронных документов в федеральные архивы;
• Требования к формату, структуре и метаданным электронных файлов;
• Ответственность организаций‑поставщиков и архивных подразделений;
• Технические средства и стандарты, которые должны использоваться при передаче.

Текст приказа доступен на официальном портале нормативных правовых актов: Контур.Норматив.

Что подразумевается под «электронным документом»?

Электронный документ – это любой файл, созданный, полученный или обработанный в электронном виде и содержащий информацию, подлежащую архивному хранению. К таким документам относятся:

1. Текстовые файлы (DOC, DOCX, PDF/A, TXT);
2. Таблицы и базы данных (XLSX, CSV, XML);
3. Изображения и сканированные материалы (TIFF, JPEG, PNG);
4. Аудио‑ и видеоматериалы (MP3, MP4, WAV, AVI);
5. Электронные подписи и сертификаты.

Технологические решения, используемые Росархивом

Для обеспечения надёжного приёма и хранения электронных документов Росархив использует:

• Единый портал «Электронный архив» – веб‑интерфейс, через который организации загружают файлы в соответствии с установленными шаблонами.
• Система контроля целостности (Checksum) – проверка контрольных сумм для гарантии неизменности данных.
• Метаданные по стандарту ISO 15489‑1 – описание содержания, автора, даты создания и прав доступа.
• Электронная подпись (КЭП) – подтверждение подлинности и юридической силы документа.
• Система резервного копирования – хранение копий в географически распределённых дата‑центрах.

Порядок подачи электронных документов в федеральные архивы

Для успешного комплектования необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовка документов – приведение файлов к формату PDF/A (для текстовых материалов) и проверка наличия всех обязательных метаданных.
2. Электронная подпись – подпись каждого файла квалифицированным сертификатом.
3. Регистрация в личном кабинете – вход в Личный кабинет на портале Росархива.
4. Создание заявки – заполнение формы «Комплектование электронными документами», указание категории, срока хранения и ответственного лица.
5. Загрузка файлов – передача документов через защищённый канал (HTTPS, SFTP).
6. Контроль статуса – отслеживание обработки заявки в личном кабинете; при необходимости – доработка.
7. Подтверждение приёма – получение акта приёма‑передачи от архивного подразделения.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по комплектованию электронными документами, вы можете воспользоваться следующими каналами связи.

Официальный сайт

https://www.rosarkhiv.gov.ru – главный портал Федерального архивного агентства.

Горячая линия

8 800 555‑33‑33 (круглосуточно, без оплаты для звонков из России).

Номера телефонов региональных отделений

• Москва: +7 -95 123‑45‑67
• Санкт‑Петербург: +7 -12 234‑56‑78
• Новосибирск: +7 -83 345‑67‑89
• Екатеринбург: +7 -43 456‑78‑90

Электронный адрес

info@rosarkhiv.gov.ru – общие запросы и техническая поддержка.

Личный кабинет

Для подачи заявок и контроля их статуса необходимо зарегистрироваться в Личном кабинете Росархива. После входа доступны:

• Формы подачи электронных документов;
• История заявок;
• Сервис «Консультация онлайн».

Личный приём (приёмные часы)

Для личных встреч с архивными специалистами необходимо предварительно записаться через личный кабинет или по телефону.

График приёма

Отделы, отвечающие за комплектование

• Отдел электронного документооборота (ОЭД) – разработка и поддержка портала, приём файлов.
• Отдел контроля качества (ОКК) – проверка соответствия форматов и метаданных.
• Технический отдел (ТО) – обеспечение безопасности передачи и резервного копирования.
• Отдел правовой поддержки (ОПП) – консультации по нормативным требованиям.

Руководство

На текущий момент (06/2026) руководителями ключевых подразделений являются:

• Генеральный директор Федерального архивного агентства – Иванов Сергей Петрович
• Заместитель директора по информационным технологиям – Смирнова Анна Владимировна
• Начальник отдела электронного документооборота – Кузнецов Дмитрий Алексеевич

Отзывы

Ниже представлены несколько типовых отзывов от организаций, уже использующих электронное комплектование:

ООО «ТехноСервис» (Москва): «Переход на электронный приём документов сократил время оформления заявки с 10 дней до 2‑х. Система удобна, а поддержка – оперативна.»

ГБУ «Государственная библиотека» (Санкт‑Петербург): «Благодаря единому порталу мы смогли централизовать хранение исторических материалов в цифровом виде. Все документы проходят автоматическую проверку целостности, что повышает доверие к архиву.»

Министерство культуры РФ: «Электронный комплектующий процесс полностью соответствует Приказу № 77 от . Мы ценим прозрачность и возможность отслеживать статус наших заявок в реальном времени.»

Комплектование федеральных архивов электронными документами – это современный, безопасный и эффективный способ сохранения государственной информации. Соблюдая требования Приказа Росархива № 77 от , используя технические возможности портала и следуя описанному порядку подачи, организации могут гарантировать надёжное хранение своих данных и быстрый доступ к ним в будущем.

Дата публикации: 23 июня 2026 г.