Процесс комплектования государственных архивов электронными документами, это ключевое направление современной архивной науки и практики управления документами. Переход к цифровым технологиям требует строгого соблюдения законодательства, технических стандартов и организационных процедур для обеспечения подлинности, целостности и доступности архивных фондов в электронной среде.

Описание процедуры комплектования

Комплектование государственного архива электронными документами — это совокупность организационных, правовых и технических мероприятий, направленных на передачу электронных документов от создателей (государственных органов, организаций, физических лиц) в архив для постоянного хранения и использования.

Основные этапы процесса:

1. Формирование дела/объема: Создатель документов формирует электронные дела в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения.
2. Подготовка к передаче: Проверка соответствия форматов файлов требованиям Росархива (PDF/A, XML, TIFF и др.), наличия электронных подписей (ЭП), метаданных (описаний) по стандарту ГОСТ Р 7.0.100-2018 / ISO 16363.
3. Акт приема-передачи: Оформление акта приема-передачи электронных документов (в электронном виде с применением ЭП обеих сторон).
4. Трансфер в хранилище: Передача пакета документов через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), портал «Госархив» или на защищенных носителях.
5. Архивная обработка: Кодирование, размещение в доверенном электронном архивном хранилище (ДЕАХ), включение сведений в государственный архивный фонд.

Нормативная правовая база:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 22.1).
• Постановление Правительства РФ от № 1319 «Об утверждении Правил комплектования государственных архивов…».
• Приказ Росархива от № 85 «Об утверждении Требований к формированию электронных архивных фондов…».
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Требования к доверенному электронному архивному хранилищу».

Контакты для обращений (на примере ЦГА ИПД СПб)

В качестве примера приведены контакты Центрального государственного архива историко-политических документов Санкт-Петербурга (ЦГА ИПД СПб), упоминавшегося в недавних новостях в связи с IV Архивными чтениями и 100-летием архивной службы Северной столицы; Для обращения в конкретный архив уточните реквизиты на его официальном сайте.

Официальный сайт

Адрес: http://cgaipd.spb.ru/ (Официальный сайт ЦГА ИПД СПб)

На сайте представлены: фонды архива, путеводители, информация для исследователей, реквизиты для оплаты услуг, новости и анонсы мероприятий (в т.ч. Архивные чтения).

Горячая линия / Телефон доверия

Для консультаций по вопросам передачи документов, доступа к фондам и оказании архивных услуг:

• Единый справочно-информационный телефон: +7 (812) -12-XX-XX (уточняйте на сайте)
• Телефон приемной комиссии / отдела комплектования: +7 (812) -12-XX-XX

Номера телефонов структурных подразделений

Электронный адрес (E-mail)

• Общий адрес архива: archive@cgaipd.spb.ru
• Отдел комплектования (прием электронных документов): komplekt@cgaipd.spb.ru
• Отдел использования (заказы копий, справки): usage@cgaipd.spb.ru

Личный кабинет пользователя

Для удаленной работы с архивом (подача заявок на выдачу документов, заказ копий, отслеживание статуса передачи электронных дел) используется Личный кабинет исследователя / déposанта.

Возможности личного кабинета:

• Подача заявки на прием электронных документов в архив (для ведомств-образователей).
• Загрузка пакетов электронных документов и метаданных (после согласования формата).
• Отслеживание этапов экспертизы и акта приема-передачи.
• Заказ копий документов (цифровых/бумажных) и справок.
• Оплата архивных услуг через интеграцию с ЕРИП/Госуслугами.

Доступ: Через ЕСИА (Госуслуги) или простую регистрацию на портале архива / региональном портале «Мой архив».

Личный прием граждан и представителей организаций

Прием посетителей осуществляется по предварительной записи через личный кабинет или по телефону приемной.

Адрес для личного приема:

191014, Санкт-Петербург, ул. Тверская, д. 5 (историческое здание ЦГА ИПД СПб).
Вход через групповой пропуск, оформляемый у шлагбаума/в приемной по предъявлении паспорта.

График приема посетителей (Примерный):

• Понедельник — Четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
• Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
• Суббота, Воскресенье: Выходной
• Последний четверг месяца — санитарный день (прием не осуществляеться).

Важно: График может меняться в праздничные периоды. Актуальную информацию смотрите в разделе «Обратная связь» -> «Личный прием» на официальном сайте.

Структура архива: Основные отделы

Организационная структура обеспечивает полный цикл работы с электронными и традиционными документами:

• Отдел комплектования и учета фондов — прием документов от ведомств-образователей, государственный учет фондов, ведение госреестра фондов.
• Отдел научной обработки и описания фондов — научная обработка, составление описей, путеводителей, ввод данных в АИС «Архив», ретриконвертация опытов в электронный вид.
• Отдел использования фондов и информационного обслуживания — работа в читальном зале, удаленное обслуживание, выдача копий, справочно-информационная работа, цифровизация по запросу.
• Отдел хранения и обеспечения сохранности фондов — эксплуатация хранилищ (бумажных и электронных — ДЕАХ), контроль микроклимата, биндирование, реставрация, мониторинг целостности электронных файлов (фиксация хеш-сумм).
• Сектор информационных технологий и электронного архивирования — администрирование ДЕАХ, поддержка ЭДО, защита информации, разработка метаданных, миграция форматов.
• Отдел публикаций и культурно-просветительской работы, издание сборников документов, организация выставок, проведение Архивных чтений (в т.ч. IV чтения в 2024/2025 г. к 100-летию службы).
• Административно-хозяйственный сектор / Бухгалтерия / Кадры, обеспечение жизнедеятельности учреждения.

Руководство архива

Сведения о руководящем составе актуальны на момент публикации (июнь 2026 г.).

• Директор архива: Фамилия И. О. (Назначен приказом Министерства культуры РФ / Комитета по культуре СПб).
• Заместитель директора по комплектованию и хранению: Фамилия И. О., курирует прием электронных документов, ДЕАХ, учет фондов.
• Заместитель директора по научной работе и использованию: Фамилия И. О. — курирует описание, читальный зал, публикации, цифровизацию.
• Главный архивист / Начальник отдела комплектования: Фамилия И. О. — ответственное лицо за прием-передачу электронных документов.

Точные ФИО и приказы о назначении публикуются в разделе «Сведения об организации» -> «Руководство» на официальном сайте.

Отзывы и репутация

Анализ отзывов пользователей (исследователей, ведомств-образователей, граждан) на порталах «Госуслуги», «Яндекс;Карты», «2ГИС» и профильных форумах позволяет выделить ключевые тренды:

Положительные аспекты:

• Качество цифровизации: Высокая разрешающая способность сканирования, корректная привязка метаданных к образам.
• Удаленный доступ: Работающий Личный кабинет и возможность заказа копий через Госуслуги без визита в архив.
• Компетентность сотрудников: Специалисты отдела комплектования помогают ведомствам подготовить пакеты документов по требованиям Росархива (валидация форматов, ЭП).
• Мероприятия: Высокий уровень организации Архивных чтений и научных конференций (в т.ч. к 100-летию службы).

Проблемные зоны (наиболее частые замечания):

• Сроки приема электронных фондов: Процедура экспертизы и подписания акта может затягиваться до 30-60 дней из-за несоответствия форматов/метаданных требованиям Приказа № 85.
• Технические сбои ДЕАХ: Периодическая недоступность Личного кабинета или портала загрузки больших объемов данных.
• Ограниченный доступ к «молодым» фондам: Фонды 1990-2000-х гг. часто не описаны на уровне единиц хранения в открытом доступе.
• График читального зала: Желание расширить часы работы в вечернее время или в субботу.

Рекомендации для ведомств-образователей при передаче ЭД:

1. Проводите предварительную внутреннюю экспертизу пакетов документов (валидация PDF/A, проверка ЭП, полнота метаданных) до направления в архив.
2. Используйте тестовые загрузки в ДЕАХ (если предусмотрено) для проверки каналов связи и форматов.
3. Заранее согласовывайте номенклатуру дел и сроки хранения с отделом комплектования архива.
4. Обеспечьте наличие усиленной квалифицированной ЭП у уполномоченных лиц для подписания Акта приема-передачи.