Комплектование – это процесс формирования, пополнения и систематизации архивных фондов необходимыми документами, справочными материалами и техническими средствами. В муниципальных архивах РФ комплектование играет ключевую роль в обеспечении сохранности исторической памяти, доступности информации для граждан и государственных органов, а также в выполнении требований законодательства о хранении архивных документов.

Содержание статьи

1. Что такое комплектование муниципальных архивов?
2. Нормативно-правовая база
3. Этапы процесса комплектования
4. Инструменты и сервисы
5. Контакты для обращений
6. Отзывы пользователей

Что такое комплектование муниципальных архивов?

Комплектование муниципального архива – это совокупность действий, направленных на:

• Приём и регистрацию новых архивных документов, поступающих от органов местного самоуправления, предприятий, организаций и физических лиц.
• Оценку состояния и классификацию документов согласно единой системе архивного описания (ЕСАО).
• Создание и пополнение электронных каталогов и баз данных.
• Обеспечение физической и цифровой сохранности (консервация, оцифровка, резервное копирование).
• Подготовку документов к выдаче пользователям и их дальнейшее хранение.

Нормативно-правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие комплектование архивов в России:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.).
2. Приказ Минкультуры России от № 453 «Об утверждении Положения о порядке комплектования архивных фондов».
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиотечно‑информационная документация. Архивные документы. Требования к комплектованию».
4. Региональные нормативные акты (например, постановления областных администраций о порядке комплектования муниципальных архивов).

Этапы процесса комплектования

Процесс комплектования муниципального архива обычно включает следующие этапы:

Приём и предварительная проверка

Документы поступают в архив в виде бумажных носителей, электронных файлов или в виде микрофильмов. На этом этапе проверяется:

• Соответствие документов заявленному перечню.
• Наличие обязательных реквизитов (подписи, печати, дата).
• Отсутствие повреждений, требующих консервации.

Описание и классификация

Для каждого поступившего документа составляется описание в соответствии с ЕСАО. Описание включает:

• Наименование документа.
• Автор (орган, лицо).
• Краткое содержание.
• Код классификации.

Оцифровка и создание электронных копий

Для повышения доступности и сохранности документы сканируются в формате PDF/A или TIFF. Электронные копии помещаются в специализированную систему управления архивными фондами (СУАФ);

Консервация и хранение

Бумажные документы помещаются в архивные коробки, соответствующие ГОСТ‑у, и размещаются в климатически контролируемых помещениях. Электронные файлы хранятся на резервных серверах с регулярным бэкапом.

Регистрация в каталоге и выдача

После завершения всех процедур документ вносится в общедоступный электронный каталог. Пользователи могут запросить копию через личный кабинет или в личном приёме.

Инструменты и сервисы

Для эффективного комплектования муниципальных архивов применяются следующие решения:

• Система «Архив Онлайн» – веб‑портал для подачи заявок, отслеживания статуса комплектования и доступа к электронным копиям.
• Центр комплектования библиотек и архивов (комплектование.ru) – предоставляет услуги по закупке и поставке специализированных консервационных материалов, программного обеспечения и обучающих курсов.
• Электронный архивный справочник (ЭАС) – база данных, содержащая классификаторы, стандарты и методические рекомендации.
• Служба технической поддержки – круглосуточный хелп‑деск для решения вопросов, связанных с загрузкой файлов и работой портала.

Контакты для обращений

Ниже представлены основные контактные данные муниципального архива г. Саратов (пример). Для других регионов структура контактов аналогична.

Официальный сайт

https://archive-saratov.ru

Горячая линия

Телефон: +7 (8452) -5‑55‑55 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Приём документов – +7 (8452) -5‑55‑56 (пн‑пт, 9:00‑18:00)
• Техническая поддержка «Архив Онлайн» – +7 (8452) -5‑55‑57 (24/7)
• Отдел консервации – +7 (8452) -5‑55‑58 (пн‑пт, 10:00‑17:00)

Электронный адрес

info@archive-saratov.ru

Личный кабинет

Для подачи заявок, отслеживания статуса комплектования и получения электронных копий необходимо зарегистрироваться в системе «Архив Онлайн». Регистрация бесплатна, требуется только действующий e‑mail.

Личный приём

Приём граждан и организаций осуществляется в Главном зале архива по адресу: ул. Пушкина, д. 12, г. Саратов.

График личного приёма

Отделы архива

• Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за первичный приём и проверку поступающих материалов.
• Отдел описания и классификации – формирует карточки описания и присваивает коды классификации.
• Отдел оцифровки и электронных сервисов – осуществляет сканирование, загрузку в СУАФ и техническую поддержку пользователей.
• Отдел консервации и хранения – обеспечивает физическую сохранность бумажных носителей.
• Отдел информационно‑просветительской работы – проводит экскурсии, семинары и публикует аналитические материалы.

Руководство архива

Контактные данные руководителей (по состоянию на 2026 год):

• Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович
  Тел.: +7 (8452) -5‑55‑59
  E‑mail: ivanov@archive-saratov.ru
• Заместитель главного архивариуса по техническим вопросам – Петрова Елена Викторовна
  Тел.: +7 (8452) -5‑55‑60
  E‑mail: petrova@archive-saratov.ru

Отзывы пользователей

Ниже собраны анонимные отзывы граждан и организаций, которые пользовались услугами муниципального архива в 2025‑2026 годах.

Гражданин Петров А. С. (2025 г.) – «Благодарю сотрудников архива за оперативную оцифровку документов. Запрос через личный кабинет был выполнен в течение 3 дней, а копии пришли в удобном PDF‑формате.»

ООО «ТехноСервис» (2026 г.) – «Провели комплексное комплектование архивных фондов нашего предприятия. Профессиональная оценка состояния документов и рекомендаций по консервации помогли избежать потери ценных материалов;»

Студентка М. К. (2025 г.) – «Для написания курсовой работы мне понадобились исторические акты 1990‑х годов. Сотрудники архива помогли найти нужные материалы и предоставили их в электронном виде. Очень удобно!»

Комплектование муниципальных архивов РФ – это системный процесс, который обеспечивает сохранность исторических документов и их доступность для всех категорий пользователей. При правильном соблюдении нормативных требований, использовании современных технологий (оцифровка, электронные каталоги) и налаженной работе с гражданами и организациями, архивы становятся важным ресурсом для развития культуры, науки и управления.

Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в комплектовании архивных материалов, используйте указанные выше контакты – сотрудники архива всегда готовы помочь.