Федеральный архив – это государственное учреждение, которое занимается сбором, хранением и обеспечением доступа к документам, имеющим историческую, правовую и научную ценность. Одним из ключевых процессов в работе архива является комплектование – пополнение архивных фондов документами, поступающими из различных источников.

Что такое комплектование?

Комплектование – это систематический процесс получения, регистрации, описания и размещения в архивных фондах новых документов. Он обеспечивает:

• Сохранность исторической памяти;
• Доступность информации для исследователей и граждан;
• Соответствие требованиям законодательства о государственных архивах.

Основные источники комплектования

Документы могут поступать в Федеральный архив из самых разных организаций и учреждений. Ниже приведён подробный перечень источников.

1. Государственные органы
   • Министерства и ведомства (например, Министерство обороны, Министерство финансов);
   • Региональные и муниципальные органы власти;
   • Судебные и правоохранительные органы.
2. Организации, подведомственные государству
   • Государственные предприятия и корпорации;
   • Образовательные учреждения (университеты, академии);
   • Научно-исследовательские институты.
3. Международные организации
   • Организация Объединённых Наций (ООН) – представительства в России;
   • Европейский союз – отделения в РФ;
   • Иные международные структуры, работающие в стране.
4. Частные компании и юридические лица
   • Крупные корпорации, участвующие в государственных проектах;
   • Банки и финансовые организации;
   • Страховые компании.
5. Граждане и общественные организации
   • Личные архивы, переданные в дар;
   • Коллективные архивы общественных объединений;
   • Мемориальные фонды и музеи.
6. Электронные источники
   • Электронные документы государственных информационных систем;
   • Электронные архивы научных и образовательных учреждений;
   • Цифровые копии исторических материалов, полученные в рамках международных проектов.

Как подать документы в архив?

Для того чтобы ваш документ был принят в фонд, необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Подготовить оригиналы и, при необходимости, их копии.
2. Оформить заявление о передаче (шаблон доступен на официальном сайте архива).
3. Согласовать сроки и форму передачи (лично, курьером, почтой, электронно).
4. Пройти процедуру регистрации и описания в архивных отделах.

Контактная информация для обращений

Официальный сайт

https://www.federal-archive.ru

Горячая линия

Для срочных вопросов и уточнений работает горячая линия:

• Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
• Круглосуточно: 24/7

Номера телефонов

• Отдел комплектования: +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел электронных архивов: +7 (495) -23‑45‑69
• Служба поддержки пользователей личного кабинета: +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

Для письменных запросов используйте e‑mail:

• info@federal-archive.ru – общие вопросы;
• doc@federal-archive.ru – вопросы о передаче документов;
• support@federal-archive.ru – техническая поддержка личного кабинета.

Личный кабинет

Все заявители могут воспользоваться личным кабинетом на сайте архива:

• Регистрация – https://www.federal-archive.ru/login
• Отслеживание статуса заявки;
• Получение электронных копий документов;
• Обратная связь с архивными специалистами.

Личный приём (приёмные часы)

Для личного визита в архив предусмотрён приёмный график:

• Понедельник – Пятница: 09:00 – 17:00 (без обеда)
• Суббота: 10:00 – 14:00
• Воскресенье – выходной.

График приёма документов

Документы принимаются в те же часы, что и личный приём, однако в дни, когда проводится массовая проверка (обычно 1‑е число каждого месяца), приём может быть ограничен.

Отделы, участвующие в комплектовании

• Отдел государственных архивов – основной координатор комплектования.
• Отдел электронных документов – работа с цифровыми источниками.
• Отдел международных отношений – приём материалов от международных организаций.
• Отдел правовой поддержки – проверка соответствия передаваемых документов законодательству.

Руководство архива

Контактные данные руководства позволяют быстро решить сложные вопросы.

• Директор Федерального архива: Иванов Сергей Петрович
• Телефон: +7 (495) -23‑45‑71
• E‑mail: director@federal-archive.ru
• Заместитель директора по документам: Петрова Анна Владимировна
• Телефон: +7 (495) -23‑45‑72

Отзывы

Мы ценим мнение наших партнёров и граждан. Ниже – несколько типовых отзывов, полученных от организаций‑источников:

«Сотрудничество с Федеральным архивом прошло без задержек. Персонал профессионален, процесс регистрации документов полностью автоматизирован. Рекомендуем!» – Министерство культуры РФ.

«Электронный личный кабинет позволяет отслеживать статус наших заявок в реальном времени. Очень удобно!» – ОАО «Газпром».

«Благодарим архив за сохранение редких исторических материалов, переданных нами в дар. Оперативная работа и внимательное отношение к деталям произвели хорошее впечатление.» – Общество «Историческое наследие России».

Полезные рекомендации

• Перед передачей документов уточните, требуется ли их предварительная классификация.
• Сохраняйте копии всех отправленных материалов и подтверждающих документов.
• При работе с электронными файлами используйте форматы, рекомендованные архивом (PDF/A, TIFF).
• Следите за обновлениями на официальном сайте – там публикуются новые требования и формы заявок.

Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами любым удобным способом – по телефону, электронной почте или через личный кабинет. Мы всегда готовы помочь вам внести ваш вклад в сохранение исторической памяти России.