В условиях современного цифрового документооборота создание локального архива электронных документов (ЛАЭД) становится обязательным требованием для государственных органов, муниципальных учреждений и коммерческих организаций․ Данная статья охватывает нормативные основы, технические требования, структуру подразделений и контактную информацию для взаимодействия с архивными службами․
Описание: Что такое локальный архив электронных документов?
Локальный архив электронных документов, это программно-аппаратный комплекс (или организационно-техническая система), предназначенный для долгосрочного хранения, учета, обеспечения сохранности и предоставления электронных архивных документов (ЭАД) в пределах одной организации (юридического лица)․
Ключевые функции ЛАЭД:
- Формирование электронных дел: Объединение электронных документов и их копий в дела в соответствии с номенклатурой делами․
- Обеспечение сохранности: Защита от несанкционированного доступа, искажения, уничтожения (требования к шифрованию, электронной подписи, контроль целостности)․
- Учет и поиск: Ведение архивных описей, обеспечение быстрого поиска по атрибутам и полнотекстовому индексу․
- Управление сроками хранения: Автоматический контроль сроков хранения и формирование актов об уничтожении или передаче в госархив․
- Подготовка к передаче: Формирование пакетов передачи (SIP) в соответствии с требованиями Росархива для сдачи документов в государственные (муниципальные) архивы․
Нормативная база (актуально на 2026 год):
- ФЗ-229 «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон․
- Приказ Росархива от № 69 — «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах»․
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (утв․ Постановлением Правительства РФ), в т․ч․ п․ 132 (хранение в СХЭД или на физически обособленных носителях)․
- ГОСТ Р 7․0․100-2018 — Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивное дело․ Электронные архивные документы․ Общие требования к формированию и хранению․
- ГОСТ Р 7․0;99-2018 — Требования к системам хранения электронных архивных документов․
Важно: СЭД и СХЭД до этапа передачи на хранение в государственные архивы могут формировать электронные дела из электронных документов и электронных копий бумажных документов․ Программное обеспечение должно быть лицензированным, включенным в Реестр российского ПО (при необходимости), носители — соответствовать ГОСТам․
Контакты для обращений
Поскольку «Локальный архив электронных документов», это, как правило, внутреннее структурное подразделение конкретной организации (министерства, ведомства, корпорации), единого общего телефона или сайта не существует․ Контакты зависят от конкретного органа, создавшего архив․
Как найти контакты ВАШЕГО локального архива:
- Обратитесь к делопроизводителю или секретарю вашей организации․
- Проверьте внутренний портал (интранет) в разделе «Архив», «Делопроизводство», «СЭД/СХЭД»․
- Найдите Приказ руководителя организации «Об утверждении Положения об архиве» или «О структуре организации» — в нем указаны ФИО начальника архива и контакты;
Официальный сайт
У локального архива как внутреннего подразделения отдельного публичного сайта, как правило, нет․ Информация размещается:
- На официальном сайте организации-основателя (в разделе «Структура», «Документы», «Архив» или «Обратная связь»)․
- Во внутренней информационной системе (СЭД/СХЭД/Портал сотрудника)․
- На сайте ведомственного архива (если локальный архив ведет к нему подведомственную связь)․
Пример поиска: site:gov․ru «Архив» «Название вашего министерства/ведомства»
Горячая линия / Телефон доверия
Горячая линия по вопросам архивного дела и электронного документооборота обычно ведется на уровне Федерального архивного агентства (Росархив) или ведомственных архивов, а не локальных архивов конкретных организаций․
Федеральный уровень (Росархив):
- Телефон приемной Росархива: +7 (495) -07-90-00 (справочная)
- Электронная приемная (Госуслуги / Сайт Росархива): rosarhiv․gov․ru/feedback/
- Горячая линия по доступу к архивным документам: Информируется на сайте Росархива ежегодно (обычно в июне в День архивиста)․
Ведомственный/Региональный уровень:
Уточните контакты горячей линии у ведомственного архива или главного архива субъекта РФ, в состав которого входит ваша организация․
Номера телефонов (Справочно)
Шаблон для заполнения данными вашей организации:
| Подразделение / Должность | Внутренний тел․ | Городской / Моб․ тел․ | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Начальник архива / Ответственный за СХЭД | — | — | Руководство, стратегические вопросы |
| Архивариус / Специалист по ЭАД (СХЭД) | — | — | Техподдержка СХЭД, формирование дел, ЭЦП |
| Специалист по вводу/сканированию | — | — | Цифровирование, контроль качества сканов |
| IT-поддержка СХЭД (администратор БД/Сервера) | — | — | Сбои системы, бэкапы, права доступа |
Электронный адрес (E-mail)
Стандартные адреса для обращений в архив организации:
- archive@[domain]․ru — общий адрес архива․
- sed@[domain]․ru / shed@[domain]․ru, техническая поддержка системы электронного документооборота / хранения․
- arxiv_access@[domain]․ru — запросы на предоставление документов (доступ)․
- records_management@[domain]․ru — вопросы делопроизводства, номенклатуры, сроков хранения․
Замените [domain]․ru на домен вашей организации․
Личный кабинет (Доступ к СХЭД/СЭД)
Работа с локальным архивом электронных документов осуществляется через Личный кабинет пользователя в интерфейсе системы хранения (СХЭД) или системы электронного документооборота (СЭД)․
Основные возможности ЛК:
- Поиск и просмотр: Полнотекстовый и атрибутный поиск по делам и документам (с учетом прав доступа / грифов секретности)․
- Заказ документов: Формирование заявки на выдачу копии (электронной или бумажной) или направление в работу․
- Подача документов на хранение: Интерфейс передачи электронных дел из СЭД в СХЭД (для делопроизводителей/секретарей)․
- Контроль сроков: Мониторинг сроков хранения своих дел, уведомления об истечении сроков․
- Электронная подпись (ЭЦП): Подписание актов приема-передачи, актуов уничтожения, подтверждение ознакомления․
Вход в систему:
- Перейдите по внутренней ссылке (URL) СХЭД/СЭД (обычно
https://shed․org․localилиhttps://sed․org․local)․ - Авторизация: ЕСИА (Госуслуги), Корпоративный SSO (AD/LDAP) или ЭЦП (КЭП/Неквалифицированная) в зависимости от политики безопасности организации․
- При проблемах с доступом — обратитесь к администратору безопасности / IT-отделу․
Личный прием граждан и сотрудников
Личный прием в локальном архиве проводится по вопросам, не решаемым дистанционно (просмотр оригиналов на носителях, сложные архивные справки, передача личных дел)․
Порядок записи на прием:
- Предварительная запись по телефону или через электронную форму на интранет-портале / сайте организации․
- Наличие паспорта (для граждан) или служебного удостоверения (для сотрудников)․
- Наличие доверенности (если действует представитель)․
- Прохождение режима доступа (КПП, турникеты) — уточняйте заранее, нужен ли пропуск․
- Понедельник — Четверг: 09:00 – 13:00 и 14:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00)․
- Пятница: 09:00 – 13:00 (сокращенный день)․
- Суббота, Воскресенье: Выходной․
- Санитарный день: Последняя пятница квартала (или иной день по приказу руководителя) — прием не проводится․
- Отдел (Сектор) формирования и комплектования фондов (СЭД/СХЭД)
- Прием электронных дел из СЭД․
- Проверка соответствия требованиям (Приказ №69, ГОСТ Р 7․0․100)․
- Описание дел, формирование номенклатур․
- Отдел (Сектор) хранения и обеспечения сохранности ЭАД
- Администрирование СХЭД, управление носителями (дисковые массивы, ленточные библиотеки)․
- Контроль целостности (хеш-суммы), миграция форматов, резервное копирование․
- Информационная безопасность (разграничение доступа, защита от НСД)․
- Отдел (Сектор) учета и использования (Справочно-информационный)
- Ведение государственных/внутренних учетных документов (опси, указатели)․
- Обслуживание запросов пользователей (поиск, выдача копий, справок)․
- Работа с Личным кабинетом пользователей․
- Сектор цифровирования и подготовки ЭАД (при наличии)
- Сканирование бумажных документов, распознавание (OCR), атрибутирование․
- Контроль качества электронных копий․
- IT-подразделение (Администрирование СХЭД), часто выделено в отдельный IT-отдел организации, но курируется архивом функционально․
- Начальник архива / Руководитель архивной службы — несет персональную ответственность за состояние дел, сохранность фондов, соблюдение законодательства․ Обычно подчиняется непосредственно Руководителю организации или Заместителю руководителя по документационному обеспечению․
- Заместитель начальника архива по хранению ЭАД / Начальник СХЭД — курирует техническую часть, администрирование СХЭД, информационную безопасность электронных фондов․
- Заместитель начальника архива по учету и использованию — курирует справочно-информационную работу, выдачу документов, работу с запросами․
- Главный архивариус / Ведущий архивариус, методическое руководство, экспертиза ценности, подготовка к сдаче в госархив․
- Анкетирование потребителей (сотрудников): Ежегодные опросы удовлетворенности скоростью поиска, качеством сканов, работой Личного кабинета․
- KPI архива:
- Срок выдачи документа (цель: < 1 часа для электронного, < 1 дня для бумажного)․
- Процент документов, переведенных в электронный вид (покрытие СХЭД)․
- Отсутствие замечаний по итогам проверок Росархива / ведомственного контроля․
- Своевременность сдачи дел в госархив․
- Аудит СХЭД: Внутренний и внешний аудит соответствия Приказу №69 и ГОСТ Р 7․0․99․
- «Долго ищет / не находит»: Плохая атрибутика, отсутствие полнотекстового индекса, ошибки при вводе реквизитов․
- «Не открывается файл / ошибка формата»: Проблемы миграции форматов, отсутствие просмотрщиков старых форматов (например, старые CAD, специфические ГОСТ-форматы)․
- «Сложный интерфейс ЛК»: Неудобный поиск, отсутствие мобильной версии, сложная авторизация по ЭЦП․
- «Отказывают в доступе»: Неразрешенные конфликты прав доступа, грифы «Для служебного пользования» без процедуры снятия․
- Полный переход на электронное делопроизводство (Paperless) для текущих дел․
- Автоматическая передача дел из СЭД в СХЭД по истечении срока в деле (без участия человека)․
- Наличие верифицированной резервной копии в удаленном ЦОД (Геораспределенность)․
- Интеграция с Единой системой аутентификации (ЕСИА / Корп․ SSO)․
- Готовность к сдаче в госархив (формирование SIP-пакетов «на лету»)․
График приема
Типовой график приема посетителей в архивах организаций:
Внимание: График устанавливается локальным нормативным актом (Приказом руководителя)․ Обязательно уточняйте актуальное расписание по телефону или на портале перед визитом․
Структура отделов (Типовая структура Локального архива)
В зависимости от объема документооборота, в архиве могут выделяться следующие отделы/секторы:
Руководство (Типовые должности)
Состав руководства утверждается Приказом руководителя организации․
Отзывы и репутация (Оценка эффективности ЛАЭД)
Поскольку локальный архив — это внутренняя структура, публичные отзывы (как на Яндекс․Картах или Google Maps) обычно отсутствуют․ Оценка качества работы проводится через: