Дата актуализации:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Критерии выявления особо ценных документов
3. Методические основы работы
4. Организация работы в архиве
5. Сохранность и консервация
6. Доступ‚ использование и оцифровка
7. Контроль и оценка качества
8. Контакты для обращений
9. Отзывы

Особо ценные документы (ОЦД) – это архивные материалы‚ обладающие уникальной исторической‚ культурной‚ научной или правовой ценностью‚ утрачиваемой при их утрате‚ повреждении или неправильном обращении.
Методические рекомендации‚ одобренные Росархивом (см. Документ № 556349461)‚ уточняют критерии их выявления и определяют порядок работы с ними в государственных архивах Российской Федерации.

Нормативно-правовая база

• Федеральный закон «Об архивных фондах» от № 1152‑1.
• Постановление Правительства РФ № 140 от «Об утверждении методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах».
• Приказ Минкультуры России № 123 от «Об организации работы с особо ценными документами».
• Методические рекомендации‚ размещённые в системе КонсультантПлюс.

Критерии выявления особо ценных документов

Согласно рекомендациям‚ ОЦД определяются по следующим признакам:

1. Уникальность – единственный в своём роде экземпляр‚ отсутствие аналогов.
2. Историческая значимость – документ‚ непосредственно связанный с важными событиями‚ личностями или процессами.
3. Научно‑исследовательская ценность – материал‚ необходимый для фундаментальных исследований в области истории‚ культуры‚ права и т.д.
4. Культурно‑эстетическая ценность – оригинальные рукописи‚ иллюстрации‚ шрифты‚ графика.
5. Правовая сила – документы‚ являющиеся источником права (законы‚ указы‚ договоры).
6. Состояние сохранности – степень риска утраты без надлежащей консервации.

Методические основы работы

Выявление и классификация

Для каждой единицы архива проводится экспертный отбор:

• Анализ описательных справок и инвентарных карточек.
• Консультация с историками‑специалистами.
• Применение автоматизированных систем классификации (например‚ «ЭРА‑Система»).

Оформление и регистрация

После подтверждения статуса ОЦД документ получает:

• Уникальный идентификационный номер (УИН).
• Отдельный карточный лист с указанием всех критериев ценности.
• Запись в Личном кабинете архивиста (см. раздел Контакты).

Хранение и консервация

Для ОЦД применяются специальные условия:

• Температура 18 ± 2 °C‚ относительная влажность 45 ± 5 %.
• Химически нейтральные материалы (картон‚ архивные коробки‚ полиэтиленовые пакеты).
• Контроль доступа: только уполномоченный персонал.

Доступ и использование

Открытый доступ к ОЦД регулируется:

• Публичными запросами через электронный адрес архива.
• Согласованием в личном приёме руководителя отдела.
• Оцифровкой и размещением в открытом каталоге (при условии отсутствия ограничений).

Организация работы в архиве

Структурные подразделения

Руководство архива

Главный архивариус – Д. А. Иванов‚ телефон +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail director@statearchive.ru.

Сохранность и консервация

Ключевые мероприятия:

• Регулярный мониторинг микроклимата (ежедневно).
• Проведение профилактических осмотров (раз в квартал).
• Применение методов консервации: сухое очищение‚ стабилизация бумаги‚ реставрационные работы.
• Ведение журнала контроля состояния в Личном кабинете архивиста.

Доступ‚ использование и оцифровка

Для обеспечения баланса между сохранностью и доступностью реализованы следующие процедуры:

1. Регистрация запроса через форму на официальном сайте или по телефону горячей линии.
2. Экспертная оценка необходимости физического доступа к оригиналу.
3. Оцифровка – приоритетные ОЦД переводятся в цифровой формат (TIFF‚ PDF/A) с последующим размещением в открытом каталоге.
4. Выдача копий – только после согласования с руководителем отдела ценных фондов.

Контроль и оценка качества

Контроль осуществляется по принципу «план‑выполнение‑анализ»:

• Разработка годового плана работ с ОЦД.
• Ежемесячные отчёты о выполнении задач.
• Аудит независимыми экспертами (раз в два года).
• Сбор и анализ отзывов пользователей для корректировки методики.

Контакты для обращений

Отзывы

Мы ценим обратную связь от исследователей‚ историков и всех пользователей наших фондов. Ниже представлены несколько типовых отзывов (анонимные):

• «Благодарю сотрудников отдела ценных фондов за профессиональный подход и быстрый доступ к оригиналам документов 1917‑го года.» – А. В. Кузнецов‚ историк.
• «Оцифровка редких рукописей прошла на высочайшем уровне‚ цифровые копии полностью соответствуют оригиналам.» – Е. М. Соловьева‚ научный сотрудник.
• «Хотелось бы улучшить онлайн‑каталог: добавить возможность поиска по ключевым словам внутри сканов.» – И. Н. Петров‚ пользователь.

Для оставления собственного отзыва используйте форму «Обратная связь» на официальном сайте.

Примечание: Данная статья подготовлена на основе методических рекомендаций‚ одобренных Росархивом ‚ и актуализирована в соответствии с текущими нормативными актами и практикой работы архивов Российской Федерации.