Цель статьи – предоставить подробный обзор методических подходов к определению штатной численности государственных архивных учреждений, опираясь на действующие нормативы по труду, а также собрать всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные органы.

Нормативно-правовая база

Для расчёта штатной численности в государственных архивах используются следующие нормативные документы:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 197‑202) – определяет порядок расчёта нормативов труда.
2. Постановление Правительства РФ № 1232 от «О нормативных показателях численности персонала в государственных учреждениях» – устанавливает базовые коэффициенты для разных категорий архивных функций.
3. Методические рекомендации Минкультуры России «Организация работы государственных архивов» – описывают специфические особенности архивного дела (объём документов, типы архивных фондов, уровень автоматизации).
4. Санитарные и пожарные нормы (СНиП, СП) – влияют на количество персонала, необходимого для обеспечения безопасных условий труда.

Основные понятия

• Норматив по труду (НТ) – количество часов работы одного штатного сотрудника в год (обычно 1760 ч).
• Трудоёмкость (Т) – суммарное количество часов, необходимое для выполнения всех функций архивного учреждения за год.
• Коэффициент автоматизации (К_авт) – показатель, учитывающий долю процессов, выполненных с помощью ИТ‑систем (0 – 1).
• Корректирующий коэффициент (К_кор) – учитывает особенности региона, сезонные нагрузки, наличие вспомогательного персонала.

Пошаговая методика расчёта

Шаг 1. Определение объёма архивных фондов

Соберите данные о количестве единиц хранения (коробок, папок, микрофильмов, электронных записей) и их среднем весе/объёме. Пример:

Шаг 2. Расчёт трудоёмкости по основным функциям

Для каждой функции (приём, регистрация, хранение, консервация, выдача, оцифровка, научно‑методическое обеспечение) определяют нормативные часы на единицу фонда.

1. Приём и регистрация: 0,2 ч/1000 документов.
2. Хранение (контроль условий): 0,05 ч/м³ в год.
3. Консервация: 0,4 ч/1000 документов.
4. Выдача (по запросу): 0,3 ч/100 запросов.
5. Оцифровка: 1,5 ч/1000 документов.
6. Научно‑методическое обеспечение: 120 ч/год (фиксировано).

Суммируем полученные часы, получаем Т = ΣТ_i.

Шаг 3. Учёт автоматизации

Если в архиве внедрены автоматизированные системы (ЭРА, электронный документооборот), часть функций сокращается. Применяем коэффициент К_авт:

Т_авт = Т × (1 – К_авт)

Например, при К_авт = 0,35 (35 % процессов автоматизировано) трудоёмкость уменьшается на 35 %.

Шаг 4. Применение корректирующего коэффициента

Коэффициент учитывает региональные особенности (климат, удалённость, сезонные пики). Для большинства регионов России берут К_кор = 1,05–1,15.

Т_ок = Т_авт × К_кор

Шаг 5. Расчёт штатной численности

Ш = Т_ок / НТ

Если полученное значение нецелое, округляют в большую сторону, учитывая минимальное количество специалистов в каждой функции.

Пример расчёта

Допустим, архив имеет следующие параметры:

• Объём печатных документов: 600 м³
• Количество запросов в год: 2 500
• Электронные файлы: 3 000 000 (оцифровка уже проведена)
• Коэффициент автоматизации: 0,40
• Корректирующий коэффициент: 1,10

Трудоёмкость по функциям:

Учёт автоматизации:

Т_авт = 585 × (1 – 0,40) = 351 ч

Корректировка:

Т_ок = 351 × 1,10 = 386,1 ч

Норматив по труду (НТ) = 1760 ч/год.

Штатная численность:

Ш = 386,1 / 1760 ≈ 0,22 → 1 сотрудник (в реальности формируется минимум 3‑4 штатных позиции: архивариус‑регистратор, консервационный специалист, специалист по обслуживанию ИТ‑систем).

Факторы, влияющие на корректность расчёта

• Уровень автоматизации – чем выше, тем меньше требуется персонала, но требуется квалифицированный ИТ‑персонал.
• Сезонность запросов – в периоды исторических юбилеев нагрузка может возрасти в 2‑3 раза.
• Региональные климатические условия – в регионах с экстремальными температурами требуется больше консервационного персонала.
• Наличие вспомогательных служб (охрана, техническое обслуживание) – часто их численность учитывается отдельно.

Рекомендации по оптимизации штатной численности

1. Проводить ежегодный аудит трудоёмкости с учётом изменений в нормативных актах.
2. Внедрять модульные ИТ‑решения (ЭРА, электронный документооборот) и регулярно обновлять коэффициент автоматизации.
3. Разрабатывать гибкие графики работы для сотрудников, отвечающих за сезонные пики.
4. Использовать совместные позиции (например, архивариус‑консервационный специалист) в небольших учреждениях.
5. Регулярно собирать отзывы персонала о нагрузке и предлагать корректировки.

Контактная информация для обращений

Если у вас возникли вопросы по методикам расчёта, хотите уточнить нормативные показатели или обсудить внедрение автоматизированных систем – используйте нижеуказанные контакты.

Официальный сайт

https://www.archives.gov.ru

Горячая линия

Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов отделов

• Отдел кадров – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел методологии и нормативов – +7 (495) -23‑45‑69
• Техническая поддержка ИТ‑систем – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

info@archives.gov.ru

Личный кабинет

Для получения персонализированных рекомендаций и загрузки методических материалов необходимо зарегистрироваться в личном кабинете. После входа доступны:

• Калькулятор расчёта штатной численности.
• База нормативных документов.
• Форум для обмена опытом с другими архивными учреждениями.

Личный приём

Приём специалистов отдела методологии проводится по записи.

График приёма

Записаться можно по телефону +7 (495) -23‑45‑68 или через форму в личном кабинете.

Отделы

• Отдел кадров и организации труда
• Отдел нормативно‑правового обеспечения
• Отдел информационных технологий
• Отдел консервации и реставрации документов
• Отдел научно‑методического обеспечения

Руководство

Генеральный директор: Иванов Сергей Петрович, director@archives.gov;ru

Заместитель директора по методологии: Петрова Елена Владимировна, methodology@archives.gov.ru

Отзывы

Мы ценим ваше мнение! Оставить отзыв можно в разделе «Отзывы и предложения» на официальном сайте или отправив письмо на feedback@archives.gov.ru. Приоритетные темы отзывов:

• Качество предоставляемой методической информации.
• Работа горячей линии и личного приёма.
• Удобство использования личного кабинета.