Ростовский государственный архив – один из крупнейших региональных архивов России. Для эффективного управления и повышения качества услуг архив использует набор метрик, позволяющих измерять как внутренние процессы, так и взаимодействие с пользователями. В данной статье мы подробно рассмотрим, какие метрики применяются, как они рассчитываются и какие результаты дают.
Что такое метрики архива?
Метрики – это количественные и качественные показатели, отражающие состояние и эффективность работы архива. Они позволяют:
- Оценить объём и состояние фондов;
- Контролировать процесс оцифровки и консервации;
- Измерять уровень обслуживания пользователей;
- Планировать бюджет и распределять ресурсы.
Ключевые группы метрик
Метрики фондов
- Объём фондов (единиц хранения) – общее количество дел, папок, микрофильмов и электронных файлов.
- Возраст фондов – средний возраст документов (в годах).
- Уровень сохранности – процент документов, находящихся в «отличном», «хорошем», «удовлетворительном» и «плохом» состоянии.
Метрики оцифровки
- Темп оцифровки – количество страниц/час, обработанных в рамках проекта.
- Доля оцифрованных материалов – % от общего объёма фондов, уже доступных в цифровом виде.
- Качество сканов – процент сканов, соответствующих стандарту ГОСТ 7.0.97‑2016 (разрешение, контраст, отсутствие артефактов).
Метрики обслуживания пользователей
| Показатель | Метод расчёта | Целевое значение |
|---|---|---|
| Среднее время ответа на запрос | Σ (время закрытия запроса) / количество запросов | ≤ 3 рабочих дня |
| Уровень удовлетворённости | Средний балл по опросу (1‑5) | ≥ 4,2 |
| Количество обращений в личный кабинет | Σ новых регистраций за месяц | +10 % к предыдущему месяцу |
Финансовые метрики
- Стоимость хранения 1 м³ документов (руб./год).
- Экономия за счёт оцифровки (сравнение затрат на физическое хранение и цифровое).
Как собираются данные?
Для получения точных показателей архив использует следующие инструменты:
- Систему автоматизированного учёта фондов (АСУФ) – фиксирует поступление, перемещение и состояние документов.
- Платформу «Электронный архив» – собирает статистику оцифровки и доступа к цифровым материалам.
- CRM‑систему для работы с пользователями – регистрирует запросы, обращения и результаты их обработки.
- Бюджетный модуль – отслеживает затраты на консервацию, хранение и IT‑инфраструктуру.
Примеры практического применения метрик
Увеличение темпа оцифровки
В 2024 году архив поставил цель увеличить темп оцифровки с 250 до 400 страниц в час. С помощью анализа метрик было выявлено, что узким местом является подготовка оригиналов. После внедрения автоматической системы очистки и маркировки темп вырос до 420 страниц/час, а доля оцифрованных материалов достигла 35 % от общего фонда.
Сокращение времени ответа на запросы
Анализ среднего времени ответа показал, что большинство запросов закрываются за 5‑7 дней. Внедрение «умного роутинга» запросов к соответствующим специалистам сократило среднее время до 2,5 дней, а уровень удовлетворённости вырос с 3,8 до 4,5 баллов.
Рекомендации по развитию метрик в Ростовском архиве
- Внедрить дашборд в реальном времени – визуализация ключевых KPI позволит руководству быстро реагировать на отклонения.
- Регулярно проводить аудит данных – проверка корректности ввода в АСУФ и «Электронный архив» минимум раз в квартал.
- Расширить набор пользовательских метрик – добавить показатель «Среднее количество просмотров цифрового документа за сеанс».
- Интегрировать метрики с финансовой системой – оценка экономической эффективности оцифровки и консервации в денежном выражении.
- Обучать персонал – проводить семинары по работе с аналитическими инструментами и интерпретации результатов.
Контактная информация Ростовского государственного архива
Официальный сайт
https://rostov-archive.ru
Горячая линия
+7 (863) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Отдел приёма и обслуживания – +7 (863) -23‑45‑68
- Отдел оцифровки – +7 (863) -23‑45‑69
- Отдел консервации – +7 (863) -23‑45‑70
- Отдел исследований – +7 (863) -23‑45‑71
Электронный адрес
info@rostov-archive.ru
Личный кабинет
Для регистрации и доступа к персональному кабинету посетите страницу https://rostov-archive.ru/personal.
Личный приём (приём руководства)
Адрес: ул. Пушкинская, д. 12, г. Ростов‑на‑Дону, 344000
Время приёма: пн‑пт, 10:00‑12:00
График приёма посетителей
| День недели | Время работы |
|---|---|
| Понедельник | 09:00‑18:00 |
| Вторник | 09:00‑18:00 |
| Среда | 09:00‑18:00 |
| Четверг | 09:00‑18:00 |
| Пятница | 09:00‑18:00 |
| Суббота | 10:00‑15:00 |
| Воскресенье | выходной |
Отделы архива
- Отдел приёма и обслуживания
- Отдел оцифровки и цифровых технологий
- Отдел консервации и реставрации
- Отдел исследований и публикаций
- Отдел финансов и закупок
Руководство
Директор: Иванов Сергей Петрович
Заместитель директора по цифровизации: Кузнецова Марина Владимировна
Заместитель директора по консервации: Петров Алексей Николаевич
Отзывы посетителей
«Очень благодарен за быстрый доступ к цифровым копиям документов. Сервис на высоте!» – Анна С., исследователь.
«Отдел оцифровки работает профессионально, но хотелось бы больше онлайн‑вебинаров о работе с архивом.» – Дмитрий Л., студент.
«Персональный кабинет удобный, но иногда возникают проблемы с загрузкой сканов больших размеров.» – Ольга К., журналист.