Муниципальные архивы являются неотъемлемой частью архивного фонда Российской Федерации. Они обеспечивают сохранность и предоставление документов, составляющих историческое наследие и правовую базу местного самоуправления. Деятельность муниципальных архивов регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также региональными законами и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Ключевые направления работы
Деятельность муниципального архива структурируется вокруг нескольких базовых функций, направленных на формирование, сохранение и использование документов:
- Прием и учет документов: Прием на хранение архивных документов от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, а также от граждан и организаций, переданных по договорам или в порядке универсального правопреемства.
- Обеспечение сохранности фондов: Создание необходимых условий для хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиологическая защита), профилактическая консервация, реставрация и оцифровка документов.
- Научно-обработка фондов: Расклассификация, систематизация, описание дел, составление справочных аппаратов (путеводителей, описей, карточек учета) для обеспечения поискового доступа.
- Информационное обслуживание пользователей: Выдача архивных справок, копий документов, проведение тематических поисков по запросам граждан (подтверждение стажа, зарплаты, права на жилье, реабилитации и т.д.) и организаций.
- Государственная регистрация и экспертиза документов: Участие в экспертизе ценности документов, подлежащих уничтожению или переданным на хранение, присвоение категорий ценности и сроков хранения.
- Методологическая помощь: Консультации структурных подразделений администрации и муниципальных учреждений по вопросам делопроизводства, управления документами и подготовки их к сдаче в архив.
- Публикация и просветительская работа: Издание сборников документов, проведение выставок, экскурсий, уроков архивоведения для молодежи.
- Цифровизация и электронное документооборот: Перевод фондов в электронный вид, ведение электронных баз данных, интеграция в единые государственные информационные системы (ЕГИСА, АИС «Архив» и др.).
Контакты для обращений (Образец заполнения)
Ниже приведен шаблон контактной информации. Конкретные данные (адрес, телефоны, ФИО руководителя) необходимо уточнять на официальном сайте конкретного муниципального архива или администрации городского/сельского поселения.
Официальный сайт
Адрес сайта: www.arhiv-[gorod].ru (замените на актуальный адрес)
Портал открытых данных: Раздел «Архивные документы» на сайте администрации муниципального образования.
Горячая линия / Телефоны доверия
- Единая горячая линия архивного ведомства региона: 8-800-XXX-XX-XX (бесплатно по РФ)
- Телефон доверия муниципального архива (прием жалоб/предложений): +7 (XXX) XXX-XX-XX
Номера телефонов (Справочно-информационная служба)
| Подразделение / Услуга | Номер телефона | Режим работы |
|---|---|---|
| Справочное бюро (общие вопросы) | +7 (XXX) XXX-XX-XX | Пн-Пт: 09:00–13:00, 14:00–17:00 |
| Читальный зал / Заказ дел | +7 (XXX) XXX-XX-XX | Пн-Пт: 09:00–17:00 |
| Отдел приема и учета документов | +7 (XXX) XXX-XX-XX | Пн-Чт: 09:00–16:00, Пт: 09:00–15:00 |
| Канцелярия / Приемная руководителя | +7 (XXX) XXX-XX-XX | Пн-Пт: 09:00–18:00 |
Электронный адрес (E-mail)
- Общий адрес архива: arhiv@admin-[gorod].ru
- Для направления запросов на выдачу справок: zapros@arhiv-[gorod].ru
- Для взаимодействия с органами власти (ЭДО): edo@arhiv-[gorod].ru
Личный кабинет пользователя
Для удаленного заказа справок, отслеживания статуса запроса и получения электронных копий документов функционирует Личный кабинет гражданина на портале государственных услуг или на сайте архива.
- Портал Госуслуг (ЕПГУ): Раздел «Культура и спорт» → «Архивные услуги» → «Получение архивной справки/копии документа».
- Региональный портал ГУС (Пример): gosuslugi.[region].ru
- Личный кабинет на сайте архива: Требует регистрации/авторизации через ЕСИА.
Личный прием граждан
Руководитель архива (Директор)
ФИО: [Фамилия И.О.], Директор МУ «Архив администрации [Наименование МО]»
День приема: Среда (или иной установленный день)
Запись на прием: Телефон приемной: +7 (XXX) XXX-XX-XX; через Личный кабинет на сайте администрации.
Заместитель директора / Начальники отделов
Прием граждан по вопросам, входящим в их компетенцию (выдача справок, прием документов, реставрация), осуществляется в рабочие дни в часы работы читального зала и приемо-сдаточной комиссии.
График приема посетителей (Читальный зал)
| День недели | Часы работы читального зала | Прием письменных запросов / Выдача готовых справок |
|---|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 17:00 | 09:00 – 16:30 |
| Вторник | 09:00 – 17:00 | 09:00 – 16:30 |
| Среда | 09:00 – 17:00 | 09:00 – 16:30 |
| Четверг | 09:00 – 17:00 | 09:00 – 16:30 |
| Пятница | 09:00 – 16:00 | 09:00 – 15:30 |
| Суббота, Воскресенье | Выходной | — |
Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (читальный зал не работает, прием запросов может осуществляться в сокращенном режиме или через электронные сервисы).
Структура архива: Основные отделы
- Отдел приема, учета и хранения фондов (ОПУХФ): Прием дел от ведомств-образователей, экспертиза ценности, формирование фондов, обеспечение условий хранения, выдача дел в читальный зал.
- Отдел научной обработки и информационного обслуживания (ОНОИО): Опись дел, составление справочников, работа в читальном зале, выполнение письменных и устных запросов, оцифровка документов.
- Отдел методологической работы и делопроизводства: Методическое руководство делопроизводством в администрации и муниципальных учреждениях, проверка состояния делопроизводства, обучение кадров.
- Сектор (отдел) реставрации и консервации: Профилактическая и лечебная реставрация, перешивка дел, обеззараживание, изготовление защитных обложек.
- Сектор информационных технологий и цифровизации: Поддержка АИС «Архив», электронных баз данных, сайта, сканирование документов, информационная безопасность.
- Административно-хозяйственный сектор / Канцелярия: Документооборот архива, кадры, бухгалтерия, охрана, хозяйственное обеспечение.
Руководство муниципального архива
| Должность | ФИО | Контактный телефон / Email | Область ответственности |
|---|---|---|---|
| Директор | [Фамилия Имя Отчество] | +7 (XXX) XXX-XX-XX director@arhiv-[gorod].ru | Общее руководство, стратегическое развитие, взаимодействие с органами власти |
| Зам. директора по фондам | [Фамилия Имя Отчество] | +7 (XXX) XXX-XX-XX zamfond@arhiv-[gorod].ru | Прием, учет, хранение, экспертиза, реставрация |
| Зам. директора по информационному обслуживанию | [Фамилия Имя Отчество] | +7 (XXX) XXX-XX-XX zaminfo@arhiv-[gorod].ru | Читальный зал, справки, оцифровка, сайт, ЛК |
| Главный архивист / Начальник ОНОИО | [Фамилия Имя Отчество] | +7 (XXX) XXX-XX-XX | Научно-обработка, составление описей, сложные запросы |
| Начальник ОПУХФ | [Фамилия Имя Отчество] | +7 (XXX) XXX-XX-XX | Прием дел от организаций, контроль хранения |
Отзывы о работе архива
Муниципальные архивы регулярно проводят мониторинг удовлетворенности граждан качеством предоставляемых услуг. Отзывы можно оставить несколькими способами:
- Книга отзывов и предложений: Находится в вестибюле архива (у входа в читальный зал).
- Электронная форма на сайте: Раздел «Обращения граждан» / «Задать вопрос» / «Оценка качества услуг».
- Портал «Госуслуги»: Раздел «Оценка качества предоставления государственной/муниципальной услуги» после получения результата по запросу.
- Почта: Адрес архива с пометкой «В книгу отзывов».
- Электронная почта: На адрес feedback@arhiv-[gorod].ru.
Частые темы отзывов:
- Позитивные: Компетентность архивистов, скорость выдачи справок через Госуслуги, вежливость сотрудников читального зала, помощь в поиске сложных документов (реабилитация, стаж до 1990-х).
- Предложения/Замечания: Очереди в часы пик (решается записью на визит через ЛК), необходимость расширения базы оцифрованных документов, неудобное парковка у здания, режим работы (желание работы в субботу).
Администрация архива рассматривает все обращения в установленные законом сроки (30 дней) и принимает меры по устранению выявленных недостатков.
Данная статья носит справочный характер. Для получения актуальной информации о конкретном муниципальном архиве (адрес, телефоны, график, состав руководства) обратитесь к официальному сайту администрации вашего муниципального образования или напрямую в архив.