Общие сведения
Муниципальный архив, это учреждение, осуществляющее приём, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории соответствующего муниципального образования. Одной из ключевых функций муниципального архива является комплектование — целенаправленный отбор и приобретение документов, обладающих научно-исторической, практической, социально-правовой или иной ценностью.
Согласно Приказу Росархива от № 24 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах», архив составляет списки источников комплектования на основании законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации и нормативных правовых актов органа местного самоуправления.
Кто является источником комплектования
Источники комплектования — это организации и отдельные граждане, документы которых подлежат передаче на государственное (муниципальное) хранение.
Основные категории источников комплектования: - Государственные и муниципальные учреждения — включаются в списки источников комплектования в обязательном порядке
- Прочие организации — включаются на основании договора
- Граждане — в определённых случаях могут являться источниками комплектования
Определение архивного статуса организации
Архивный статус организации определяет дальнейшую судьбу её документов и влияет на срок их хранения. Организации, которые не выступают источником комплектования государственного (муниципального) архива, утверждают номенлатуру дел самостоятельно.
Для определения статуса организации муниципальный архив использует методические рекомендации, в частности документ «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (ВНИИДАД, 2012 г., согласовано ЦЭПК при Росархиве 30 октября 2012 г.).
Программное обеспечение для работы с источниками комплектования
Современные муниципальные архивы используют специализированные программные комплексы, которые позволяют:
- Получать стандартные отчёты о состоянии комплектования
- Осуществлять контроль за своевременной подготовкой документов к передаче в архив
- Организовывать координирующую работу с источниками комплектования на региональном уровне
- Вносить информацию об организации-источнике и о документах, подлежащих передаче на государственное хранение
Документы, регулирующие комплектование
| Документ | Суть положений |
|---|---|
| Приказ Росархива от № 24 (ред. от ) | Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ |
| Методические рекомендации ВНИИДАД (2012 г.) | Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов |
| Нормативные правовые акты органа местного самоуправления | Региональные особенности формирования списков источников комплектования |
Номенклатура дел источника комплектования
Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Для организаций-источников комплектования номенклатура дел имеет особое значение, поскольку определяет, какие документы будут переданы на государственное (муниципальное) хранение, а какие — уничтожены по истечении установленных сроков.
Порядок взаимодействия с муниципальным архивом - Организация получает уведомление о включении в список источников комплектования
- Формирует номенклатуру дел согласно требованиям архива
- Подготавливает документы к передаче (экспертиза ценности, научно-техническая обработка)
- Сдаёт документы в муниципальный архив в установленные сроки
- Получает подтверждение о приёме документов на хранение
Ответственность и контроль
Муниципальный архив осуществляет контроль за своевременной подготовкой документов к передаче на архивное хранение. Несвоевременная передача документов, утрата или порча архивных док