Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации‑источника, с указанием сроков их хранения, архивного шифра и особенностей режима хранения. Для муниципальных архивов номенклатура является основным документом, позволяющим обеспечить качественное комплектование, учёт и последующее использование архивных фондов.
Правовая основа
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (2002 г.).
- Приказ Минкультуры России от № 193 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел».
- Региональные нормативные акты (например, постановления администрации муниципального образования).
- Требования ЭПК (Экспертно‑правовая комиссия) архивных учреждений – представление номенклатуры раз в 5 лет.
Цели и задачи номенклатуры дел
- Обеспечение единой классификации документов в пределах муниципального образования.
- Определение сроков хранения (постоянного, длительного, временного).
- Упрощение процесса передачи дел в государственный или муниципальный архив.
- Контроль за выполнением нормативных требований по архивированию.
- Создание базы для автоматизированных систем документооборота и архивного учета.
Структура номенклатуры дел
Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, где каждая строка – отдельное дело. Основные реквизиты:
| № п/п | Код (шифр) дела | Наименование дела | Срок хранения | Тип хранения | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.01.01 | Документы по организации муниципального совета | Постоянный | Постоянное | ЭКП – историческое значение |
| 2 | 01.02.03 | Бюджетные планы и отчёты | 10 лет | Длительное | |
| 3 | 02.01.05 | Корреспонденция с органами государственной власти | 5 лет | Временное |
Ключевые поля
- Код (шифр) дела – уникальная комбинация цифр, отражающая уровень классификации (раздел‑подраздел‑дело).
- Наименование дела – полное официальное название, соответствующее документу‑источнику.
- Срок хранения – нормативный период (5, 10, 15 лет, постоянный).
- Тип хранения – постоянное, длительное, временное, особый (историческое, научное).
- Примечание – отметки ЭКП/ЭК, указание на необходимость отдельного архива, переход в следующую номенклатуру и т.п.
Примерные номенклатуры дел для типовых муниципальных структур
Администрация муниципального образования
| Код | Наименование | Срок хранения | Тип |
|---|---|---|---|
| 01.01.01 | Протоколы заседаний муниципального совета | Постоянный | Постоянное |
| 01.01.02 | Решения о градостроительном планировании | 10 лет | Длительное |
| 01.02.01 | Бюджетные документы (проект, исполнение) | 5 лет | Временное |
| 01.03.01 | Корреспонденция с региональными органами | 5 лет | Временное |
Отдел финансов
| Код | Наименование | Срок хранения | Тип |
|---|---|---|---|
| 02.01.01 | Бухгалтерские регистры | 10 лет | Длительное |
| 02.01.02 | Отчёты о финансовой дисциплине | 5 лет | Временное |
| 02.02.01 | Контракты и договоры о закупках | 5 лет | Временное |
Сельскохозяйственное предприятие муниципального округа
| Код | Наименование | Срок хранения | Тип |
|---|---|---|---|
| 03.01.01 | Документы по земельным участкам | Постоянный | Постоянное |
| 03.01.02 | Отчёты о урожайности | 10 лет | Длительное |
| 03.02.01 | Контракты с поставщиками семян и удобрений | 5 лет | Временное |
Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел
- Сбор исходных данных – анализ текущих дел, интервью с руководителями подразделений, изучение нормативных актов.
- Классификация дел – распределение по разделам и подразделам согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система архивных дел».
- Определение сроков хранения – привязка к нормативным срокам (постановления, указы, отраслевые стандарты).
- Формирование шифров – построение иерархической схемы (раздел‑подраздел‑дело).
- Подготовка проекта номенклатуры – заполнение таблицы, добавление примечаний, отметок ЭКП.
- Экспертиза ЭПК архивного учреждения – представление проекта в архив (ГА РФ, региональный архив) раз в 5 лет.
- Утверждение руководством муниципального образования – подпись приказа о введении номенклатуры в действие.
- Внедрение – обучение сотрудников, настройка автоматизированных систем, печать и распространение копий.
Обновление и контроль
Номенклатура дел подлежит ежегодному пересмотру. При изменении организационной структуры, появлении новых видов деятельности или изменении сроков хранения в законодательстве необходимо вносить корректировки и повторно представлять проект в ЭПК.
Практические рекомендации
- Используйте единую форму (таблица Excel/Google Sheets) и сохраняйте её в формате PDF для архивного хранения.
- Все шифры должны быть напечатаны на обложке дела штампом, а также указаны в электронных метаданных.
- Отмечайте дела, имеющие историческое или научное значение, специальными пометками «ЭКП/ЭК» – такие документы передаются в государственный архив на постоянное хранение.
- Регулярно проводите инвентаризацию дел, сверяя их с номенклатурой.
- Внедряйте автоматизированные подсистемы (например, «Облачный архив») для контроля сроков хранения и автоматических напоминаний о предстоящей передаче дел в архив.
Контактная информация для обращения
Официальный сайт: www.municipal-archive.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Номера телефонов:
- Отдел документационного обеспечения – 8 (495) -23‑45‑67
- Отдел исторических фондов – 8 (495) -23‑45‑68
- Служба поддержки пользователей личного кабинета – 8 (800) -55‑33‑23
Электронный адрес: info@municipal-archive.ru
Личный кабинет: cabinet.municipal-archive.ru (регистрация доступна только для сотрудников муниципальных органов и их партнёров).
Личный приём (приёмные часы):
- Понедельник‑пятница: 09:00–12:00, 14:00–17:00
- Среда – консультации по номенклатуре дел (по предварительной записи).
График приёма: см. расписание приёма.
Отделы архива:
- Отдел документального обеспечения
- Отдел исторических фондов
- Отдел электронного архива
- Отдел правового обеспечения
- Отдел обслуживания пользователей
Руководство архива:
- Главный архивариус – Иванов Пётр Сергеевич
- Заместитель главного архивариуса – Смирнова Елена Викторовна
- Контактный телефон руководства – 8 (495) -23‑45‑70
Отзывы граждан и организаций:
- Электронный журнал отзывов – www.municipal-archive.ru/feedback
- Телефон для приёма отзывов – 8 (800) -55‑33‑24
- Электронная почта для отзывов – feedback@municipal-archive.ru
Примерная номенклатура дел муниципального архива – это фундаментальный документ, который обеспечивает системность, законность и эффективность архивного дела. Правильно составленная номенклатура упрощает передачу документов в архив, гарантирует их сохранность в течение установленного срока и облегчает поиск информации для будущих поколений.
Помните: своевременное обновление номенклатуры и её согласование с ЭПК – обязательные условия для поддержания высокого уровня архивного обслуживания в муниципальном образовании.