Муниципальный архив – это государственное учреждение, которое осуществляет хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также иных архивных документов, относящихся к территории муниципального образования; Деятельность архива регулируется совокупностью федеральных, региональных и муниципальных нормативных правовых актов.

Правовая основа муниципального архивного дела

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, определяющий принципы формирования, хранения и использования архивных фондов.
• Приказ Росархива от 31 июля 2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства по определению организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
• Нормативные правовые акты субъектов РФ (законы, постановления) и муниципальные правовые акты, принятые в пределах полномочий органов местного самоуправления.

Ключевые нормативные документы

Федеральные нормативные акты

1. ФЗ 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Минкультуры России от 02 марта 2020 № 2020‑03 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда РФ в государственных и муниципальных архивах».
3. Приказ Росархива от 31 июля 2023 № 77 (см. выше).
4. Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах.

Нормативные акты субъектов РФ

Каждый субъект РФ имеет собственный набор законов и постановлений, регулирующих:

• Состав и структуру муниципального архивного фонда;
• Сроки хранения различных категорий документов;
• Порядок доступа к архивным документам (открытый, ограниченный, закрытый доступ);
• Ответственность за нарушение архивных требований.

Муниципальные правовые акты

В пределах своих полномочий органы местного самоуправления принимают:

• Постановления о создании и реорганизации муниципального архива;
• Регламенты работы архива (график приёма, порядок подачи заявлений, порядок выдачи копий документов);
• Локальные нормативные акты, определяющие порядок взаимодействия с организациями‑источниками и с гражданами.

Основные положения нормативных актов

Формирование архивного фонда

Согласно ФЗ 125‑ФЗ и Приказу № 77, в архивный фонд муниципального архива включаются:

• Документы органов местного самоуправления, их подразделений и муниципальных организаций;
• Документы, переданные в порядке постоянного хранения от физических и юридических лиц, имеющих отношение к территории муниципального образования;
• Документы личного происхождения, если они имеют историческую, культурную или научную ценность.

Сроки хранения

Сроки хранения определяются в Положении о муниципальном архиве и могут варьировать от 5 до 100 лет в зависимости от категории документа (дело, акт, личный документ, научный материал и т.д.).

Комплектование и учёт

Документы комплектуются в архивные дела согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования. Важные этапы:

1. Регистрация поступившего документа в реестре;
2. Назначение архивного номера и формирование описательной карточки;
3. Размещение в соответствующем архивном фонде (государственная, муниципальная, частная часть);
4. Ведение учётных журналов и электронных баз данных.

Доступ к архивным документам

Доступ регулируется принципами открытости и защиты персональных данных. В соответствии с нормативными актами:

• Открытый доступ предоставляется к документам, срок их хранения истёк, либо они находятся в публичном интересе;
• Ограниченный доступ – к документам, содержащим сведения, подпадающие под тайну (госсекрет, коммерческая тайна, персональные данные);
• Запретный доступ – к документам, срок хранения которых ещё не истёк и которые находятся под охраной закона.

Организационная структура муниципального архива

Подразделение	Функции	Ответственное лицо
Руководитель архива	Общее руководство, взаимодействие с органами власти, контроль за соблюдением нормативов	Главный архивариус Иванов И.И.
Отдел комплектования и описания	Приём, регистрация, описание и формирование архивных дел	Старший архивариус Петров П.П.
Отдел учёта и доступа	Ведение реестров, предоставление доступа, выдача копий	Старший специалист Сидорова С.С.
Отдел цифровизации	Оцифровка документов, поддержка электронного архива	Тех. специалист Кузнецов К.К.
Отдел правового обеспечения	Контроль за соблюдением законодательства, подготовка нормативных актов	Юрист Михайлова М.М.

Контакты для обращений

Официальный сайт

https://www.municipal-archive.ru

Горячая линия

+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Приёмная: +7 (495) -23‑45‑68 (пн‑пт, 09:00‑18:00)
• Отдел комплектования: +7 (495) -23‑45‑69
• Отдел доступа: +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

info@municipal-archive.ru

Личный кабинет

Для подачи заявок и отслеживания статуса обращения используйте личный кабинет (регистрация обязательна).

Личный приём (приёмные часы)

Пн‑Пт: 10:00‑12:00 и 14:00‑16:00 (по предварительной записи).

График приёма

• Понедельник — пятница: 09:00‑18:00 (выходные: суббота, воскресенье, праздничные дни)
• В праздничные дни приёмная закрыта, но горячая линия работает.

Отделы

• Отдел комплектования и описания
• Отдел учёта и доступа
• Отдел цифровизации
• Отдел правового обеспечения

Руководство

Главный архивариус — Иванов Иван Иванович, телефон: +7 (495) -23‑45‑68, e‑mail: ivanov@municipal-archive.ru

Отзывы

А. Петрова, : Быстро получили копию исторического акта. Профессиональный подход, благодарю сотрудников.

М. Сидоров, : Онлайн‑заявка в личном кабинете прошла без проблем, но хотелось бы более подробных инструкций по цифровому доступу.

Практические рекомендации пользователям

1. Перед посещением архива уточните наличие интересующего документа в каталоге онлайн.
2. Для получения копий оформляйте заявку через личный кабинет – это ускорит процесс и позволит отследить статус.
3. Если документ относится к категории с ограниченным доступом, подготовьте необходимые документы (паспорт, доверенность).
4. При необходимости оцифровки уточните стоимость услуг в отделе цифровизации.
5. Обращайтесь в горячую линию для уточнения вопросов о сроках хранения и порядке передачи документов в архив.

Нормативная база муниципального архива представляет собой сложную систему федеральных, региональных и местных правовых актов, которые совместно обеспечивают надёжное хранение, систематизацию и доступ к документам, важным для исторической памяти, науки и гражданского общества. Соблюдение этих нормативов гарантирует законность действий архива, защиту прав владельцев документов и возможность их использования в интересах общества.

Для получения более детальной информации о конкретных нормативных актах, действующих в вашем регионе, рекомендуется обратиться к официальному сайту архива или к разделу «Нормативные документы» на портале Госархива России.