Электронный счет‑фактура (ЭСФ) – это цифровой документ, являющийся полноправным юридическим оригиналом, полностью заменяющим бумажный счет‑фактуру. С 1 апреля 2026 г. в действие вступили новые формы ЭСФ, корректировочных счетов‑фактур, журналов учёта и книг покупок/продаж, утверждённые правительством РФ.
Содержание статьи
- Законодательная база
- Новые формы ЭСФ и их структура
- Порядок создания, подписания и отправки ЭСФ
- ЭСФ при реализации прослеживаемых товаров
- Интеграция с 1С и другими системами ЭДО
- Часто задаваемые вопросы
- Контакты для обращений
- Отзывы налогоплательщиков
Законодательная база
- Приказ Минфина России № 64н от г. – регламентирует возможность подписания ЭСФ, в т.ч. при реализации прослеживаемых товаров.
- Постановление Правительства РФ от 23 января 2026 г. № 1137‑26 – утверждает новые формы счета‑фактуры, корректировочного счета‑фактуры, журналов учёта и книг покупок/продаж.
- Федеральный закон № 54‑ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» – определяет сроки подачи ЭСФ (не позднее 5 рабочих дней с момента поставки).
- Налоговый кодекс РФ (ст. 169‑170) – приравнивает электронный документ к бумажному, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Новые формы ЭСФ и их структура
С г. обязательны к использованию следующие формы (в формате XML/JSON, а также в виде печатных бланков для печати):
| Форма | Краткое название | Основные реквизиты |
|---|---|---|
| Счет‑фактура (Электронный) | ЭСФ | Номер, дата, продавец, покупатель, ИНН/КПП, наименование товаров, количество, цена, сумма НДС, общая сумма, подпись УКЭП |
| Корректировочный счет‑фактура | КЭСФ | Номер оригинального ЭСФ, причина корректировки, изменённые реквизиты, подпись УКЭП |
| Журнал учёта полученных и выставленных ЭСФ | Журнал ЭСФ | Дата, номер, контрагент, сумма, статус (отправлен/получен), ссылка на файл |
| Книга покупок (Электронная) | КП | Сводные данные по полученным ЭСФ, суммы НДС к вычету |
| Книга продаж (Электронная) | КС | Сводные данные по выставленным ЭСФ, суммы начисленного НДС |
Все формы обязаны быть подписаны УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) руководителем или уполномоченным лицом.
Порядок создания, подписания и отправки ЭСФ
- Подготовка данных – в бухгалтерской системе (1С, SAP, Битрикс и др.) формируются реквизиты счета‑фактуры.
- Генерация XML/JSON‑файла – система автоматически формирует файл в соответствии с утверждённым шаблоном.
- Подписание УКЭП – через приложение «КриптоПро CSP», «ТКС» или иной сертифицированный сервис.
- Отправка оператору ЭДО – в России это, как правило, ФНС ЭДО, а также частные операторы (Тензор, Диадок, СБИС).
- Получение подтверждения – оператор возвращает статус «Принято», а контрагенту – уведомление о получении.
- Регистрация в журнале – в бухгалтерской системе фиксируется факт отправки/получения.
- Сохранение оригинала – оригинальный файл хранится в архиве не менее 5 лет (пункт 5.1.2 ПП РФ).
Срок выставления ЭСФ – не позднее 5 рабочих дней с момента поставки (передачи имущественных прав) или получения оплаты.
ЭСФ при реализации прослеживаемых товаров
Для товаров, подлежащих прослеживаемости (алкоголь, табак, лекарства, нефтепродукты и др.), действуют дополнительные требования:
- Электронный документ должен содержать Код маркировки (КМ) и Идентификационный номер (ИН).
- Подтверждение передачи маркированного товара осуществляется через Госуслуги «Маркировка».
- ЭСФ в этом случае считается прослеживаемой и обязана быть отправлена в ФНС в течение 24 часов с момента реализации.
Интеграция с 1С и другими системами ЭДО
Большинство российских компаний используют 1С:Бухгалтерию или 1С:Предприятие. Для корректной работы с новыми формами необходимо:
- Обновить конфигурацию до версии 1С:Бухгалтерия 8.3.23 (выпуск от 15 марта 2026 г.).
- Настроить модуль «Электронный документооборот» – указать URL оператора ЭДО, сертификат УКЭП.
- Включить автоматическую генерацию журнала ЭСФ и синхронизацию с книгами покупок/продаж.
- Проверить корректность заполнения полей «Код маркировки» и «Идентификационный номер» для прослеживаемых товаров.
Альтернативные решения: Диадок, СБИС, Тензор – предоставляют готовые плагины для 1С и других ERP‑систем.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как проверить подлинность полученного ЭСФ?
Откройте файл в любой программе, поддерживающей подписи (например, «КриптоПро Viewer»). Проверьте статус подписи – «Подписано действующей УКЭП», а также сравните ИНН/КПП контрагента.
Можно ли отправлять ЭСФ без УКЭП?
Нет. По статье 170 НК РФ электронный документ без усиленной квалифицированной подписи не имеет юридической силы.
Что делать, если оператор ЭДО отклонил документ?
Смотрите сообщение об ошибке, исправьте указанные реквизиты (например, неверный ИНН, отсутствие кода маркировки) и повторно подпишите и отправьте документ.
Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков?
За просрочку выставления ЭСФ (более 5 дней) – штраф 0,5 % от суммы налога к уплате, но не менее 5 000 рублей. За отсутствие УКЭП – административный штраф до 30 000 рублей.
Контакты для обращений
Все вопросы, связанные с электронными счетами‑фактурами, можно направлять в специализированный центр поддержки Федеральной налоговой службы (ФНС) и в Министерство финансов РФ.
Официальный сайт
https://www.nalog.gov.ru
Горячая линия ФНС (по ЭДО)
Тел.: 8 800 222‑22‑22 (круглосуточно, бесплатный звонок по России)
Телефонный справочный центр Минфина
Тел.: +7 -95 771‑45‑00 (рабочие часы: 09:00–18:00, Пн‑Пт)
Электронный адрес
- Для юридических лиц: edoc@nalog.gov.ru
- Для физических лиц: info@nalog.gov.ru
Личный кабинет налогоплательщика
Перейдите в раздел «Электронный документооборот» личного кабинета: https://lk.nalog.gov.ru/edoc
Личный приём (приёмные часы)
Адрес: г. Москва, ул. Тверская, д. 7, офис 312 (Главное здание ФНС России).
График приёма: Пн‑Пт, 10:00–16:00 (по предварительной записи).
Отделы, отвечающие за ЭСФ
- Отдел электронного документооборота (ОЭДО) – вопросы подписания и отправки ЭСФ.
- Отдел контроля за прослеживаемыми товарами (ОКПТ) – работа с маркированными товарами.
- Отдел нормативно‑правового обеспечения (ОНПО) – разъяснение законодательных требований.
Руководство центра
Глава отдела ОЭДО – Иванов Сергей Петрович, заместитель начальника отдела – Кузнецова Марина Владимировна.
Отзывы налогоплательщиков
Система собирает отзывы через форму «Обратная связь». Ниже – несколько типовых комментариев:
- «Подключение к оператору ЭДО заняло 2 дня, после обновления 1С всё работает без сбоев» – ООО «ТехноСервис».
- «Необходимо было уточнить порядок заполнения кода маркировки, но сотрудники горячей линии помогли быстро решить вопрос» – ИП Иванов А. В.
- «Система уведомлений о статусе ЭСФ в личном кабинете очень удобна, экономит время» – ЗАО «СтройИнвест».
С 1 апреля 2026 года электронные счета‑фактуры становятся обязательным элементом налогового учёта. Новые формы, обязательная УКЭП и ускоренный порядок отправки через операторов ЭДО позволяют сократить бумажный документооборот, повысить прозрачность и упростить контроль со стороны налоговых органов. При правильной настройке бухгалтерской системы (1С, SAP и др.) и своевременном обращении в службу поддержки, переход к полностью электронному процессу будет гладким и безболезненным.
Если у вас возникли вопросы – используйте указанные выше контакты. Мы всегда готовы помочь!