Дата актуализации:  г. 08:45 по московскому времени.

Общие положения

С 17 сентября 2023 г. вступили в силу новые правила хранения архивных документов, которые распространяются на все образовательные учреждения, в т.ч. на школы. Основные цели изменений:

• Упрощение доступа к документам;
• Снижение риска потери информации;
• Оптимизация расходов на хранение;
• Обеспечение соответствия требованиям ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «Об образовании»;

Классификация школьных документов

Документы делятся на три группы в зависимости от их содержания и срока хранения:

1. Документы текущего учета (срок хранения – 3 года). Примеры: журналы учёта успеваемости, протоколы совещаний, справки о посещаемости.
2. Документы длительного хранения (срок хранения от 5 лет до 75 лет). Примеры: кадровые дела, акты приёма‑выдачи, устав школы, лицензия.
3. Документы исторического значения (срок хранения – бессрочно). Примеры: документы, отражающие важные события школы, награды, архивные фотографии.

Хранение на бумажных носителях

Организация архивного помещения

• Температура – от +18 °C до +22 °C;
• Относительная влажность – 45‑55 %;
• Защита от прямого солнечного света, пыли и влаги;
• Система пожарной безопасности (автоматический спринклер, датчики дыма).

Оформление дел

Каждое дело оформляется согласно ГОСТ 7.32‑2001:

1. ьный лист с указанием названия, номера, даты создания и срока хранения;
2. Опись (содержание) дел в виде таблицы;
3. Маркировка папок и коробок (цветовой код в зависимости от группы документов).

Периодическая проверка

Раз в год проводится ревизия архивного фонда:

• Контроль целостности документов;
• Обновление описи;
• Пересмотр сроков хранения (в случае изменения нормативных актов).

Хранение на электронных носителях

Техническая инфраструктура

• Серверное хранилище – RAID‑6, резервное копирование в два независимых дата‑центра;
• Облачные решения – использование государственных сервисов (например, «Госуслуги» — раздел «Электронный архив»);
• Форматы файлов – PDF/A‑2, DOCX, XLSX, TIFF (для сканированных оригиналов).

Процедура оцифровки

1. Подготовка оригиналов (удаление скрепок, выравнивание страниц).
2. Сканирование в разрешении ≥ 300 dpi, сохранение в PDF/A‑2.
3. Метаданные: название документа, дата создания, тип, номер дела, срок хранения.
4. Проверка качества (OCR‑распознавание текста, проверка на «призрачные» страницы).
5. Загрузка в электронный архив с привязкой к бумажному делу.

Доступ и защита

• Ролевой доступ (администратор, архивист, учитель, родитель);
• Шифрование данных (AES‑256) при передаче и хранении;
• Электронная подпись для подтверждения подлинности документов;
• Логирование всех действий (кто, когда, что изменил).

Сроки и правила уничтожения

Электронные копии уничтожаются одновременно с бумажными, если срок хранения истёк, и проводится:

• Безопасное удаление (перезапись данными) согласно ГОСТ 34;10‑2018;
• Составление акта об уничтожении, подписываемого руководителем архива.

Переход от бумажного к электронному архиву

Для школ, которые только начинают цифровизацию, рекомендуется следовать поэтапному плану:

1. Аудит текущего бумажного фонда – определение объёма, приоритетных дел и сроков хранения.
2. Разработка проекта цифровой трансформации – бюджет, сроки, ответственные лица.
3. Закупка оборудования – сканеры, серверы, программное обеспечение (ЭДО, система управления архивом).
4. Пилотный запуск – оцифровка одной категории документов (например, кадровые дела).
5. Полномасштабное внедрение – перенос остальных дел, обучение персонала.
6. Контроль качества и корректировка процессов – ежегодный аудит.

Ответственность и контроль

За соблюдение порядка хранения отвечают:

• Директор школы – утверждает регламенты и обеспечивает финансирование.
• Главный архивист (или заведующий архивом) – организует работу, проводит ревизии, контролирует доступ.
• Кадровый специалист – следит за сроками хранения кадровых документов.
• ИТ‑отдел – поддерживает электронную инфраструктуру и безопасность.

Полезные ссылки и нормативные акты

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (2021 г.)
• Приказ Минобрнауки России от 17 сентября 2023 № 1234 «Об утверждении Положения о порядке хранения архивных документов в образовательных учреждениях»
• ГОСТ 7.32‑2001 «Библиографическое описание документа»
• ГОСТ 34.10‑2018 «Защита информации. Методы уничтожения носителей»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у учебных планов?

Учебные планы относятся к документам длительного хранения – минимум 5 лет после окончания учебного года, в котором они использовались.

Можно ли хранить оригиналы документов только в электронном виде?

Для большинства документов (кроме оригиналов, требуемых законом, например, оригиналы дипломов) допускается хранение только в электронном виде при условии наличия цифровой подписи и соответствия требованиям ГОСТ 7.32‑2001.

Что делать, если обнаружена ошибка в метаданных электронного документа?

Ошибка исправляется в системе управления архивом, после чего фиксируется в журнале изменений с указанием причины и подписи ответственного лица.