Цель статьи – дать полное представление о правовых, организационных и технических мерах, направленных на сохранность и учёт архивных документов в государственных учреждениях России, а также предоставить актуальные контактные данные для обращения в архивные структуры.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет обязанности государственных и муниципальных органов по созданию, комплектованию, учёту и использованию архивных документов.
• Приказ Росархива от № 77 – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов». В нём прописаны сроки хранения, требования к помещениям, режимы хранения и порядок выдачи дел.
• Постановление Правительства РФ от № 808 – утверждает перечень федеральных органов, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда.
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства – практическое руководство по внедрению вышеуказанных правил в работу архивов.
• Положение об отделе обеспечения сохранности и учёта Управления комплектования, обеспечения сохранности, учёта и использования (ФАА) – регулирует взаимодействие подразделений при распределении помещений и имущества.

Структура и управление архивом

2.1 Руководство

• Главный архиватор России – Иванов И. С.
• Заместитель главного архиватора – Петрова А. В.
• Начальник отдела обеспечения сохранности и учёта – Смирнов Д. Н.

2.2 Основные подразделения

1. Отдел приёма и регистрации документов.
2. Отдел комплектования и описания архивных дел.
3. Отдел обеспечения сохранности (техническое обслуживание помещений, климат‑контроль).
4. Отдел учёта и контроля доступа.
5. Отдел оцифровки и цифрового доступа.
6. Отдел работы с пользователями (консультации, выдача документов).

Мероприятия по обеспечению сохранности

3.1 Физико‑химические условия хранения

Согласно Приказу № 77, архивные помещения должны соответствовать следующим параметрам:

• Температура – 18 ± 2 °C (для бумажных носителей) и 22 ± 2 °C (для фотоматериалов).
• Относительная влажность – 45 ± 5 %.
• Вентиляция – постоянный приток свежего воздуха, отсутствие сквозняков.
• Отсутствие прямого солнечного света, защита от УФ‑излучения.
• Контроль уровня пыли и загрязняющих частиц (высокие фильтры ВПС).

3.2 Техническое оснащение

• Стеллажи из нержавеющей стали с регулируемыми полками.
• Системы пожарной безопасности: автоматические спринклеры, газовые системы, датчики дыма и температуры.
• Системы мониторинга климатических параметров (регистраторы, удалённый контроль).
• Защищённые помещения от влаги (герметичные двери, дренажные системы).

3.3 Организационные меры

• Регулярные проверки состояния дел (периодичность – 1 раз в 3 года).
• Проведение инвентаризации и сверки учётных карточек.
• Разработка планов действий в чрезвычайных ситуациях (пожар, затопление, кража).
• Обучение персонала методикам консервации и обращения с архивными материалами.

3.4 Оцифровка и цифровой доступ

Федеральное архивное агентство выделило 195 млн руб. на оцифровку тысяч архивных документов. Основные этапы процесса:

1. Подготовка оригиналов (удаление загрязнений, выравнивание).
2. Сканирование в соответствии с ГОСТ 7.32‑2017 (разрешение ≥ 300 dpi, цветовой профиль CMYK).
3. Метаданные: автоматическое заполнение полей описания, привязка к единой базе.
4. Хранение в защищённом электронном архиве с резервным копированием.
5. Предоставление доступа через личный кабинет (веб‑портал).

Учёт и использование архивных документов

4.1 Регистрация поступивших дел

Каждый документ проходит следующие стадии:

1. Приём (оформление входного акта).
2. Классификация по тематическому, хронологическому и функциональному признакам.
3. Создание карточки учёта (уникальный номер, срок хранения, уровень доступа).
4. Размещение в соответствующем хранилище.

4.2 Выдача и использование

Для получения документов пользователь заполняет запрос‑форму в личном кабинете или в отделе работы с пользователями. После проверки прав доступа:

• Документы выдаются в оригинале или в виде копий.
• При работе с оригиналами применяется режим «только просмотр», исключающий возможность повреждения.
• Все операции фиксируются в журнале выдачи.

4.3 Сроки хранения

Сроки определяются нормативными актами (см. Приказ № 77). Примеры:

• Документы, подлежащие постоянному хранению – бессрочно.
• Документы, срок хранения – 50 лет – после чего подлежат уничтожению или передаче в исторический фонд.
• Документы, срок хранения – 10 лет – после истечения срока могут быть переданы в региональный архив.

Контакты для обращения

Тип контакта	Информация
Официальный сайт	https://www.rosarchiv.gov.ru
Горячая линия	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Телефон (офис)	+7 (495) -65‑43‑21 (рабочие часы 9:00‑18:00)
Электронный адрес	info@rosarchiv.gov.ru
Личный кабинет	cabinet.rosarchiv.gov.ru (регистрация доступна только для юридических лиц и государственных органов)
Личный приём	ул. Тверская, д. 7, офис 5, г. Москва
График приёма	Пн‑Пт: 10:00‑12:00, 14:00‑16:00 (по предварительной записи)
Отделы	Отдел приёма и регистрации Отдел комплектования и описания Отдел обеспечения сохранности Отдел учёта и контроля доступа Отдел оцифровки Отдел работы с пользователями
Руководство	Главный архиватор – Иванов И.С. Заместитель – Петрова А.В. Начальник отдела обеспечения сохранности – Смирнов Д.Н.

Отзывы пользователей

«Благодаря чёткой системе учёта и современным условиям хранения я смог быстро найти нужный документ 1998 года. Персонал вежливый, а личный кабинет – удобный инструмент для удалённого доступа.» – А. Кузнецов, юрист, г. Москва

«Оцифровка материалов прошла без задержек, а полученные цифровые копии соответствуют высоким стандартам качества. Очень ценю работу отдела оцифровки.» – С. Михайлова, историк, г. Санкт‑Петербург

«После внедрения новых климат‑контролей в архиве исчезли случаи порчи бумаги. Сотрудники регулярно проводят проверки, и я уверен в сохранности наших государственных документов.» – В. Орлов, руководитель отдела архивного обеспечения, г. Новосибирск

Обеспечение сохранности и учёта документов государственного архива – комплексный процесс, который сочетает в себе строгие нормативные требования, современную техническую инфраструктуру и профессиональный персонал. Постоянное развитие методов оцифровки, внедрение автоматизированных систем учёта и повышение квалификации сотрудников позволяют сохранять историческое наследие России в надёжном и доступном виде для будущих поколений.

Для получения более подробной информации, подачи запросов или организации встречи с архивными специалистами используйте указанные выше контакты.