Обложка дела – первый документ‚ который видит архиватор при открытии архивного дела. Правильное её оформление гарантирует удобство работы‚ ускоряет поиск и полностью соответствует требованиям государственных нормативов.

Что такое обложка документа в архиве?

Обложка (ьный лист) – это специальный лист‚ на котором фиксируются основные реквизиты архивного дела:

• Наименование организации и её структурного подразделения;
• Индекс дела‚ архивный шифр;
• Номер тома‚ части‚ года формирования;
• дела и срок хранения (постоянный‚ временный‚ более 10 лет‚ 75 лет и т.д.).

Обложка оформляется по установленной форме (приложение 11 к приказу Росархива № 77 от ) и должна быть заполнена без ошибок.

Нормативные требования

Основные нормативные документы‚ регламентирующие оформление обложек:

1. ГОСТ 17914‑72 «Документы архивного дела. ьный лист». Определяет расположение реквизитов‚ шрифты и размеры полей.
2. Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
3. Методические рекомендации Министерства культуры РФ по формированию дел архивного фонда.

Этапы подготовки дел к архивному хранению

Если оформление дел приходится выполнять самостоятельно‚ рекомендуется разбить процесс на обязательные этапы‚ каждый из которых контролируется сотрудниками архива (экспертной комиссией):

• Систематизация документов – группировка по видам‚ темам‚ датам.
• Нумерация листов – проставление последовательных номеров.
• Составление листа‑заверителя – подтверждение полного комплекта документов.
• Составление внутренней описи – перечень всех документов с указанием их номеров и дат.
• Оформление обложки – заполнение ьного листа согласно ГОСТ.

Пошаговая инструкция оформления обложки

Шаг 1. Подготовка формы

Скачайте образец формы в формате Word (приложение 11) с официального сайта архива и откройте его в редакторе.

Шаг 2. Заполнение реквизитов

Заполните поля в следующем порядке:

Поле	Что указывать
Код государственного архива	Указывается код‚ присвоенный архиву (например‚ 01‑001).
Код организации	Код организации‑участника (по классификатору).
Наименование организации	Полное название с указанием подчинённости (именительный падеж).
Структурное подразделение	Отдел‚ отделение‚ филиал.
Индекс дела	Уникальный номер‚ присвоенный делу в архиве.
Архивный шифр	Состоит из номера фонда‚ описи‚ дела (пример: 01‑02‑003).
Номер тома/части	Если дело состоит из нескольких томов – укажите их номера.
Годовой раздел	Год‚ к которому относится дело (по сводной описи).
дела	Краткое описание содержания (например‚ «Приказы по личному составу‚ срок хранения 75 лет»).
Срок хранения	Постоянный‚ временный (10 лет)‚ более 10 лет‚ 75 лет и т.п.
Дата формирования обложки	Текущая дата (дд.мм.гггг).

Шаг 3. Проставление шифра на обложке

При горизонтальном способе хранения шифр размещается в нижнем левом и верхнем правом углах лицевой стороны обложки.

Шаг 4. Проверка и подпись

После заполнения формы:

• Проверьте орфографию и соответствие ГОСТ 17914‑72;
• Подпишите обложку ответственным сотрудником (должность‚ ФИО‚ дата);
• Положите обложку в начало папки/короба‚ где находятся документы.

Шаг 5. Регистрация в архивных описях

Внесите дело в сдаточную опись‚ указав номер обложки‚ шифр и срок хранения. После этого дело готово к передаче в архив.

Пример заполненной обложки (скриншот)

Ниже – условный пример (в реальном документе используется фирменный шрифт и размеры полей).

Часто задаваемые вопросы

Какой срок хранения у дел с обложкой «постоянный»?

Постоянный срок хранения подразумевает‚ что документы сохраняются в архиве без ограничения по времени (обычно более 50 лет).

Можно ли использовать электронную форму обложки?

Для бумажных дел – нет‚ требуется оригинальная бумажная обложка. Для электронных архивов существуют отдельные стандарты (ЭДО).

Что делать‚ если в деле есть документы с датами‚ выходящими за пределы срока дела?

Под датами дела делается отдельная строка: «В деле имеются документы за 2022 год»‚ и указывается причина их включения.

---

Контакты для обращений

Официальный сайт: https://www.archives.gov.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑35‑35 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• +7 (495) -23‑45‑67 (приёмная отдела документального обеспечения)
• +7 (495) -65‑43‑21 (служба технической поддержки)

Электронный адрес: info@archives.gov.ru

Личный кабинет: https://cabinet.archives.gov.ru – регистрация и подача заявок онлайн.

Личный приём

Адрес: г. Москва‚ ул. Архивная‚ д. 1‚ офис 101

График приёма: Пн‑Пт 9:00‑18:00‚ Сб 10:00‑14:00 (по предварительной записи).

Отделы

• Отдел документального обеспечения
• Отдел архивного учёта и классификации
• Отдел технического обеспечения архивных фондов
• Отдел взаимодействия с пользователями

Руководство

• Руководитель архива: Иванов И.И.‚ заместитель – Петров П.П.
• Контактный телефон руководителя: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: ivanov@archives.gov.ru

Отзывы

Мы ценим ваше мнение! Оставить отзыв можно:

• Через форму обратной связи на сайте (https://www.archives.gov.ru/feedback);
• По электронной почте: feedback@archives.gov.ru;
• По телефону горячей линии‚ указав номер обращения.

---

Соблюдая указанные рекомендации‚ вы сможете оформить обложку документа в архив правильно‚ быстро и без лишних замечаний со стороны архивных экспертов. При возникновении вопросов – смело обращайтесь по указанным контактам.

Дата актуализации статьи:  13:31:50