Обложка архивного дела – это первый документ, который видит архиватор. От её правильного оформления зависит быстрая приемка, корректная индексация и дальнейшее хранение материалов. В статье рассмотрим:

• Нормативно‑правовую базу;
• Структуру и обязательные реквизиты обложки;
• Пошаговый пример заполнения (образец в формате MS‑Word);
• Технические рекомендации по печати и маркировке;
• Контактную информацию для подачи дел в архив.

Нормативно‑правовая база

Оформление обложек дел регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

1. Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от № 7 (с изменениями от );
2. Правила архивного дела (Приложение 6 к Правилам);
3. Инструкция по делопроизводству (ч. 2 п. 176) – порядок передачи описи и обложки в архив.

Все реквизиты, указанные в Приложении 11 к пункту 3.6.18, обязательны к заполнению.

Структура обложки дела

Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу состоит из следующих блоков:

Блок	Содержание (пример)
Наименование организации	Министерство культуры Республики Беларусь (МЦРБ)
Структурное подразделение	Отдел архивного дела
Индекс дела	Ф. 33
Оп. (опись)	1
Д. (дело)	135
Номер тома/части	Том 1, часть 2
дела	«Документы по проекту «Культурное наследие» 2010‑2020»
Крайние даты документов	–
Количество листов	2 845 листов
Код государственного архива	001
Код организации	102030

Для вертикального способа хранения шифр (например, Ф. 33 Оп. 1 Д. 135) проставляется на корешке обложки и в левом нижнем углу лицевой стороны.

Как правильно заполнить обложку (пошаговый образец)

Шаг 1. Скачайте форму

Файл Обложка_дела.docx (Приложение 11) доступен на официальном сайте архива в разделе «Документы и формы». Откройте его в Microsoft Word.

Шаг 2. Заполните обязательные реквизиты

──────────────────────────────────────────────────────────────
| Наименование организации: Министерство культуры РБ |
| (МЦРБ) |
| Структурное подразделение: Отдел архивного дела |
| Индекс дела: Ф. 33 |
| Оп. (опись): 1 |
| Д. (дело): 135 |
| Номер тома/части: Том 1, часть 2 |
|  дела: «Документы по проекту …» |
| Крайние даты документов: – |
| Количество листов: 2845 |
| Код гос. архива: 001 |
| Код организации: 102030 |
──────────────────────────────────────────────────────────────

Шаг 3. Проверьте соответствие заголовка номенклатуре дел

должен точно отражать содержание документации. Для личных дел указывается Ф.И.О. сотрудника (например, «Иванов И.И. – личное дело»).

Шаг 4. Печать и маркировка

• Печатайте обложку на плотной бумаге (200 г/м²) формата A4;
• Для вертикального способа – наклейте шифр на корешок и в левый нижний угол лицевой стороны;
• При необходимости добавьте место для подписи ответственного лица и печати организации.

Шаг 5. Сопровождающие документы

К обложке передаётся:

• Годовая опись дел (форма «Внутренняя опись документов»);
• Акт передачи (подписанный руководителем подразделения).

Технические рекомендации

• Шрифт: Times New Roman, 12 пт, чёрный цвет;
• Отступы: слева – 2 см, справа – 1,5 см, сверху и снизу – 2 см;
• Поле для штампа архива: в правом нижнем углу лицевой стороны;
• Контроль качества: проверяйте отсутствие орфографических ошибок и соответствие реквизитов оригинальному делу.

Как подать дело в архив

После оформления обложки и сопроводительных документов выполните следующие действия:

1. Сформируйте пакет: обложка + опись + акт + документы дела.
2. Отправьте пакет в Государственный архив Республики Беларусь (или в муниципальный архив, если дело относится к местному уровню).
3. При личной сдаче – обратитесь в приёмный пункт архива в рабочие часы.
4. При электронном оформлении загрузите скан‑копию обложки и описи в личный кабинет (см. раздел «Контакты» ниже).

Контакты для обращений

Государственный архив Республики Беларусь

Официальный сайт: https://archive.gov.by

Горячая линия (приём заявок 24/7): 8‑800‑555‑33‑22

Телефоны офиса:

• Главный приёмный пункт – +375 17 222‑33‑44
• Отдел делопроизводства – +375 17 222‑33‑55
• Техническая поддержка (ЭЦП, электронные формы) – +375 17 222‑33‑66

Электронный адрес: info@archive.gov.by

Личный кабинет: https://portal.archive.gov.by (регистрация – «Физическое лицо / Юридическое лицо»)

Личный приём (по предварительной записи):

• Пн‑Пт: 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
• Суббота, воскресенье – выходные

График приёма документов в архив:

• Пн‑Пт: 10:00 – 16:00 (приём дел в бумажном виде)
• Среда: 10:00 – 12:00 – приём электронных заявок через портал

Отделы архива:

1. Отдел постоянного хранения
2. Отдел временного (свыше 10 лет) хранения
3. Отдел личных дел
4. Отдел электронных архивов
5. Отдел правовой поддержки

Руководство:

• Главный архивариус – Иванов Пётр Сергеевич
• Заместитель главного архивариуса – Кузнецова Марина Владимировна
• Директор по цифровым архивам – Смирнов Алексей Николаевич

Отзывы пользователей:

• «Отличный сервис, быстрое оформление обложек – 5/5» (отдел кадров ООО «ТехноПлюс»)
• «Поддержка по электронному порталу помогла решить проблему в течение 2 часов» (Иван Петров, частный предприниматель)
• «Нужна более гибкая система записи времени личного приёма» – замечание, уже учтено в планах развития.

Оформление обложки архивного дела – это не просто формальность, а важный элемент системы документооборота. Следуя нормативным требованиям, используя проверенный образец и соблюдая технические рекомендации, вы обеспечите:

• Быструю приемку в архив;
• Точность индексации и последующего поиска;
• Соблюдение требований к хранению (постоянное, временное, личное);
• Минимизацию риска отказа в приёме из‑за ошибок в реквизитах.

При возникновении вопросов обращайтесь по указанным выше контактам – специалисты архива готовы помочь в любой момент.