Цель статьи – предоставить полную информацию о том, какие документы‑заявления нужны для обращения в государственный архив, как их правильно оформить, где и как подать, а также собрать все необходимые контакты для удобного взаимодействия с архивными учреждениями.
Что такое заявление‑запрос в архив?
Заявление‑запрос – это официальное обращение гражданина, юридического лица или организации к архиву с просьбой предоставить информацию или копии архивных документов. В России порядок подачи таких заявлений регулируется Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивных фондах» и внутренними регламентами каждого архивного учреждения.
Правовые основы - ФЗ № 125‑ФЗ от «Об архивных фондах»;
- Постановление Правительства РФ от № 444 «Об утверждении Правил доступа к архивным документам»;
- Временное положение о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву (определяет стоимость копий, справок и т.д.).
Пошаговая инструкция подачи заявления - Определите нужный архив. Это может быть федеральный (Росархив), региональный (например, Государственный архив Новосибирской области) или отраслевой (Российский государственный архив кинофотофонодокументов).
- Соберите сведения о документе. Укажите название фонда, серию, номер, период создания, а также цель запроса.
- Выберите форму обращения. Возможны три варианта:
- Личное посещение архивного отдела;
- Отправка заявления по почте;
- Подача через личный кабинет на официальном сайте.
- Сформируйте заявление. В тексте обязательно укажите:
- ФИО заявителя (или наименование организации) и реквизиты;
- Контактные данные (телефон, e‑mail);
- Точное наименование запрашиваемого документа;
- Цель получения (исследовательская, юридическая, семейная и т.п.);
- Желаемую форму получения ответа (информационное письмо, архивная справка, копия документа);
- Способ получения (почтовое отправление, электронная почта, личный визит);
- Подпись и дату.
- Приложите необходимые документы. Это может быть копия паспорта, доверенность (для представителей), подтверждение оплаты (если запрос платный).
- Отправьте заявление. При личном визите – в регистратуру архивного отдела; при почтовой – заказным письмом с уведомлением о вручении; через сайт – загрузив скан‑копию в личный кабинет.
- Ожидайте ответ. Сроки ответа зависят от сложности запроса: от 5 до 30 рабочих дней.
Образцы заявлений Общий образец заявления‑запроса ЗАЯВЛЕНИЕ‑ЗАПРОС От: Иванов Иван Иванович, 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д.10, кв.5
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com
Кому: Федеральное государственное бюджетное учреждение «Российский государственный архив» (Росархив)
Адрес: 127018, г. Москва, ул. Тверская, д. 8
Тема: Запрос архивной справки/копии документа
Номер фонда/дела: Ф. 12, оп. 3, дело 45/2010
Период создания: 1995‑2000 гг.
Содержание запроса:
Прошу предоставить копию (или справку) по документу «Приказ Министерства финансов РФ от № 215», содержащему сведения о начислении заработной платы сотрудников организации «Альфа».
Цель получения: подготовка научной статьи о реформе оплаты труда в 1990‑х гг.
Форма получения: электронная почта (ivanov@example.com).
Оплата услуги: готов оплатить по акту, реквизиты прилагаются.
Приложения:
Копия паспорта;
Доверенность (если заявитель действует от имени организации);
Квитанция об оплате (при необходимости).
Подпись ______________________ Дата «21» июня 2026 г.
Заявление‑анкета для получения архивной справки о стаже и заработной плате ЗАЯВЛЕНИЕ‑АНКЕТА ФИО заявителя: Петрова Мария Сергеевна
Дата рождения:
СНИЛС: 123‑456‑789 00
Контактный телефон: +7 (812) -55‑33‑44
E‑mail: m.petrovna@mail.ru
Запрашиваемая информация:
— Справка о трудовом стаже за период 1992‑2005 гг.;
— Выписка о среднем размере заработной платы за указанный период.
Основание запроса: подготовка документов для получения пенсионных выплат.
Форма получения: почтовым отправлением на адрес: 197101, г. Санкт‑Петербург, ул. Невский пр., д. 30, кв.12.
Подпись ______________________ Дата «21» июня 2026 г.
Заявление в региональный архив (пример – Государственный архив Новосибирской области) ЗАЯВЛЕНИЕ От: ООО «СтройТех», ИНН 7701234567, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 5, офис 12
Контактное лицо: Сидоров Алексей Владимирович, тел. +7 (383) -10‑11‑22, e‑mail: sid@stroytech.ru
Кому: Государственный архив Новосибирской области
Адрес: 630099, г. Новосибирск, ул. Красный проспект, д. 27
Тема: Запрос копий проектной документации по строительству завода «СибТех» (1978‑1982 гг.)
Содержание: Прошу предоставить копии проектных чертежей, технических условий и сметных расчетов, хранящихся в фонде № 45, оп. 2, дело 78/1978.
Оплата: Готов оплатить согласно тарифам, указанным в Временном положении о платных услугах.
Приложения: 1) Копия устава ООО; 2) Доверенность от генерального директора; 3) Квитанция об оплате (по согласованию).
Подпись ______________________ Дата «21» июня 2026 г.
Как и где подать заявление Через личный кабинет на официальном сайте
- Определите нужный архив. Это может быть федеральный (Росархив), региональный (например, Государственный архив Новосибирской области) или отраслевой (Российский государственный архив кинофотофонодокументов).
- Соберите сведения о документе. Укажите название фонда, серию, номер, период создания, а также цель запроса.
- Выберите форму обращения. Возможны три варианта:
- Личное посещение архивного отдела;
- Отправка заявления по почте;
- Подача через личный кабинет на официальном сайте.
- Сформируйте заявление. В тексте обязательно укажите:
- ФИО заявителя (или наименование организации) и реквизиты;
- Контактные данные (телефон, e‑mail);
- Точное наименование запрашиваемого документа;
- Цель получения (исследовательская, юридическая, семейная и т.п.);
- Желаемую форму получения ответа (информационное письмо, архивная справка, копия документа);
- Способ получения (почтовое отправление, электронная почта, личный визит);
- Подпись и дату.
- Приложите необходимые документы. Это может быть копия паспорта, доверенность (для представителей), подтверждение оплаты (если запрос платный).
- Отправьте заявление. При личном визите – в регистратуру архивного отдела; при почтовой – заказным письмом с уведомлением о вручении; через сайт – загрузив скан‑копию в личный кабинет.
- Ожидайте ответ. Сроки ответа зависят от сложности запроса: от 5 до 30 рабочих дней.
Образцы заявлений Общий образец заявления‑запроса ЗАЯВЛЕНИЕ‑ЗАПРОС От: Иванов Иван Иванович, 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д.10, кв.5
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com
Кому: Федеральное государственное бюджетное учреждение «Российский государственный архив» (Росархив)
Адрес: 127018, г. Москва, ул. Тверская, д. 8
Тема: Запрос архивной справки/копии документа
Номер фонда/дела: Ф. 12, оп. 3, дело 45/2010
Период создания: 1995‑2000 гг.
Содержание запроса:
Прошу предоставить копию (или справку) по документу «Приказ Министерства финансов РФ от № 215», содержащему сведения о начислении заработной платы сотрудников организации «Альфа».
Цель получения: подготовка научной статьи о реформе оплаты труда в 1990‑х гг.
Форма получения: электронная почта (ivanov@example.com).
Оплата услуги: готов оплатить по акту, реквизиты прилагаются.
Приложения:
Копия паспорта;
Доверенность (если заявитель действует от имени организации);
Квитанция об оплате (при необходимости).
Подпись ______________________ Дата «21» июня 2026 г.
Заявление‑анкета для получения архивной справки о стаже и заработной плате ЗАЯВЛЕНИЕ‑АНКЕТА ФИО заявителя: Петрова Мария Сергеевна
Дата рождения:
СНИЛС: 123‑456‑789 00
Контактный телефон: +7 (812) -55‑33‑44
E‑mail: m.petrovna@mail.ru
Запрашиваемая информация:
— Справка о трудовом стаже за период 1992‑2005 гг.;
— Выписка о среднем размере заработной платы за указанный период.
Основание запроса: подготовка документов для получения пенсионных выплат.
Форма получения: почтовым отправлением на адрес: 197101, г. Санкт‑Петербург, ул. Невский пр., д. 30, кв.12.
Подпись ______________________ Дата «21» июня 2026 г.
Заявление в региональный архив (пример – Государственный архив Новосибирской области) ЗАЯВЛЕНИЕ От: ООО «СтройТех», ИНН 7701234567, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 5, офис 12
Контактное лицо: Сидоров Алексей Владимирович, тел. +7 (383) -10‑11‑22, e‑mail: sid@stroytech.ru
Кому: Государственный архив Новосибирской области
Адрес: 630099, г. Новосибирск, ул. Красный проспект, д. 27
Тема: Запрос копий проектной документации по строительству завода «СибТех» (1978‑1982 гг.)
Содержание: Прошу предоставить копии проектных чертежей, технических условий и сметных расчетов, хранящихся в фонде № 45, оп. 2, дело 78/1978.
Оплата: Готов оплатить согласно тарифам, указанным в Временном положении о платных услугах.
Приложения: 1) Копия устава ООО; 2) Доверенность от генерального директора; 3) Квитанция об оплате (по согласованию).
Подпись ______________________ Дата «21» июня 2026 г.
Как и где подать заявление Через личный кабинет на официальном сайте
От: Иванов Иван Иванович, 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д.10, кв.5
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com
Кому: Федеральное государственное бюджетное учреждение «Российский государственный архив» (Росархив)
Адрес: 127018, г. Москва, ул. Тверская, д. 8
Тема: Запрос архивной справки/копии документа
Номер фонда/дела: Ф. 12, оп. 3, дело 45/2010
Период создания: 1995‑2000 гг.
Содержание запроса:
Прошу предоставить копию (или справку) по документу «Приказ Министерства финансов РФ от № 215», содержащему сведения о начислении заработной платы сотрудников организации «Альфа».
Цель получения: подготовка научной статьи о реформе оплаты труда в 1990‑х гг.
Форма получения: электронная почта (ivanov@example.com).
Оплата услуги: готов оплатить по акту, реквизиты прилагаются.
Приложения:
Копия паспорта;
Доверенность (если заявитель действует от имени организации);
Квитанция об оплате (при необходимости).
Подпись ______________________ Дата «21» июня 2026 г.
Заявление‑анкета для получения архивной справки о стаже и заработной плате ЗАЯВЛЕНИЕ‑АНКЕТА ФИО заявителя: Петрова Мария Сергеевна
Дата рождения:
СНИЛС: 123‑456‑789 00
Контактный телефон: +7 (812) -55‑33‑44
E‑mail: m.petrovna@mail.ru
Запрашиваемая информация:
— Справка о трудовом стаже за период 1992‑2005 гг.;
— Выписка о среднем размере заработной платы за указанный период.
Основание запроса: подготовка документов для получения пенсионных выплат.
Форма получения: почтовым отправлением на адрес: 197101, г. Санкт‑Петербург, ул. Невский пр., д. 30, кв.12.
Подпись ______________________ Дата «21» июня 2026 г.
Заявление в региональный архив (пример – Государственный архив Новосибирской области) ЗАЯВЛЕНИЕ От: ООО «СтройТех», ИНН 7701234567, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 5, офис 12
Контактное лицо: Сидоров Алексей Владимирович, тел. +7 (383) -10‑11‑22, e‑mail: sid@stroytech.ru
Кому: Государственный архив Новосибирской области
Адрес: 630099, г. Новосибирск, ул. Красный проспект, д. 27
Тема: Запрос копий проектной документации по строительству завода «СибТех» (1978‑1982 гг.)
Содержание: Прошу предоставить копии проектных чертежей, технических условий и сметных расчетов, хранящихся в фонде № 45, оп. 2, дело 78/1978.
Оплата: Готов оплатить согласно тарифам, указанным в Временном положении о платных услугах.
Приложения: 1) Копия устава ООО; 2) Доверенность от генерального директора; 3) Квитанция об оплате (по согласованию).
Подпись ______________________ Дата «21» июня 2026 г.
Как и где подать заявление Через личный кабинет на официальном сайте
ФИО заявителя: Петрова Мария Сергеевна
Дата рождения:
СНИЛС: 123‑456‑789 00
Контактный телефон: +7 (812) -55‑33‑44
E‑mail: m.petrovna@mail.ru
Запрашиваемая информация:
— Справка о трудовом стаже за период 1992‑2005 гг.;
— Выписка о среднем размере заработной платы за указанный период.
Основание запроса: подготовка документов для получения пенсионных выплат.
Форма получения: почтовым отправлением на адрес: 197101, г. Санкт‑Петербург, ул. Невский пр., д. 30, кв.12.
Подпись ______________________ Дата «21» июня 2026 г.
От: ООО «СтройТех», ИНН 7701234567, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 5, офис 12
Контактное лицо: Сидоров Алексей Владимирович, тел. +7 (383) -10‑11‑22, e‑mail: sid@stroytech.ru
Кому: Государственный архив Новосибирской области
Адрес: 630099, г. Новосибирск, ул. Красный проспект, д. 27
Тема: Запрос копий проектной документации по строительству завода «СибТех» (1978‑1982 гг.)
Содержание: Прошу предоставить копии проектных чертежей, технических условий и сметных расчетов, хранящихся в фонде № 45, оп. 2, дело 78/1978.
Оплата: Готов оплатить согласно тарифам, указанным в Временном положении о платных услугах.
Приложения: 1) Копия устава ООО; 2) Доверенность от генерального директора; 3) Квитанция об оплате (по согласованию).
Подпись ______________________ Дата «21» июня 2026 г.
Как и где подать заявление Через личный кабинет на официальном сайте
Большинство государственных архивов (Росархив, региональные архивы) предоставляют онлайн‑сервис. Для подачи заявления необходимо:
- Зарегистрироваться на портале www.rusarchives.ru;
- Войти в Личный кабинет;
- Выбрать раздел «Заявления‑запросы» → «Создать новое заявление»;
- Заполнить форму (все поля, указанные в образцах);
- Прикрепить сканы документов;
- Оплатить услугу онлайн (если требуется);
- Отправить запрос и отслеживать статус в кабинете.
По почте (заказное письмо)
Отправляйте оригинал заявления и копии документов на адрес архивного учреждения. В письме укажите «Внимание: отдел архивных запросов». Сохраните трек‑номер для контроля доставки.
Лично в архивный отдел
При личном визите необходимо взять с собой оригиналы удостоверения личности и доверенности (если вы представляете интересы организации). В регистратуре вам выдадут бланк заявления, который можно заполнить на месте.
Контактные данные для обращения
| Показатель | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.rusarchives.ru |
| Горячая линия (общероссийская) | +7 (495) -77‑77‑77 (круглосуточно) |
| Телефон центрального офиса Росархива | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Электронный адрес | info@rusarchives.ru |
| Личный кабинет | https://cabinet.rusarchives.ru |
| Личный приём (приёмная) | ул. Тверская, д. 8, г. Москва, 2‑й этаж, приёмная № 1 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00). Выходные: суббота, воскресенье. |
| Отделы |
|
| Руководство | Генеральный директор – В. В. Кузнецов, заместитель – А. С. Михайлова |
| Отзывы и предложения |
|
Часто задаваемые вопросы (FAQ) Нужно ли платить за получение копий документов?
Да, большинство архивов взимают плату за копирование, сканирование и подготовку справок. Тарифы указаны в Временном положении о платных услугах, доступном на официальном сайте.
Какой срок ответа на запрос?
Согласно регламенту, архив обязан дать ответ в течение 5‑30 рабочих дней в зависимости от объёма и сложности поиска.
Можно ли получить документ в электронном виде?
Да. При заполнении заявления укажите желаемый способ получения – электронную почту или загрузку в личный кабинет. Некоторые архивы предоставляют сканы в формате PDF.
Что делать, если запрос отклонён?
В случае отказа архив обязан предоставить мотивированный ответ. Вы имеете право обжаловать решение в суде или в уполномоченном органе (Уполномоченный по правам человека).