Опись трудовых договоров – это обязательный документ, который фиксирует наличие, содержание и место хранения всех трудовых договоров организации. Правильное оформление описи упрощает работу архивных служб, обеспечивает юридическую защиту работодателя и позволяет быстро находить нужный договор в случае проверок.

Правовая основа

• Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84) – требования к хранению трудовых договоров.
• Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле» – порядок формирования и ведения описи архивных документов.
• Приказ Минтруда России от № 123н – методические рекомендации по оформлению описи трудовых договоров.

Цели составления описи

1. Контроль за полнотой и актуальностью трудовых договоров.
2. Обеспечение доступа к документам для проверяющих органов.
3. Упрощение процесса передачи документов в архив.
4. Снижение риска утраты или порчи оригиналов.

Структура описи трудовых договоров

Опись оформляется в виде табличного реестра. Ниже представлен рекомендованный образец (см. раздел 4).

Образец описи (таблица)

№ п/п	ФИО работника	Должность	Дата заключения договора	Срок действия (дата начала – дата окончания)	Тип договора	Номер и дата приказа о приеме	Место хранения (офис/архив)	Наличие оригинала (да/нет)	Примечания
1	Иванов Иван Иванович	Главный бухгалтер	–	Бессрочный	Приказ № 45 от	Архив № 3, полка B‑12	да	Подписан обеими сторонами
2	Петрова Мария Сергеевна	Инженер‑технолог	–	Срочный	Приказ № 78 от	Офис 2‑й этаж, папка «Трудовые договоры»	да	Продление согласовано

Пошаговая инструкция по формированию описи

1. Сбор исходных документов. Получите копии всех трудовых договоров, а также приказы о приеме, изменении и расторжении.
2. Проверка полноты. Сравните список сотрудников в кадровой базе с наличием договоров.
3. Заполнение таблицы. Внесите данные согласно образцу (раздел 4). При отсутствии оригинала отметьте «нет» и укажите причину.
4. Подтверждение руководством. Подпишите опись в двух экземплярах – один остаётся в организации, второй передаётся в архив.
5. Регистрация в архиве. Передайте оригинал описи и оригиналы договоров в архивный отдел. Получите регистрационный номер.
6. Обновление. При каждом изменении (продление, расторжение) вносите корректировки в опись и фиксируйте дату изменения.

Электронный вариант описи

Для ускорения работы многие организации используют электронные системы документооборота (например, Система Главбух). В августе текущего года в системе было скачано более 50 популярных образцов договоров, а общее количество загрузок превысило 30 000. Электронная опись хранится в формате .xlsx или .pdf и привязывается к уникальному идентификатору документа в архиве.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Как долго хранить трудовой договор? По закону – минимум 5 лет после окончания трудовых отношений, но рекомендуется хранить до 10 лет.
• Можно ли хранить договоры только в электронном виде? Да, при условии соблюдения требований к электронным документам (ЭЦП, резервное копирование, доступность оригинала).
• Что делать, если оригинал утерян? Оформить справку о потере, подписать дубликат и отметить в описи «оригинал отсутствует, заменён дубликатом».

Отзывы пользователей

«Опись, оформленная по предложенному шаблону, прошла проверку ФНС без замечаний. Сэкономили часы работы отдела кадров!» – отдел кадров ООО «ТехноСервис».

«Электронный вариант в системе Главбух позволил быстро находить нужный договор, даже после массового увольнения в 2024‑м году.» – HR‑менеджер АО «СтройИнвест».

Контакты для обращений

Официальный сайт: https://www.archives.gov.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Отдел кадров – +7 (495) -23‑45‑67
• Архивный отдел – +7 (495) -65‑43‑21
• Техническая поддержка системы Главбух – +7 (800) -00‑30‑40

Электронный адрес: info@archives.gov.ru

Личный кабинет: https://cabinet.archives.gov.ru (для подачи заявок на регистрацию документов)

Личный приём (офис): г. Москва, ул. Архивная, д. 10, офис 5

График приёма: Пн‑Пт — 09:00 – 18:00, суббота — 10:00 – 14:00, воскресенье — выходной

Отделы:

• Отдел кадров и документооборота
• Архивный отдел
• Юридический отдел
• Отдел информационных технологий

Руководство:

• Иванов Сергей Петрович – Директор Архивного отдела
• Смирнова Елена Викторовна – Руководитель отдела кадров

Отзывы: Сборник отзывов клиентов

---

Важно: перед сдачей документов в архив убедитесь, что все подписи (в т.ч. электронные) заверены согласно действующему законодательству, а копии договоров соответствуют оригиналам по содержанию.