Начальник архива (заведующий архивом) относится к категории руководителей и
отвечает за организацию и ведение архивного дела в предприятии, учреждении или организации.
Должность регулируется Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
а также внутренними нормативными актами организации (положения об архиве, должностные инструкции,
приказы руководства).

Квалификационные требования

• Среднее профессиональное образование в сфере делопроизводства и архивного дела
  или высшее профессиональное образование в соответствующей области;
• Стаж работы по делопроизводству/архивному делу не менее 2 лет;
• Знание нормативных правовых актов:
  • Постановлений, распоряжений, приказов органов власти, касающихся архивов;
  • Единой государственной системы делопроизводства;
  • Порядка оформления, классификации и хранения архивных документов;
  • Трудового законодательства, правил охраны труда и техники безопасности.

Основные обязанности

1. Организация и руководство архивным делом: планирование, координация и контроль
   всех процессов, связанных с приемом, регистрацией, систематизацией, хранением и использованием
   документов.
2. Экспертиза ценности документов: проведение оценки архивной ценности,
   формирование дел постоянного и временного хранения, подготовка актов об уничтожении
   просроченных документов.
3. Методическое обеспечение: разработка и поддержание справочного аппарата,
   инструкций и регламентов по работе с архивом; методическая помощь сотрудникам
   структурных подразделений в формировании и сдаче дел в архив.
4. Контроль своевременности поступления документов: обеспечение
   поступления в архив всех завершённых делопроизводством материалов.
5. Взаимодействие с государственными архивными органами: подготовка и передача
   документов в государственные архивы, согласование вопросов хранения и использования.
6. Учет и аналитика: ведение учёта документооборота, выдача архивных справок,
   подготовка аналитических материалов о состоянии архивного фонда.
7. Бюджетирование и материально-техническое обеспечение: планирование расходов,
   контроль за наличием необходимого инвентаря, канцелярских товаров, противопожарных средств
   и исправностью оборудования.
8. Развитие электронного архива: создание, наполнение и поддержание в актуальном виде
   системы электронного архива, обеспечение защиты персональных и коммерческих данных.
9. Участие в управленческих решениях: подготовка предложений по улучшению
   архивного дела, участие в разработке нормативных актов организации.
10. Контроль за соблюдением условий хранения: контроль за температурным режимом,
    влажностью, безопасностью помещений архива;

Права начальника архива

• Запрашивать необходимые документы и информацию у руководителей подразделений.
• Вносить предложения руководству по улучшению работы архива.
• Устанавливать служебные обязанности для подчинённых работников.
• Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
• Требовать от руководства создания условий, необходимых для выполнения служебных обязанностей.

Ответственность

Начальник архива несёт ответственность за:

• Ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей (трудовое законодательство).
• Нарушения, допущенные в процессе работы с документами (административное, уголовное, гражданское право).
• Материальный ущерб, причинённый организации в результате ненадлежащего обращения с архивными материалами.

Порядок взаимодействия с архивом

Для эффективного взаимодействия с архивом рекомендуется:

1. Своевременно сдавать в архив завершённые делопроизводственные документы.
2. Соблюдать установленный порядок оформления и классификации материалов.
3. Обращаться к методисту архива за консультацией по поиску и использованию документов.
4. Участвовать в обучающих семинарах и инструктажах, проводимых архивом.

Контактная информация (пример)

Начальник архива играет ключевую роль в обеспечении сохранности, учёта и доступности
документов, которые являются важнейшим ресурсом любой организации. Выполнение
перечисленных обязанностей, соблюдение прав и ответственности, а также эффективное
взаимодействие с другими подразделениями позволяют поддерживать высокий уровень
организации документооборота и гарантировать надёжную защиту информации.