Дата публикации:  г.

Отдел обеспечения сохранности архива (далее – отдел) является ключевым звеном в системе архивного дела любой организации. Его главная цель – гарантировать долговременное хранение документов, соответствующее требованиям Федеральной архивной службы России и региональных органов управления архивным делом.

Основные задачи отдела:

1. Приём и регистрация документов, подлежащих государственному и муниципальному хранению.
2. Распределение принятых материалов по архивохранилищам с учётом их физико‑химических свойств.
3. Контроль состояния принимаемых и хранящихся документов (влажность, температура, световое воздействие).
4. Ведение топографических указателей, учётных карточек и электронных реестров.
5. Проведение периодических проверок наличия и целостности документов, организация розыска недостающих дел.
6. Разработка и внедрение методических рекомендаций по сохранности (консервация, реставрация, цифровизация).
7. Подготовка предложений для научно‑исследовательской и методической работы архива.

Структура отдела

Отдел обычно состоит из нескольких подразделений, каждое из которых отвечает за определённый аспект сохранности:

• Приёмный пункт – регистрация и первичная оценка состояния документов.
• Техническая служба – контроль микроклимата, обслуживание архивных помещений и оборудования.
• Консервационный центр – проведение профилактических и реставрационных работ.
• Электронный архив – обеспечение сохранности электронных документов, их резервное копирование и миграция.
• Методический отдел – разработка нормативных актов, обучение персонала.

Функциональные обязанности

3.1 Приём и регистрация

Документы поступают от структурных подразделений организации, а также от внешних контрагентов. Приёмный пункт фиксирует:

• Наименование и количество единиц хранения;
• Физическое состояние (повреждения, загрязнения).

3.2 Хранение и контроль микроклимата

Для обеспечения долговременной сохранности используются специальные архивные помещения с регулируемыми параметрами:

3.3 Консервация и реставрация

При обнаружении дефектов (пятна, разрывы, плесень) документы передаются в консервационный центр, где специалисты проводят:

• Профилактическую обработку (удаление загрязнений, стабилизация бумаги);
• Реставрацию (восстановление утраченных элементов, укрепление переплётов).

3.4 Электронный архив

Все электронные документы (ЭД) проходят процесс:

1. Верификация целостности (контрольные суммы);
2. Метаданные – заполнение полей «Автор», «Дата», «Ключевые слова»;
3. Резервное копирование в два независимых хранилища (локальное и облачное);
4. Регулярная проверка доступа и восстановления.

3.5 Учёт и отчётность

Отдел формирует ежеквартальные отчёты о состоянии архивного фонда, включая:

• Количество принятых и переданных документов;
• Состояние микроклимата за период;
• Список проведённых консервационных работ;
• Объём электронных резервных копий.

Взаимодействие с другими подразделениями организации

Для эффективного функционирования отдела необходима тесная координация с:

• Отделом документооборота – своевременная передача материалов;
• ИТ‑службой – поддержка электронного архива и резервных копий;
• Юридическим отделом – соблюдение нормативных требований;
• Отделом охраны труда – обеспечение безопасных условий работы в архивных помещениях.

Технологии и методики, способствующие сохранности

Современный архив использует следующие решения:

• Системы мониторинга микроклимата (датчики температуры, влажности, CO₂) с автоматическим оповещением.
• Умные полки с RFID‑метками для быстрого учёта и локализации документов.
• Цифровая конверсия – сканирование в формате PDF/A‑2, архивирование в блокчейн‑реестре для подтверждения подлинности.
• Модульные архивные шкафы с контролем доступа (биометрия, пропускные системы).
• Программные решения – «ЭРА‑Архив», «Документооборот 2.0», которые интегрируются с ERP‑системой организации.

Контактная информация

Для обращения в отдел обеспечения сохранности архива используйте данные ниже.

Отделы внутри подразделения

• Приёмный пункт – 2 сотрудника
• Техническая служба – 3 инженера
• Консервационный центр – 4 специалиста
• Электронный архив – 2 системных администратора
• Методический отдел – 1 методист

Руководство отдела

• Главный специалист по сохранности – Иванов А. В.
• Заместитель – Петрова Е. С.
• Контактный телефон руководителя: +7 (495) -23‑45‑69
• Э‑mail руководителя: ivanov.av@xyz.ru

Отзывы сотрудников и партнёров

Статья подготовлена специалистами отдела обеспечения сохранности архива организации «XYZ». Все сведения актуальны на 21 июня 2026 г.