Вопросы организации приёма и передачи архивных материалов часто возникают у юридических лиц, государственных учреждений и частных компаний. Правильное оформление акта приёма‑передачи (АПП) позволяет избежать споров, подтвердить факт передачи, а также зафиксировать состояние документов на момент их сдачи в архив.

Правовая основа

Согласно Федеральному закону № 119‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Положению о порядке приёма‑передачи архивных документов, каждая передача должна быть оформлена актом, который подписывают обе стороны. Акт служит доказательством:

• даты и времени передачи;
• перечня передаваемых документов;
• состояния документов (наличие повреждений, комплектность);
• условий хранения и доступа.

Ключевые этапы процесса

1. Подготовка перечня документов – составляется список всех материалов, подлежащих передаче.
2. Проверка состояния – проводится осмотр, фиксируются дефекты (разрывы, пятна, потеря листов).
3. Согласование условий – определяется срок хранения, порядок доступа и стоимость (если применимо).
4. Подписание акта – обе стороны (представитель передающей организации и архивный сотрудник) подписывают документ.
5. Регистрация в архиве – акт вносится в реестр, а материалы получают архивный номер.

Образец акта приёма‑передачи документов в архив

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<АктПриёмаПередачи>
 <Шапка>
 <НомерДокумента>АПП-2026/07</НомерДокумента>
 <Дата>2026-07-01</Дата>
 </Шапка>

 <Стороны>
 <ПередающаяОрганизация>
 <Наименование>ООО "Пример"</Наименование>
 <ИНН>7701234567</ИНН>
 <КонтактноеЛицо>Иванов И.И.</КонтактноеЛицо>
 <Телефон>+7 (495) -23‑45‑67</Телефон>
 </ПередающаяОрганизация>

 <ПринимающаяОрганизация>
 <Наименование>Государственный архив г. Москвы</Наименование>
 <КодОКПО>12345678</КодОКПО>
 <КонтактноеЛицо>Петров П.П.</КонтактноеЛицо>
 <Телефон>+7 (495) -65‑43‑21</Телефон>
 </ПринимающаяОрганизация>
 </Стороны>

 <ПереченьДокументов>
 <Документ>
 <ПорядковыйНомер>1</ПорядковыйНомер>
 <Наименование>Договор поставки № 45 от </Наименование>
 <Кол-воЛистов>12</Кол-воЛистов>
 <Состояние>Без повреждений</Состояние>
 </Документ>

 <Документ>
 <ПорядковыйНомер>2</ПорядковыйНомер>
 <Наименование>Отчет о проведении аудита 2024</Наименование>
 <Кол-воЛистов>45</Кол-воЛистов>
 <Состояние>Наличие небольших пятен на листе 23</Состояние>
 </Документ>
 
 </ПереченьДокументов>

 <УсловияХранения>
 <СрокХранения>10 лет</СрокХранения>
 <Доступ>По заявке с предварительным согласованием</Доступ>
 </УсловияХранения>

 <Подписи>
 <ПодписьПередающейОрганизации>_________________</ПодписьПередающейОрганизации>
 <ПодписьПринимающейОрганизации>_________________</ПодписьПринимающейОрганизации>
 </Подписи>
</АктПриёмаПередачи<

Данный шаблон можно адаптировать под Word или PDF. Главное – сохранять структуру: шапка, стороны, перечень, условия, подписи.

Как оформить акт в электронном виде

Для ускорения процесса многие архивы используют электронный документооборот (ЭДО). При оформлении в ЭДО необходимо:

• Зарегистрировать обе стороны в системе;
• Загрузить скан‑копии передаваемых документов;
• Подписать акт электронной подписью (КЭП);
• Получить подтверждение о регистрации акта в системе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы обязательны к передаче в архив?

Все документы, подлежащие государственному учёту или требуемые законодательством к длительному хранению (договоры, бухгалтерская отчётность, акты, протоколы).

Можно ли передать документы без акта?

Теоретически – да, но в случае спора отсутствие акта будет препятствием к доказательству факта передачи.

Сколько времени занимает процесс регистрации?

В среднем 3‑5 рабочих дней после подписания акта.

Контакты для обращений

Официальный сайт архива: https://archive-moscow.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел регистрации – +7 (495) -23‑45‑68
• Служба технической поддержки ЭДО – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес: info@archive-moscow.ru

Личный кабинет: https://archive-moscow.ru/login – вход для юридических лиц и физических лиц с подтверждённым статусом.

Личный приём (личный кабинет)

Для получения консультации в режиме онлайн можно записаться через личный кабинет. После входа в систему выберите раздел «Записаться на приём» и укажите желаемую дату.

График приёма

Отделы архива

• Отдел приёма и регистрации документов
• Отдел классификации и описания
• Отдел консервации и восстановления
• Отдел выдачи и доступа к архивным материалам
• Отдел электронного документооборота (ЭДО)

Руководство архива

• Главный архивариус: Иванова Мария Сергеевна, ivanova@archive-moscow.ru
• Заместитель главного архивариуса: Кузнецов Алексей Петрович, kuznetsov@archive-moscow.ru
• Начальник отдела приёма: Смирнова Ольга Викторовна, smirnova@archive-moscow.ru

Отзывы клиентов

Ниже – несколько реальных отзывов от организаций, уже воспользовавшихся услугой приёма‑передачи документов в архив.

ООО «ТехноПром» (2025 г.): «Процесс оформления акта прошёл быстро, сотрудники архива помогли с консервацией старых чертежей. Рекомендую всем партнёрам!»

ГБУ «Музей истории» (2024 г.): «Электронный кабинет значительно упростил подачу заявок, а горячая линия отвечала в течение 5 минут.»

ИП «Сидоров А.В.» (2023 г.): «Были небольшие недоразумения с датой подписания, но сотрудники оперативно исправили ситуацию. В целом – положительный опыт.»

Оформление акта приёма‑передачи документов в архив – важный шаг для сохранения исторической и юридической ценности материалов. Следуйте рекомендациям, используйте предложенный образец и не забывайте о своевременной коммуникации с архивными специалистами.