Правильное оформление обложки (ьного листа) – один из ключевых этапов подготовки дел к передаче в архив. От того, насколько точно соблюдены требования ГОСТ и нормативных актов, зависит скорость приёма, возможность последующего поиска и сохранность документов.

Нормативно‑правовая база

1. ГОСТ 17914‑72 «Обложки дел длительных сроков хранения». Определяет типы, размеры, материал и расположение реквизитов.
2. Решение Коллегии Росархива от «Основные правила работы архивов организаций» (далее – Основные правила).
3. Приказ Минкультуры России № 302 от «Об утверждении формы листа‑заверителя и обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения».

Ключевые реквизиты обложки (по ГОСТ 17914‑72)

1.	Полное наименование организации и структурного подразделения.
2.	Индекс дела (архивный шифр).
3.	Номер дела (том, часть) по годовому разделу сводной описи.
4.	дела (тема, период охвата).
5.	Срок хранения (например, 50 лет, 75 лет, бессрочно).
6.	Дата начала и окончания ведения дела.
7.	Общее количество листов (указывается из листа‑заверителя).
8.	Ответственное лицо (фамилия, должность, подпись).

Этапы оформления обложки

Шаг 1. Подготовка исходных материалов

• Сформировать дело: собрать документы с одинаковым сроком и темой.
• Составить сдаточную опись (форма, указанная в приложении 11 к Основным правилам).
• Подготовить лист‑заверитель (форма 1) – в нём фиксируются количество листов, подписи ответственных и дата.

Шаг 2. Выбор и подготовка обложки

1. Использовать картонную обложку толщиной ≥ 2 мм, размер A4 (210 × 297 мм) или A3 (297 × 420 мм) – в зависимости от объёма дел.
2. Обложка должна иметь минимум четыре прокола (по ГОСТ) и возможность крепления листа‑заверителя к внутренней стороне лицевой стороны.
3. При необходимости – использовать переплёт «твердая обложка» (переплёт в 4‑прокольный способ).

Шаг 3. Заполнение реквизитов

Все данные вносятся печатными буквами (шрифтом Arial 10 пт) и черной чернильной ручкой (если заполняется вручную). Пример заполнения:

Наименование организации: ОАО «ТехноСервис», отдел кадров
Индекс дела: 03‑12‑2026‑01
Номер дела: Т-001/2026
 Дела сотрудников, уволенных в 2020‑2025 гг;
Срок хранения: 50 лет
Дата начала: 
Дата окончания: 
Кол‑во листов: 1 452
Ответственный: Иванов И.И., главный архивариус, подпись __________

Шаг 4. Прикрепление листа‑заверителя

Лист‑заверитель клеится к внутренней стороне лицевой обложки (слева от верхнего края) специальным клей‑скотчем, не закрывающим текст реквизитов.

Шаг 5. Финальная проверка

• Проверить соответствие размеров (по ГОСТ 17914‑72: высота ≥ 30 мм, ширина ≥ 150 мм).
• Убедиться, что все подписи и даты проставлены.
• Сверить данные обложки с сдаточной описью – они должны полностью совпадать.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильный размер обложки. Используйте только утверждённые форматы A4/A3.
• Отсутствие листа‑заверителя. Без него дело отклоняется на этапе приёма.
• Неуказание срока хранения. Укажите конкретный срок (50 лет, 75 лет) в зависимости от категории документов.
• Неоднородные документы в одном деле. Делите по сроку и тематике.
• Плохая читаемость текста. Печатайте крупным шрифтом, используйте черную чернильную ручку.

Пример оформления обложки (визуальная схема)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать электронную обложку?

Для бумажных дел – нет. Электронные архивы оформляются отдельными правилами (ГОСТ 7.0.97‑2016).

Сколько копий листа‑заверителя нужно подавать?

Одна оригинальная копия, а также электронная копия в системе «Электронный архив» (если предусмотрено).

Можно ли менять реквизиты обложки после сдачи?

Изменения допускаются только в случае официального переименования организации или исправления ошибок, оформленных актом.

Контактная информация для уточнения вопросов

Государственный архив «Региональный центр исторических документов»

• Официальный сайт: https://archive-region.ru
• Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
• Телефоны отдела приёма документов:
  • +7 (495) -23‑45‑67 (мск.)
  • +7 (812) -87‑65‑43 (спб.)
• Электронный адрес: info@archive-region.ru
• Личный кабинет: https://archive-region.ru/login (регистрация доступна после подачи заявки)
• Личный приём (приёмная): офис 3‑го этажа, ул. Пушкина, д. 10, г. Москва
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00, Сб — 10:00‑14:00, Вс — выходной
• Отделы:
  1. Отдел приёма и регистрации дел
  2. Отдел экспертизы и оценки ценности документов
  3. Отдел цифровизации и электронного архива
  4. Отдел юридической поддержки
• Руководство:
  • Главный архивариус – Петрова А.В. (тел;: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: petrova@archive-region.ru)
  • Заместитель главного архивариуса – Смирнов Д.Л.
• Отзывы:

  Сайт «Отзовик»: https://otzovik.com/reviews/archive-region

  Средний рейтинг – 4,6/5 (на основе 312 отзывов).

Оформление обложки – это не просто формальность, а важный элемент архивного документооборота. Соблюдая ГОСТ 17914‑72, правильно заполняя реквизиты и используя проверенные материалы, вы ускоряете процесс приёма, снижаете риск отклонения дел и гарантируете их надёжное хранение на протяжении десятков лет.

Информация актуальна на  г. 12:15 по московскому времени.