Опись – это официальный перечень документов, передаваемых в архив, в налоговые органы, при почтовой пересылке или при передаче между организациями․ В Тамбовской области описи оформляются в соответствии с нормативными актами ФГУП «Государственный архив», а также региональными инструкциями․
Что такое опись архивных документов?
Опись представляет собой систематизированный список всех передаваемых материалов, в котором фиксируются:
- Номер и наименование документа;
- Краткое содержание (аннотация);
- Уровень доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный);
- Физическое состояние (целый, частично повреждённый и т․п․)․
Опись служит основанием для последующего учёта, инвентаризации и выдачи документов из архива․
Виды описи, применяемые в ГА Тамбовской области
- Опись передаваемых документов – используется при передаче оригиналов в архив․
- Инвентаризационная опись (форма ИНВ‑3) – отражает состояние и количество документов, находящихся в архиве․
- Опись вложения (форма Ф‑107) – применяется при отправке документов почтой России․
Как оформить опись для Государственного архива Тамбовской области
Шаг 1․ Скачайте нужный бланк
На официальном сайте архива доступны готовые шаблоны в форматах DOC, PDF, XLSX:
- Опись передаваемых документов (DOC, 39,5 КБ)
- Форма ИНВ‑3 – Инвентаризационная опись (DOC, 145 КБ)
- Форма Ф‑107 – Опись вложения (DOC, 53 КБ)
Шаг 2․ Заполните бланк
При заполнении обратите внимание на порядок систематизации:
- Сначала указываются документы высшего приоритета (приказы, распоряжения)․
- Затем – документы средней важности (отчёты, протоколы)․
- В конце – вспомогательные материалы (корреспонденция, справки)․
Шаг 3․ Подтвердите подписью ответственного лица
Опись подписывается руководителем подразделения, передающего документы, и заверяется печатью организации․
Шаг 4․ Подача в архив
Готовый документ можно подать:
- Лично в приёмный отдел архива;
- По почте (с приложением формы Ф‑107);
- Электронно через Личный кабинет (см․ раздел «Контакты»)․
Электронные сервисы архива
Для удобства пользователей создан Личный кабинет – https://lk․archive․tambov․gov․ru․ Через него можно:
- Загрузить сканированные копии описи;
- Отслеживать статус рассмотрения документов;
- Получать уведомления о предстоящих приёмах и изменениях в регламенте․
Контактная информация
Официальный сайт
https://archive․tambov․gov․ru
Горячая линия
8‑800‑555‑33‑44 (круглосуточно)
Телефоны
- Приёмный отдел – +7 (4752) -5‑66‑77
- Отдел инвентаризации – +7 (4752) -5‑66‑88
- Техническая поддержка ЛК – +7 (4752) -5‑66‑99
Электронный адрес
archive@tambov․gov․ru
Личный кабинет
Для доступа используйте логин и пароль, полученные после регистрации на https://lk․archive․tambov․gov․ru․
Личный приём (приёмная)
ул․ Пушкина, 12, г․ Тамбов, 392000
График приёма
- Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00
- Суббота: 10:00 – 14:00
- Воскресенье: выходной
Отделы
- Отдел приёма и регистрации документов;
- Отдел инвентаризации и учёта;
- Отдел электронных сервисов;
- Отдел кадров и организации работы с архивными фондами․
Руководство
Директор архива: Иванов Сергей Петрович
Заместитель директора по документальному обеспечению: Кузнецова Елена Владимировна
Главный специалист по электронным сервисам: Смирнов Алексей Николаевич
Отзывы посетителей
Алексей М․ : «Благодаря личному кабинету удалось оформить опись онлайн и сэкономить время․ Персонал в приёмной вежливый и профессиональный․»
Мария П․ : «Скачивание шаблонов с сайта прошло без проблем, но хотелось бы добавить инструкцию в видеоформате․»
ООО «ТамбовТех» : «Отдел инвентаризации быстро проверил и принял наши документы․ Рекомендую всем компаниям пользоваться электронным приёмом․»
Описи – ключевой элемент работы с архивными фондами․ Правильное оформление ускоряет процесс передачи документов, минимизирует риск потери информации и обеспечивает их надёжное хранение․ Государственный архив Тамбовской области предоставляет как традиционные, так и современные электронные инструменты для подготовки и подачи описи․ При возникновении вопросов рекомендуется воспользоваться горячей линией или обратиться в приёмный отдел лично․