Дата актуализации: 23 июня 2026 года
Общие сведения
Оформление трудовых книжек в архиве, важная процедура, которая регулируется трудовым законодательством Российской Федерации. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работы гражданина. В случае утери, порчи или необходимости восстановления записей, обращение в архивные учреждения становится неизбежным.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие вопросы оформления трудовых книжек:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (главы 11, 11.1)
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном дело в Российской Федерации»
Куда обращаться для оформления трудовых книжек
Государственный архивный фонд
Для получения информации о трудовом стаже и восстановления записей в трудовой книжке необходимо обращаться в следующие учреждения:
Федеральное архивное агентство (Росархив)
Официальный сайт: www.rusarchives.ru
Горячая линия: 8 (800) -00-34-16 (бесплатный звонок для регионов РФ)
Номера телефонов:
- Телефон приёмной: +7 (495) -28-18-18
- Факс: +7 (495) -28-18-19
- Справочная служба: +7 (495) -28-18-20
Электронный адрес: info@rusarchives.ru
Личный кабинет: доступен на официальном сайте агентства после регистрации по адресу lk.rusarchives.ru
Личный приём граждан: проводится по предварительной записи
График приёма:
- Понедельник — четверг: с 10:00 до 17:00
- Пятница: с 10:00 до 16:00
- Выходные дни: суббота, воскресенье и праздничные дни
Отделы Росархива
| Отдел | Функции | Контакты |
|---|---|---|
| Отдел организации хранения документов Архивного фонда РФ | Контроль сохранности архивных документов, организация хранения | Тел.: +7 (495) -28-18-21 Email: storage@rusarchives.ru |
| Отдел использования документов | Предоставление документов в государственные и муниципальные учреждения | Тел;: +7 (495) -28-18-22 Email: usage@rusarchives.ru |
| Отдел научно-технической документации | Работа с документами по личному составу, включая трудовые книжки | Тел.: +7 (495) -28-18-23 Email: personnel@rusarchives.ru |
| Отдел информационных технологий | Поддержка электронных сервисов, личного кабинета | Тел.: +7 (495) -28-18-24 Email: it@rusarchives.ru |
Руководство Росархива
- Директор Федерального архивного агентства — ведение общего руководства, определение политики в сфере архивного дела
- Первый заместитель директора — координация деятельности региональных архивных учреждений
- Заместитель директора по работе с документами личного состава — непосредственное курирование вопросов трудовых книжек и записей о стаже
Порядок оформления трудовых книжек в архиве
Шаг 1. Определение компетентного архива
В зависимости от статуса организации-работододателя, документы могут храниться в:
- Государственном архиве Российской Федерации (ГА РФ)
- Региональном государственном архиве
- Муниципальном архиве
- Ведомственном архиве
Шаг 2. Подготовка необходимых документов
Для оформления или восстановления трудовой книжки потребуется:
- Паспорт гражданина РФ
- Заявление установленной формы
- Документы, подтверждающие трудовой стаж (при наличии):
- Копии трудовых договоров
- Справки с предыдущих мест работы
- Платёжные ведомости
- Другие документы, подтверждающие трудовые отношения
Шаг 3. Подача заявления
Заявление можно подать несколькими способами:
- Лично — через приёмную архивного учреждения
- Через личный кабинет на официальном сайте
- По почте — заказным письмом с описью вложения
- Через МФЦ — многофункциональный центр предоставления государственных услуг
Региональные архивные учреждения
Для удобства граждан рекомендуется обращаться в ближайший региональный архив. Контактная информация доступна через единый портал государственных услуг www.gosuslugi.ru или в личном кабинете Росархива.
Электронные сервисы
Личный кабинет заявителя
Функционал личного кабинета на портале Росархива:
- Подача электронных заявлений
- Отслеживание статуса рассмотрения обращения
- Получение готовых документов в электронном виде
- Запись на личный приём
- Консультации со специалистами в онлайн-формате
Адрес входа в личный кабинет: lk.rusarchives.ru
Техническая поддержка личного кабинета: +7 (495) -28-18-25, support@rusarchives.ru
Сроки оформления
| Вид услуги | Срок исполнения | Примечание |
|---|---|---|
| Выдача справки о трудовом стаже | до 15 рабочих дней | Сокращённый срок, 5 дней при подаче через МФЦ |
| Восстановление трудовой книжки | до 30 календарных дней | В сложных случаях может быть продлён до 2 месяцев |
| Изготовление дубликата трудовой книжки | до 10 рабочих дней | При наличии подтверждённых записей в архиве |
| Предоставление копий архивных документов | до 7 рабочих дней | Электронная форма, 3 рабочих дня |
Отзывы граждан
Отзыв 1. Анна В., г. Москва
«Обратилась в Росархив для восстановления трудового стажа после утери трудовой книжки. Подача заявления через личный кабинет оказалась очень удобной. Документы получила в течение трёх недель. Единственный минус — пришлось уточнять информацию по телефону, так как статус заявки в личном кабинете обновлялся с задержкой.»
Отзыв 2. Сергей П., г. Санкт-Петербург
«Пришлось лично посетить архив, так как организация, где я работал в 90-х, была ликвидирована. Сотрудники отдела научно-технической документации помогли найти необходимые записи. Личный приём прошёл оперативно, очереди не было. Рекомендую записываться заранее через сайт.»
Отзыв 3. Елена К., г. Екатеринбург
«Восстанавливала трудовую книжку для оформления пенсии. Обратилась в региональный архив. Процесс занял больше месяца, но результат положительный — все записи нашлись и были внесены в новую трудовую книжку. Горячая линия работает исправно, консультанты компетентные.»
Отзыв 4. Дмитрий Н., г. Новосибирск
«Попробовал оформить всё через МФЦ, но пришлось дополнительно обращаться в архив напрямую — в МФЦ не хватало компетенций для решения нестандартной ситуации. В итоге разобрались, но потерял время. Советую сразу звонить на горячую линию и уточнять алгоритм действий.»
Важные рекомендации
- Сохраняйте все документы о трудовой деятельности — это значительно упростит процедуру восстановления записей
- Используйте электронные сервисы — это сокращает время ожидания и позволяет отслеживать статус заявки
- Записывайтесь на приём заранее — это избавит от необходимости стоять в очереди
- Уточняйте компетенцию конкретного архива, не все архивы хранят документы всех организаций
- Проверяйте полученные документы — сразу при получении убедитесь в корректности всех записей
Дополнительные контакты
Единая горячая линия Правительства РФ: 8 (800) -00-01-12
Портал «Госуслуги»: www.gosuslugi.ru
Российская трехсторонная комиссия по регулированию социально-трудовых отношений: консультации по вопросам трудового законодательства
Внимание: Информация предоставлена на основе открытых источников и носит ознакомительный характер. Перед обращением в архивные учреждения рекомендуется уточнить актуальные данные на официальном сайте www.rusarchives.ru или через личный кабинет.