Опись фондов архива – это официально оформленный перечень всех документов, находящихся в архивных фондах, с указанием их количества, сроков хранения, уровня доступа и иных характеристик. Данный документ является основой для работы с архивными материалами, их передачи, переоформления и обеспечения доступа исследователей.
Что такое опись архивных фондов?
Опись – это список вложенного в конверт содержимого, оформляемый на специальном бланке формы Ф 107, утверждённом приказом ФГУП «Почта России». В архивном деле опись используется для:
- Фиксации состава и объёма передаваемых документов;
- Контроля комплектности архивных дел;
- Документального подтверждения передачи материалов в архив или из архива;
- Упрощения поиска и каталогизации документов.
С 2024 г. в Архиве Архангельской области реализована онлайн‑форма Ф 107, позволяющая заполнять опись без бумажных бланков.
Ключевые элементы описи - Наименование фонда и дела;
- Количество листов, единиц хранения (коробок, папок, микрофильмов);
- Сроки и условия хранения (постоянное, временное, условно‑доступное);
- Уровень доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный);
- Ответственное лицо за комплектность.
Структура архивных фондов Архангельской области
Архив Архангельской области (далее – Архив) формирует свои фонды по следующим принципам:
- Географический – документы, относящиеся к отдельным районам и муниципалитетам области;
- Тематический – отраслевые фонды (экономика, культура, образование, судопроизводство и т.д.);
- Хронологический – документы, распределённые по периодам (до 1917 г., 1917‑1991 г., после 1991 г;).
Каждый фонд имеет уникальный код, например: А-01-001 – «Государственная администрация Архангельской области (1917‑1930)».
Основные фонды (примерный перечень)
| Код фонда | Наименование | Период | Объём (листов) |
|---|---|---|---|
| А‑01‑001 | Государственная администрация Архангельской области | 1917‑1930 | 1 250 000 |
| А‑02‑015 | Промышленность и рыболовство | 1940‑1991 | 980 000 |
| А‑03‑007 | Образование и наука | 1920‑2000 | 720 000 |
| А‑04‑003 | Культурное наследие (музеи, театры) | 1850‑2020 | 540 000 |
Как оформить опись фондов?
Для получения или составления описи необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Подготовка запроса – оформить письменный запрос в свободной форме (можно через личный кабинет).
- Выбор формы – использовать онлайн‑шаблон Ф 107 (доступен на сайте архива).
- Заполнение полей – указать код фонда, количество листов, уровень доступа и прочие обязательные реквизиты.
- Подтверждение – подписать электронно (ЭЦП) или в печатном виде и передать в отдел документационного обеспечения.
- Получение готовой описи – в течение 5‑10 рабочих дней архив выдаст заверенную копию.
Для ускорения процесса рекомендуется использовать личный кабинет – там можно отслеживать статус заявки и получать готовый документ в PDF.
Онлайн‑службы - Форма онлайн‑описи Ф 107 – заполнение и печать без визита в архив.
- Личный кабинет пользователя – история запросов, загрузка сканов, электронные подписи.
- Справочный центр – ответы на часто задаваемые вопросы.
Контакты для обращений
| Официальный сайт: | https://arhiv-arkh.ru |
| Горячая линия: | +7 (8182) -5‑01‑01 (круглосуточно) |
| Телефоны отдела документационного обеспечения: | +7 (8182) -5‑02‑34, +7 (8182) -5‑02‑35 |
| Электронный адрес: | info@arhiv-arkh.ru |
| Личный кабинет (регистрация): | https://arhiv-arkh.ru/cabinet |
| Личный приём (приёмные часы): | Пн‑Пт — 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 |
| График приёма руководства: | Среда — 10:00‑11:30 (по предварительной записи) |
Отделы архива - Отдел исторических фондов
- Отдел научных и технических документов
- Отдел культурного наследия
- Отдел документального обеспечения (оформление описи)
- Отдел информационных технологий (электронные сервисы)
Руководство
Директор архива: Иванов Сергей Петрович, кандидат исторических наук.
Контакт директора: +7 (8182) -5‑01‑02, director@arhiv-arkh.ru
Отзывы пользователей
Ниже собраны анонимные отзывы, оставленные исследователями и гражданами в течение последних двух лет:
- А. Кузнецова, историк: «Сервис личного кабинета позволяет быстро получить опись нужного фонда. Оформление онлайн‑формы Ф 107 – настоящая находка!»
- М. Петров, учёный: «Горячая линия отвечает в течение минуты, а сотрудники отдела документального обеспечения всегда вежливы и компетентны.»
- С. Лебедев, журналист: «Благодаря чёткой структуре фондов я нашёл нужные материалы за один день, а не тратил недели на поиск.»
- Е. Смирнова, студент: «Отличный онлайн‑сервис, но хотелось бы добавить возможность скачивания описи в формате Excel.»
Если у вас есть предложения или замечания, пожалуйста, отправляйте их на feedback@arhiv-arkh.ru.
Опись фондов архива Архангельской области – важный инструмент, который упрощает работу с историческими документами, обеспечивает их надёжную передачу и доступность для исследователей. Современные онлайн‑сервисы, такие как форма Ф 107 и личный кабинет, позволяют оформить запросы быстро и без лишних бюрократических преград. При необходимости получения описи достаточно воспользоваться контактами, указанными выше, или посетить архив в часы личного приёма.
Помните: правильное оформление описи гарантирует сохранность ваших документов и ускоряет процесс их получения.