Опись фондов – это систематизированный перечень всех документов, находящихся в архиве, с указанием их характеристик (название, дата, количество листов, уровень доступа, состояние сохранности и т.д.). Правильное оформление описи обеспечивает быстрый поиск, контроль за сохранностью и юридическую достоверность архивных материалов.

Что такое опись фондов?

Опись – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о содержимом архивного дела или фонда. В России опись оформляется в соответствии с ГОСТ 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования к оформлению» и нормативными актами ФГУП «Почта России» (форма 107) при пересылке ценных документов.

Зачем нужна опись в архивном деле?

• Контроль за сохранностью – позволяет отслеживать перемещение и состояние документов.
• Упрощение поиска – быстрый доступ к нужному материалу по номеру фонда, делу, дате.
• Юридическая доказательность – опись служит подтверждением наличия и целостности документов.
• Подготовка к передаче – обязательный документ при сдаче материалов в государственные архивы.

Как составлять опись фондов Владимирского архива

1. Подготовительный этап
   • Определите границы фонда (год, тема, тип документов).
   • Соберите все документы, проверив их комплектность.
   • Создайте рабочую папку и пронумеруйте дела.
2. Заполнение реквизитов
   • Номер фонда (например, Ф‑0012).
   • Наименование фонда («Документы администрации Владимира 1917‑1925 гг.»).
   • Год создания и срок хранения.
   • Уровень доступа (общедоступный, ограниченный, закрытый).
3. Перечисление документов
   • Номер дела.
   • Наименование документа.
   • Количество листов.
   • Формат (бумажный, микрофильм, электронный).
   • Примечания (состояние, наличие подписей, отметок).
4. Подтверждение
   • Подпись ответственного архивариуса.
   • Дата составления описи.
   • Печать архива.

Формы и бланки, используемые в работе

Для оформления описи в Владимирском архиве применяются следующие формы:

• Форма 107 – официальная опись вложения (используется при пересылке ценных документов через Почту России).
• Форма В‑1 – внутренняя опись фондов, утверждённая приказом Минкультуры РФ.
• Электронный шаблон – доступен в личном кабинете архивов и позволяет заполнять опись онлайн, а затем экспортировать её в PDF/Excel.

Контактная информация для обращения в Владимирский архив

5.1 Официальный сайт

https://vlad-archive.ru

5.2 Горячая линия

Для срочных вопросов и получения консультаций по оформлению описи звоните по горячей линии:

• Телефон: +7 (4922) -2‑22‑22 (круглосуточно)

5.3 Основные телефонные номера

• Приёмная (рабочие часы 9:00‑18:00): +7 (4922) -2‑33‑44
• Отдел документального обеспечения: +7 (4922) -2‑55‑66
• Техническая поддержка (электронный документооборот): +7 (4922) -2‑77‑88

5.4 Электронный адрес

Для письменных запросов используйте e‑mail:

• info@vlad-archive.ru – общие вопросы.
• doc@vlad-archive.ru – вопросы, связанные с оформлением описи и передачей документов.

5.5 Личный кабинет

Все заявители могут оформить запросы, загрузить сканы документов и получить готовую опись через личный кабинет. Регистрация бесплатна, после подтверждения личности открывается доступ к:

• Онлайн‑формам описи (Ф‑1, Ф‑107).
• Истории запросов и статусу их выполнения.
• Электронным копиям документов.

5.6 Личный приём (приёмные часы)

Для личного обращения в архив необходимо записаться заранее через телефон или онлайн‑форму.

• Приёмные часы: Пн‑Пт, 10:00‑16:00 (по предварительной записи).
• Адрес: ул. Советская, 12, г. Владимир, Владимирская область, 600000.

5;7 График приёма

5.8 Отделы архива

• Отдел исторических фондов – работа с документами 1917‑1991 гг.
• Отдел документального обеспечения – подготовка описи, сканирование, электронный документооборот.
• Отдел публичных запросов – выдача копий, консультации граждан.
• Отдел консервации и реставрации – сохранение оригинальных материалов.

5.9 Руководство архива

Контактные данные руководителей отделов (по состоянию на 2026 год):

• Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович, тел. +7 (4922) -2‑33‑44, e‑mail: s.ivanov@vlad-archive.ru
• Начальник отдела исторических фондов: Петрова Елена Викторовна, тел. +7 (4922) -2‑55‑66
• Начальник отдела документального обеспечения: Смирнов Алексей Михайлович, тел. +7 (4922) -2‑77‑88

5.10 Отзывы пользователей

Ниже представлены реальные отзывы посетителей и исследователей, оставленные на официальном сайте:

1. «Благодарю сотрудников архива за оперативную подготовку описи фондов. Всё было сделано в срок, а электронные копии удобно скачивать через личный кабинет.» – Марина К., историк‑исследователь.
2. «Горячая линия действительно работает круглосуточно – помогли уточнить детали по оформлению Ф‑107, пока я находился в командировке.» – Дмитрий Л., юрист.
3. «Отдел консервации быстро восстановил повреждённый документ 1930‑х годов, после чего опись была дополнена новыми данными.» – Алексей С., архивист.

Полезные ссылки

• Бланк Ф‑107 (Word)
• Бланк Ф‑107 (PDF)
• Электронный шаблон описи фондов (Excel)
• Часто задаваемые вопросы

Если у вас возникли дополнительные вопросы по составлению описи фондов Владимирского архива, не стесняйтесь обращаться по указанным контактам. Мы готовы помочь вам в любой момент!