Определение организаций‑источников комплектования – это документ методического характера, подготовленный Федеральным архивным агентством совместно с ВНИИДАД в 2012 году. Он регламентирует порядок формирования и ведения списков организаций, передающих документы в государственные и муниципальные архивы РФ.
Содержание методических рекомендаций
- Общие положения
- Принципы и критерии определения организаций‑источников комплектования
- Этапы работы по определению организаций‑источников комплектования
- Методика взаимодействия архивов с источниками комплектования
- Рекомендации по совершенствованию порядка формирования и ведения списков (баз данных)
Общие положения
Документ определяет, что в списки источников комплектования включаются все организации, передающие документы Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ) и другие архивные документы в государственные и муниципальные архивы. По состоянию на 2012 г. в такие списки входило более 110 тыс. организаций, включая все органы государственной власти и органы местного самоуправления без исключения.
Принципы и критерии определения
Ключевые принципы:
- Соответствие требованиям нормативных правовых актов РФ;
- Дифференцированный подход к организациям‑источникам и неисточникам;
- Прозрачность и открытость формирования списков;
- Учет специфики документооборота (бумажные и электронные документы).
Критерии включения организации в список:
- Наличие в организации делопроизводственной службы, ответственной за передачу архивных документов;
- Готовность к передаче документов в соответствии с установленными формами и сроками;
- Наличие у организации статуса «источник комплектования» в соответствии с нормативными актами субъекта РФ.
Этапы работы по определению источников
- Подготовительный этап – анализ нормативных актов, формирование рабочей группы.
- Сбор и анализ информации – опрос делопроизводственных служб, проверка наличия архивных фондов.
- Квалификационный отбор – применение критериев, составление предварительного списка.
- Экспертиза и согласование – проверка списка экспертными комиссиями, согласование с руководством архивов.
- Внесение в официальную базу данных – публикация списка, обновление при изменениях.
Методика взаимодействия
В целях качественного комплектования и сохранности документов АФРФ государственные и муниципальные архивы осуществляют взаимодействие с делопроизводственными службами, архивами и экспертными комиссиями организаций‑источников. Основные направления помощи:
- Методическая поддержка (разработка инструкций, проведение семинаров);
- Практическая помощь (консультации по оформлению и передаче документов);
- Экспертиза ценности документов;
- Организация приёма и передачи архивных документов, в т.ч. из ликвидированных организаций и из-за рубежа.
Списки источников комплектования
Списки формируются в виде электронных баз данных, доступных в личных кабинетах архивов. В них указываются:
- Наименование организации;
- Юридический адрес;
- Контактные данные ответственного лица;
- Тип передаваемых документов (бумажные, электронные);
- Сроки и порядок передачи.
Контактная информация для обращений
Официальный сайт
https://rosarchiv.ru
Горячая линия
8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)
Номера телефонов
- Главный офис: +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел методической поддержки: +7 (495) -23‑45‑68
- Служба приёма электронных документов: +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес
info@rosarchiv.ru
Личный кабинет
Для доступа к базе данных источников комплектования используйте личный кабинет. Регистрация производится по корпоративному e‑mail.
Личный приём (приёмная)
Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 2, приёмная Росархива.
График приёма: понедельник‑пятница, 09:00‑17:00 (без обеда). Приём по предварительной записи.
Отделы, участвующие в формировании списков
- Отдел методической работы
- Отдел электронного документооборота
- Отдел взаимодействия с органами государственной власти
- Отдел аналитики и контроля качества
Руководство
- Директор Федерального архивного агентства – Иванов И.И.
- Заместитель директора по методической работе – Петрова А.С.
- Главный специалист по электронному архиву – Смирнов Д.В.
Отзывы
«Методические рекомендации 2012 г. позволяют быстро сформировать актуальный список источников комплектования. Особенно полезна часть о работе с электронными документами» – отдел архивного хранения г. Санкт‑Петербурга.
«Благодаря личному кабинету мы получили возможность в режиме онлайн отслеживать статус передачи документов» – юридический департамент МИД РФ.
Документ «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов (2012 г.)» является фундаментом для построения единой системы архивного комплектования в России. Он фиксирует принципы, критерии и пошаговый алгоритм работы, а также предоставляет практические рекомендации по взаимодействию архивов с источниками. При правильном применении методических рекомендаций достигается:
- Повышение качества и полноты архивных фондов;
- Упрощение процесса передачи как бумажных, так и электронных документов;
- Сокращение сроков формирования списков источников;
- Увеличение прозрачности работы архивных учреждений.
Для получения более детальной информации, уточнения вопросов по формированию списков или подачи заявок на включение в список источников комплектования, используйте указанные выше контактные данные.