Дата подготовки статьи:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Этапы организации архивного хранения
3. Электронные архивы и их интеграция
4. Учет и контроль документов
5. Подготовка документов к передаче в архив
6. Контакты для обращений

Муниципальные архивы играют ключевую роль в сохранении исторической памяти, обеспечивая надёжное хранение как бумажных, так и электронных документов, созданных органами местного самоуправления, предприятиями и гражданами. Правильная организация архивного хранения позволяет:

• Соблюсти требования законодательства;
• Обеспечить быстрый доступ к документам для их использования;
• Снизить риски утраты, порчи или несанкционированного доступа;
• Оптимизировать затраты на хранение.

Нормативно-правовая база

Основой организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в муниципальных архивах являются:

• Приказ Росархива № 24 от г. (ред. от ) – «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
• Методические рекомендации по применению вышеуказанных правил, которые раскрывают порядок:
  • приёма и регистрации документов;
  • выбытия и снятия с учёта;
  • проведения выверки учётных документов;
  • оценки состояния документов.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от г.) и последующие поправки.

Этапы организации архивного хранения

Процесс организации хранения в муниципальном архиве делится на несколько последовательных этапов.

Планирование и подготовка помещения

• Определение требований к температурному режиму (18‑22 °C) и относительной влажности (45‑55 %).
• Обеспечение системы пожарной безопасности и контроля доступа.
• Разделение помещения на зоны: приём, хранение, обработка, выдача.

Формирование архивных фондов

Документы группируются по:

• Органу‑создателю;
• Виду документа (дело, акт, корреспонденция и пр.);
• Хронологическому периоду.

Комплектование и описание

Для каждого фонда составляется комплект (опись) с указанием:

1. Наименования фонда;
2. Срока хранения (постоянный, временный);
3. Состояния документов;
4. Условий доступа.

Учет и регистрация

Приём документов фиксируется в журнале приёма и в электронной базе данных архива. Приём сопровождается:

• Присвоением уникального архивного номера;
• Сканированием (для создания электронных копий);
• Подготовкой актов приёма‑передачи.

Хранение

Бумажные документы размещаются в специализированных архивных коробах, которые размещаются на стеллажах с учётом доступа к каждому документу. Электронные документы хранятся в защищённых серверных хранилищах с резервным копированием.

Выдача и использование

Для доступа к документам оформляется запрос, который регистрируется в системе. Выдача осуществляется в читальном зале под наблюдением архивариуса.

Электронные архивы и их интеграция

С 2020‑х годов в муниципальных архивах активно внедряется электронный документооборот (ЭДО). Основные шаги:

• Создание Электронного архивного фонда (ЭАФ) – единый реестр всех электронных документов.
• Обеспечение совместимости с системами ГИС «Архив» и Электронный документооборот (ЭДО) муниципального уровня.
• Применение цифровой подписи и шифрования для гарантии подлинности и конфиденциальности.
• Регулярное резервное копирование на внешние носители и в облачные хранилища.

Учет и контроль документов

Учет ведётся в двух формах:

1. Картотечный учёт – традиционный журнал‑реестр, где фиксируются все операции с документами.
2. Электронный учёт – специализированная информационная система (например, «Архив-ЭДО»), позволяющая:
   • Отслеживать перемещение документов в реальном времени;
   • Проводить автоматическую выверку данных;
   • Генерировать отчёты о состоянии фондов.

Подготовка документов к передаче в архив

Согласно Приказу Росархива № 24, подготовка дел к передаче включает:

• Проверку полноты и актуальности документов;
• Оценку их физического состояния (при необходимости – консервацию);
• Составление акта приёма‑передачи, в котором указываются:
  • Наименование и количество документов;
  • Сроки хранения;
  • Ответственные лица.
• Создание электронных копий (сканирование) и их привязка к бумажным оригиналам в системе учёта.

Контакты для обращений

Ниже указаны основные способы связи с муниципальным архивом, где вы можете получить консультацию, подать запрос или оставить отзыв.

Тип контакта	Информация
Официальный сайт	https://www.municipal-archive.ru
Горячая линия	8 (800) -55‑33‑44 (круглосуточно)
Номера телефонов	Отдел приёма документов – 8 (495) -23‑45‑67 Отдел электронных архивов – 8 (495) -23‑45‑68 Отдел выдачи и консультаций – 8 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес	info@municipal-archive.ru
Личный кабинет	https://cabinet.municipal-archive.ru/login (регистрация доступна после подтверждения личности)
Личный приём	Приём по предварительной записи через форму «Записаться на приём»
График приёма	Понедельник‑Пятница: 09:00 – 18:00 Суббота: 10:00 – 14:00 (только приём документов) Воскресенье: выходной
Отделы	Отдел приёма и комплектования документов Отдел учёта и контроля Отдел электронных архивов Отдел реставрации и консервации Отдел обслуживания читального зала
Руководство	Главный архивариус – Иванов Петр Сергеевич Заместитель по электронным архивам – Смирнова Ольга Викторовна Контактный телефон руководства – 8 (495) -23‑45‑70 Электронная почта – director@municipal-archive.ru
Отзывы	Мы ценим ваше мнение! Оставить отзыв можно через форму «Обратная связь» или по телефону горячей линии. Последние отзывы: «Быстро помогли получить необходимые документы для суда – 5/5» – Мария К. «Отличный сервис электронного архива, всё удобно и безопасно» – Алексей П. «Нужна была реставрация старых актов, работа выполнена качественно» – Ирина В.

---

Организация архивного хранения в муниципальных архивах – это комплексный процесс, требующий соблюдения законодательных норм, правильного технического обеспечения и чёткой системы учёта. Внедрение электронных технологий ускоряет работу, повышает доступность и защищённость документов. При правильном подходе архивы становятся надёжным хранилищем исторической и правовой информации, способствующим развитию муниципального управления и сохранению культурного наследия.

Если у вас возникли вопросы или вы хотите подробнее узнать о порядке передачи документов в архив, используйте указанные выше контакты.