Дата актуализации:  г. 14:22:41

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Основные принципы организации хранения
3. Классификация режимов хранения
4. Требования к условиям хранения
5. Процедура размещения и учёта
6. Перспективы цифровой трансформации
7. Контактная информация

Нормативно‑правовая база

Регулирование режима хранения государственных архивных документов осуществляется рядом федеральных актов:

• Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
• Приказ Министерства культуры РФ (утверждённый приказом ФАА от ) – дополнения к правилам хранения.
• Методические рекомендации ФАА, раскрывающие практику применения вышеуказанных правил.
• Распоряжение Правительства РФ от  г. № 637‑р «Об утверждении стратегического направления в области цифровой трансформации государственного управления» (пункт о переходе к электронному хранению к 2030 году).

Все документы, подпадающие под действие указанных нормативных актов, обязаны храниться в соответствии с установленными режимами, которые учитывают как содержание, так и степень конфиденциальности.

Основные принципы организации хранения

• Плановое размещение. Расстановка архивных документов определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждённым руководителем архива.
• Локализация. Документы, требующие особого режима (например, содержащие сведения государственной тайны), размещаются в специально отведённых, изолированных помещениях.
• Комплектование и учёт. Каждый документ фиксируется в реестре, а его физическое местоположение фиксируется в системе учёта (СХЭД – Система хранения электронных документов).
• Сохранность среды. Температурный режим, влажность, уровень освещённости и защита от пыли, вибраций и электромагнитных полей регулируются в соответствии с требованиями к типу носителя (бумага, микрофильм, электронные носители).

Классификация режимов хранения

В соответствии с Правилами ФАА выделяются следующие основные режимы:

Обычный (стандартный) режим

• Для документов, не содержащих сведений, ограниченных в доступе.
• Хранение в условиях 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
• Срок хранения определяется нормативными сроками (от 5 до 100 лет в зависимости от категории).

Обособленное (специальное) хранение

• Для документов, содержащих государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные особой категории.
• Размещение в закрытых, охраняемых помещениях с ограниченным доступом.
• Контроль доступа осуществляется посредством системы электронных пропусков и видеонаблюдения.

Долгосрочное (архивное) хранение

• Для документов, которые должны сохраняться более 50 лет (исторические, культурные ценности).
• Условия: температура 16‑18 °C, влажность 40‑45 %; минимальное освещение, защита от ультрафиолетового излучения.
• Регулярный мониторинг состояния носителей (каждые 5 лет).

Краткосрочное (рабочее) хранение

• Документы, находящиеся в процессе обработки, комплектования, классификации.
• Условия менее строгие, но всё равно контролируются (температура 20‑24 °C, влажность 50‑60 %).
• Срок хранения – до завершения всех процедур по их включению в архивный фонд.

Электронный режим

• Документы, переведённые в электронный вид и хранящиеся в СХЭД.
• Обеспечение целостности и подлинности посредством цифровой подписи, контроль доступа, резервное копирование.
• Плановый переход всех новых поступлений в электронный формат к 2030 году.

Требования к условиям хранения

Все помещения архивов обязаны соответствовать санитарным и пожарным требованиям, а также иметь систему автоматического контроля климатических параметров.

Процедура размещения и учёта

1. Приёмка документов. Осуществляется в отделе приёма‑регистрации, где документ фиксируется в журнале приёма.
2. Классификация. На основании классификаторов определяется категория, срок хранения и режим.
3. Комплектование. Документы формируют архивный фонд, которому присваивается уникальный код.
4. Размещение. Фонд размещается согласно схеме размещения, учитывая выбранный режим.
5. Учёт. Информация о местоположении вносится в электронный реестр (СХЭД); При изменении условий – проводится переоценка режима.
6. Контроль. Периодические проверки (каждые 12 месяцев) подтверждают соблюдение климатических параметров и целостности документов.

Перспективы цифровой трансформации

Согласно распоряжению Правительства РФ от  г. № 637‑р, к 2030 году все документы государственных органов должны храниться в электронном виде. Основные направления развития:

• Расширение Системы хранения электронных документов (СХЭД) – интеграция с региональными и муниципальными системами.
• Внедрение технологий блокчейн для обеспечения неизменности и подлинности электронных архивов.
• Автоматизация процессов оцифровки (сканирование, распознавание текста, метаданные).
• Создание централизованных дата‑центров с резервным копированием в географически разнесённых регионах.
• Обучение персонала – курсы по работе с электронными архивами, кибербезопасности и управлению цифровыми активами.

Переход к электронному формату не отменяет необходимость сохранения оригиналов в случае их исторической или юридической ценности.

Контактная информация для обращений

Если у вас возникли вопросы по режимам хранения, порядку доступа к архивным материалам или желаете подать заявку на получение копий документов, используйте ниже приведённые контакты.

Режимы хранения в государственных архивах – это комплекс мер, направленных на сохранение исторической, правовой и научной ценности документов. Правильный выбор режима, соблюдение климатических параметров и внедрение современных цифровых технологий позволяют обеспечить долговременную доступность и надёжность архивных материалов.

Для получения более детальной информации, уточнения сроков хранения конкретных категорий документов или подачи заявки на доступ к архивным материалам, пожалуйста, используйте указанные выше контакты.