Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно организовать хранение трудовых договоров и сопутствующей кадровой документации в архиве, какие нормативные требования необходимо соблюдать и какие практические шаги следует выполнить, чтобы избежать административных и уголовных последствий.

Нормативно‑правовая база

Согласно рекомендациям Роструда и Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ), сроки хранения трудовых договоров определяются датой их заключения:

• 75 лет – если договор заключён до 1 января 1998 года;
• 50 лет – если договор заключён после 1 января 1998 года.

Эти сроки распространяются как на оригиналы бумажных документов, так и на их электронные копии.

Какие документы относятся к трудовым договорам?

В архиве следует хранить не только основной трудовой договор, но и все сопутствующие документы:

1. Дополнительные соглашения (изменения условий труда, перевод, повышение квалификации);
2. Приказы о приёме на работу и увольнении;
3. Трудовые книжки (если они выдаются в бумажном виде);
4. Документы, подтверждающие оплату труда (расчётные листки, справки‑выписки);
5. Медицинские справки, связанные с трудовой деятельностью.

Выбор формы хранения: бумажные vs электронные документы

3.1 Бумажные документы

• Хранятся в специально оборудованных архивных помещениях (с контролем влажности и температуры).
• Документы размещаются в папках, пронумерованных в соответствии с единой классификацией (УКД — Учетно‑классификационный документ).
• Для быстрого поиска используют карточный учет (инвентарные карточки).

3.2 Электронные документы

• Сканируются в формате PDF/A‑2 (стандарт архивного формата).
• Хранятся в системе электронного документооборота (ЭДО) с обязательным резервным копированием.
• Для обеспечения юридической силы применяется Электронная подпись (ЭП) и метка времени.

Процесс передачи трудовых договоров в архив

1. Подготовка перечня документов – формируется список всех трудовых договоров и сопутствующих бумаг, подлежащих передаче.
2. Классификация – каждый документ получает код согласно УКД (например, 01‑01‑01 – трудовые договоры).
3. Оформление актов приема‑передачи – подписывается акт между кадровой службой и архивом.
4. Физическое перемещение – бумажные документы помещаются в архивные коробки, электронные – в защищённый сервер.
5. Регистрация в реестре – вносится запись в реестр архивных документов с указанием сроков хранения.
6. Контроль и аудит – периодически (раз в год) проводится проверка соответствия фактического состояния документов установленным требованиям.

Как обеспечить сохранность и доступность?

• Организовать систему индексации (по ФИО, дате заключения, подразделению).
• Вести журнал доступа – фиксировать, кто и когда запрашивал документ.
• Обеспечить резервное копирование электронных файлов не реже одного раза в месяц.
• Проводить периодическую проверку состояния бумажных носителей (проверка на плесень, повреждения).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у трудового договора, заключённого в 2020 году?

Согласно действующим нормативам – 50 лет с даты заключения.

Можно ли хранить трудовые договоры только в электронном виде?

Да, при условии, что электронные копии соответствуют требованиям ФЗ «Об архивном деле» (PDF/A, ЭП, метка времени) и обеспечен доступ к оригиналам в случае проверки.

Что делать, если срок хранения уже истёк?

Документ подлежит уничтожению (либо утилизации) в соответствии с регламентом уничтожения архивных материалов, оформляется акт об уничтожении.

Последствия несоблюдения сроков хранения

Нарушение требований к срокам и порядку хранения может привести к:

• Административной ответственности (штрафы до 500 000 рублей);
• Уголовной ответственности в случае умышленного уничтожения документов, необходимых для расследования;
• Потери доказательной силы в трудовых спорах.

Рекомендации экспертов

Для минимизации рисков рекомендуется:

• Разработать внутренний регламент по работе с архивом, согласованный с юридическим отделом;
• Назначить ответственного за архив (например, главного архивариуса или специалиста по документообороту);
• Проводить обучающие семинары для кадрового персонала о сроках и порядке хранения;
• Внедрять автоматизированные системы контроля (workflow) для отслеживания сроков.

Контактная информация для обращения