Вопрос правильного обращения с документами стоит перед каждым государственным органом, муниципальными структурами и организациями, которые обязаны сохранять свои управленческие и служебные материалы. Данная статья подробно раскрывает, как происходит организация, хранение и последующая работа с документами в государственных архивах, а также предоставляет всю необходимую контактную информацию для обращения к архивным службам.

Понятие и значение организации архивных документов

Организация документов – это совокупность мероприятий, направленных на систематизацию, классификацию, регистрацию, хранение и обеспечение доступа к документам в течение их жизненного цикла. В государственных архивах эта работа регулируется федеральными и региональными нормативными актами, а также внутренними регламентами архивных учреждений.

Ключевые цели организации:

• Обеспечение достоверности и подлинности документов;
• Сокращение времени поиска нужных материалов;
• Соблюдение сроков хранения и уничтожения;
• Подготовка к оцифровке и удалённому использованию.

Жизненный цикл документа

Бумажный документ проходит несколько этапов, каждый из которых фиксируется в архивных журналах:

1. Создание – формирование первичного текста (приказ, протокол, акт).
2. Согласование – проверка содержания уполномоченными лицами.
3. Оформление – присвоение номера, регистрация в системе делопроизводства.
4. Подписание – заверение подписью ответственного лица.
5. Регистрация – внесение в реестр документов.
6. Направление исполнителям – передача в соответствующие подразделения.
7. Исполнение – выполнение предписаний, фиксирование результатов.
8. Формирование в дело – включение в дело (дело‑папку) для дальнейшего использования.
9. Оперативное хранение – размещение в архивном хранилище согласно срокам.
10. Оцифровка и удалённый доступ – создание электронных копий и размещение в ГИС‑системах.
11. Уничтожение – удаление после истечения срока хранения (если не подлежит постоянному хранению).

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие работу государственных архивов:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2022 г. н. 5);
• Приказ Минкультуры России № 123‑мк от г. «Об утверждении Положения о сроках хранения архивных документов»;
• Методические рекомендации «Перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения» (утверждены в 2024 г.).

Этапы организации документов в архиве

4.1 Приём и регистрация

Документы поступают в архив в виде бумажных оригиналов, электронных файлов или микрофильмов. На этом этапе осуществляется:

• Проверка комплектности;
• Присвоение уникального архивного номера;
• Внесение сведений в Электронный реестр архивных документов (ЭРЭАД).

4.2 Классификация и описание

Документы классифицируются по Единой классификационной системе (ЕКС) и описываются в карточках дел (в электронном виде – в системе ГИС УИАД).

4.3 Хранение

В зависимости от срока хранения (краткосрочный, среднесрочный, постоянный) документы размещаются в соответствующих архивных помещениях, оборудованных системой контроля микроклимата.

4.4 Оцифровка

С 2024 г. активно реализуется проект оцифровки архивных материалов. Оцифрованные копии размещаются в Государственной информационной системе удалённого использования архивных документов (ГИС УИАД), что обеспечивает быстрый доступ для исследователей и государственных органов.

4.5 Доступ и использование

Запросы на предоставление документов оформляются через личный кабинет заявителя или в личном приёме архивных специалистов. При необходимости возможна выдача оригиналов, копий или предоставление электронных версий.

Сроки хранения типовых документов

Оцифровка и удалённый доступ

В рамках программы «Цифровой архив России» реализованы следующие направления:

• Создание цифровых копий более 2 млн бумажных документов;
• Внедрение системы ГИС Платформа ЦХЭД для региональных архивов (пример – архив ЯНАО);
• Обеспечение защищённого доступа через личный кабинет (логин/пароль, двухфакторная аутентификация);
• Подключение к национальному порталу открытых данных data.gov.ru для публичных документов.

Контакты для обращения

Если у вас возникли вопросы по организации, хранению или получению архивных документов, используйте одну из нижеприведённых форм связи.

Официальный сайт

https://www.archives.gov.ru

Горячая линия

8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно, бесплатный звонок по России)

Номера телефонов

• Главный офис: +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел делопроизводства: +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел оцифровки: +7 (495) -23‑45‑69
• Служба поддержки пользователей ГИС УИАД: +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

info@archives.gov.ru

Личный кабинет

Для подачи заявок, отслеживания статуса запросов и получения электронных копий используйте личный кабинет заявителя. Регистрация доступна 24/7.

Личный приём (приёмные часы)

Приём специалистов проводится по предварительной записи. Записаться можно через личный кабинет или по телефону.

Отделы архива

• Отдел делопроизводства и регистрации документов;
• Отдел классификации и описания;
• Отдел хранения и консервации;
• Отдел оцифровки и электронного доступа;
• Отдел правовой поддержки и взаимодействия с пользователями.

Руководство

• Генеральный директор – Алексей Николаевич Смирнов;
• Заместитель директора по делопроизводству – Марина Владимировна Кузнецова;
• Заместитель директора по информационным технологиям – Дмитрий Сергеевич Лебедев.

Отзывы и предложения

Мы ценим ваше мнение! Оставить отзыв можно:

• Через форму обратной связи на официальном сайте;
• По электронной почте feedback@archives.gov.ru;
• Позвонить по горячей линии и оставить голосовое сообщение.

Все полученные отзывы рассматриваются в течение 5 рабочих дней, а результаты – публикуются в разделе «Отзывы пользователей» сайта.