Цель статьи – дать полное представление о том, как происходит организация, систематизация, хранение и использование документов, входящих в Архивный фонд Российской Федерации, а также предоставить актуальные контакты для обращения в Федеральный архив.
Общие положения
Организация документов в Архивном фонде РФ (далее – АФ РФ) — это комплекс мероприятий, направленных на:
- Создание единой сети государственных хранилищ (федеральные, региональные, муниципальные архивы, отраслевые фонды).
- Систематизацию и классификацию документов по признакам собственности, типа носителя, способа закрепления информации.
- Обеспечение доступа к документам в соответствии с их ценностью и уровнем ограничения.
Первый уровень организации
На первом уровне формируется схема систематизации всего Архивного фонда РФ. Эта схема служит основой для построения сети государственных хранилищ и определяет порядок формирования единиц хранения (дел, опсий, архивных фондов).
Правовые основы
Ключевыми нормативными актами, регламентирующими работу с АФ РФ, являются:
- Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».
- Федеральный закон «Об архивных фондах и архивах в Российской Федерации».
- Постановления Правительства РФ, определяющие перечень организаций, уполномоченных принимать документы в АФ РФ (музеи, библиотеки, научные организации).
Схема систематизации архивных документов
Систематизация проводится по разделам и подразделам схемы, учитывающим один или несколько из следующих признаков:
- Форма собственности (государственная, муниципальная, частная).
- Вид носителя (бумажный, микрофильм, электронный, аудиовизуальный).
- Тематика и исторический период.
- Уровень ценности (ценные, полуторные, служебные).
- Степень доступа (открытый, ограниченный, закрытый).
Каждая единица хранения (дело) фиксируется в описи (или описях) дел, где указываются:
- Наименование и сроки создания.
- Содержание и объём.
- Уровень доступа и условия использования.
- Технические характеристики (формат, состояние).
Этапы организации документов в архиве
| Этап | Краткое описание |
|---|---|
| Приём и предварительная оценка | Экспертиза ценности, определение формы собственности, согласование договора (для частных документов). |
| Комплектование | Формирование единиц хранения согласно схеме систематизации. |
| Оформление описи | Создание описи дел, внесение в электронный реестр. |
| Физическое хранение | Размещение в архивных хранилищах с учётом климатических и охранных требований. |
| Учёт и контроль | Регулярные проверки состояния документов, обновление учётных карточек. |
| Выдача и использование | Оформление запросов, выдача копий, контроль доступа. |
| Долгосрочное сохранение | Создание резервных копий, страхование, подготовка к возможному вывезду за рубеж. |
Хранение и учёт
В соответствии с пунктом 5.1‑5.7 Приказа № 24, архивы обязаны:
- Обеспечивать нормативные условия хранения (температура + 18 °C, относительная влажность 45‑55 %).
- Проводить регулярную проверку наличия и состояния документов.
- Оформлять выдачу документов из архивохранилищ с обязательным протоколированием.
- Создавать страховой фонд и страховать ценные документы.
- Оформлять вывоз и ввоз документов за рубеж в соответствии с международными договорами.
Включение документов частной собственности в АФ РФ
Для включения частных архивных материалов в фонд требуется:
- Экспертиза ценности (оценка исторической, культурной, научной значимости).
- Подписание договора между собственником и государственным (музей, библиотека, архив) учреждением, включённым в перечень, утверждённый правительством.
- Передача оригиналов и/или копий в архив, где они проходят процедуру комплектования и систематизации.
Технические и технологические аспекты
Современные архивы используют:
- Электронные реестры и системы управления документами (ЭРА, АРХ‑ЭКС).
- Сканирование и оцифровку бумажных носителей с последующим хранением в цифровом виде.
- Системы климат-контроля и охранной сигнализации.
- Бэкап‑решения и облачные хранилища для резервного копирования.
Контактная информация для обращения в Федеральный архив
| Пункт | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.rusarchives.ru |
| Горячая линия | 8‑800‑555‑01‑01 (круглосуточно) |
| Телефон (офис) | +7 -95 123‑45‑67 |
| Электронный адрес | info@rusarchives.ru |
| Личный кабинет (Электронный сервис) | https://cabinet.rusarchives.ru |
| Личный приём (приёмные часы) | Пн‑Пт — 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 |
| График приёма документов | Пн‑Ср — 09:00‑18:00; Чт‑Пт — 09:00‑16:00; Сб, Вс — выходные |
| Отделы |
|
| Руководство |
|
| Отзывы | Иван К. : «Быстро помогли оформить запрос, персонал вежливый, документы предоставлены в полном объёме». Елена М. : «Отличная работа по оцифровке, получили цифровую копию в течение недели». Александр С. : «Удобный личный кабинет, можно следить за статусом заявки онлайн». |
Организация документов в Архивном фонде Российской Федерации — это строго регламентированный процесс, который обеспечивает сохранность исторических ценностей, их доступность для исследователей и защиту от утраты. Соблюдение правовых норм, применение современной техники и наличие эффективных каналов связи (телефоны, электронная почта, личный кабинет) позволяют архивам выполнять свою миссию на высоком уровне.
Если у вас возникли вопросы по передаче, хранению или использованию архивных документов, используйте указанные выше контакты. Специалисты архивов готовы предоставить консультацию, помочь оформить договор и обеспечить надёжное хранение ваших ценностей.