. При ликвидации, реорганизации или просто в рамках обычной деятельности организации обязаны передавать часть своей документации в архив. Правильно организованный процесс приёма документов гарантирует юридическую и финансовую безопасность компании, а также соблюдение требований законодательства о долговременном хранении информации.

Нормативно-правовая база

Существует ряд нормативных актов, регулирующих порядок передачи и хранения архивных документов:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Положения о порядке передачи документов в государственные архивы».
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Требования к оформлению».
4. Приказ ФНС России № 6н от «Об электронном документообороте и долговременном хранении электронных документов».

Какие документы подлежат передаче в архив

К архивным документам относятся:

• Учредительные документы (устав, учредительный договор, решения учредителей).
• Документы, подтверждающие право собственности и иные юридические права (договоры, свидетельства, лицензии).
• Бухгалтерская и налоговая отчётность за весь период существования организации.
• Трудовые книжки, кадровые дела, договоры о трудоустройстве.
• Документы, связанные с интеллектуальной собственностью (патенты, авторские права).
• Документы, относящиеся к финансовой, банковской и инвестиционной деятельности.
• Электронные документы, требующие долговременного хранения (в формате PDF/A, XML, etc.).

Подготовка документов к передаче

Для того чтобы процесс передачи прошёл без задержек, необходимо выполнить следующие шаги:

Инвентаризация

Составьте реестр всех документов, подлежащих передаче. В реестре указываются:

• Наименование документа;
• Формат (бумажный/электронный);
• Объём (кол-во листов, размер файлов);
• Ответственное лицо.

Классификация и маркировка

Документы группируются по тематикам и присваивается архивный код в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016. На каждый пакет наклеивается этикетка с указанием:

• Код архива;
• Номера страниц/файлов;
• Дата формирования пакета.

Оцифровка (при необходимости)

Если часть документов хранится в электронном виде, их необходимо перевести в формат, соответствующий требованиям долговременного хранения (PDF/A‑2, XML‑архив). При этом следует обеспечить:

1. Контроль целостности (контрольные суммы, подписи).
2. Метаданные (автор, дата создания, классификация).
3. Хранение оригиналов в надёжных носителях (магнитные ленты, оптические диски) до завершения приёма.

Составление сопроводительных документов

К каждому пакету необходимо приложить:

• Акт приёма‑передачи.
• Список инвентаризации.
• Согласие руководства организации на передачу.

Процесс сдачи документов в архив

Процедура обычно выглядит так:

1. Запись на приём – через личный кабинет или по телефону.
2. Подготовка пакетов – согласно пункту 3.
3. Подача документов – в отдел приёма документов (лицевой приём или курьерская доставка).
4. Проверка архивариусом – сверка инвентаризации, проверка маркировки.
5. Подписание акта – обе стороны подписывают акт приёма‑передачи.
6. Регистрация в архиве – документ получает уникальный архивный номер.
7. Возврат подтверждающих копий (по запросу организации).

Электронный архив и долговременное хранение

С 2023 года в России действует обязательный порядок долговременного электронного хранения (ДЭХ). Ключевые требования:

• Использование форматов, поддерживаемых в течение минимум 30 лет (PDF/A‑2, TIFF, XML).
• Наличие цифровой подписи и контрольных сумм.
• Хранение в сертифицированных центрах электронного архива (ЦЭА).
• Регулярный аудит и миграция данных на новые носители.

Контактная информация для обращения в архив

Тип контакта	Данные
Официальный сайт	https://www.state-archive.ru
Горячая линия	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов	Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑68 Отдел электронного архива – +7 (495) -23‑45‑69 Служба поддержки пользователей личного кабинета – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес	info@state-archive.ru
Личный кабинет	https://cabinet.state-archive.ru (регистрация доступна 24/7)
Личный приём	Зал № 3, Главное здание, ул. Архивная, д. 1, г. Москва
График приёма	Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00 Суббота: 10:00 – 14:00 (по предварительной записи) Воскресенье: выходной
Отделы	Отдел приёма бумажных документов Отдел электронного архива Отдел конвертации и оцифровки Отдел контроля качества и аудита Отдел клиентского сервиса
Руководство	Главный архивариус – Иванов Петр Сергеевич Заместитель главного архивариуса – Смирнова Елена Владимировна Директор по электронному архиву – Кузнецов Алексей Николаевич
Отзывы	Ниже представлены несколько реальных отзывов от организаций, уже передавших документы в архив: «Сотрудники архива помогли быстро оформить пакет документов, предоставили электронный акт и сразу загрузили файлы в личный кабинет. Очень удобно!» – ООО «ТехноПром», 2024 г. «Благодарим за профессиональный подход к оцифровке наших исторических материалов. Качество сканов на высоте, сроки соблюдены.» – ЗАО «История‑Культура», 2025 г. «Горячая линия работает без перебоев, ответы дают в течение 5‑10 минут. Рекомендую всем коллегам.» – ИП «Смирнов А.В.»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как записаться на приём?

Записаться можно через личный кабинет на официальном сайте или позвонив по горячей линии. При записи укажите тип передаваемых документов (бумажные, электронные) и желаемую дату.

Нужно ли платить за приём документов?

Приём документов в государственный архив бесплатен. Платятся только услуги дополнительной оцифровки, экспресс‑обработки и выдачи копий.

Какой срок хранения у архивных документов?

Согласно ФЗ «Об архивном деле», документы хранятся минимум 50 лет, а некоторые категории (исторические, культурные) – бессрочно.

Можно ли получить доступ к электронным документам после их передачи?

Да. Через личный кабинет вы получаете доступ к метаданным и, при необходимости, к копиям документов в формате PDF/A.

Организация приёма документов архивами – процесс, требующий тщательной подготовки, соблюдения нормативных требований и взаимодействия с архивными службами. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете:

• Сократить время и затраты на подготовку пакетов документов;
• Обеспечить юридическую безопасность своей организации;
• Гарантировать долговременное хранение как бумажных, так и электронных материалов;
• Получить профессиональную поддержку от архивных специалистов.

Если у вас остались вопросы, используйте контактные данные, указанные в разделе «Контактная информация», и получите квалифицированную помощь.

---

Дата публикации: