Особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который обладает непреходящей культурно‑исторической и научной ценностью, имеет особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учёта, хранения и использования.

Правовая основа

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
2. Постановление Правительства РФ от № 873 «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования архивных фондов».
3. Приказ Минкультуры России № 44 от «О совещании‑семинаре по работе с уникальными и особо ценными документами» (письмо Росархива 8/1615‑Т).
4. Нормативные акты, регламентирующие работу с документами, содержащими государственную тайну (раздел 52.1).

Классификация архивных документов

Все документы, включённые в Архивный фонд РФ, делятся на три основные категории:

• Обычные ценные документы – подлежат постоянному хранению, но не требуют особых условий.
• Уникальные документы – единственные в своём роде, часто оригиналы, требующие повышенного уровня охраны.
• Особо ценные документы (ОЦ) – обладают высшей степенью ценности, к ним применяются специальные режимы учёта, хранения и использования.

Выявление и экспертиза ОЦ‑документов

3.1 Критерии экспертизы

Экспертиза ценности проводится на основе принципов историзма, системности и целостности. Ключевые критерии:

• Происхождение (автор, учреждение‑источник).
• Содержание (информационная, научная, культурная ценность).
• Внешние особенности (материал, наличие драгоценных металлов, состояние).

3.2 Порядок проведения

1. Инициатива – архив организации, государственный или муниципальный архив, а также ЭПК (уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ) могут инициировать экспертизу.
2. Сбор и подготовка описи дел, включающих потенциально ОЦ‑документы.
3. Экспертная комиссия (в составе специалистов ГА РФ, РГАНТД, профильных учёных) проводит оценку.
4. Результаты фиксируются в отметке ЭПК и передаются в центральный реестр.

Учёт и регистрация ОЦ‑документов

После признания документом ОЦ:

• Создаётся отдельный описьный лист с указанием всех реквизитов.
• Документ вносится в Единый реестр ОЦ‑документов, где фиксируются сведения о месте хранения, состоянии, режиме доступа.
• Для каждого ОЦ‑документа открывается страховой фонд и фонд пользования (в бумажном виде – 5701 дело, 518 145 кадров, из них 3945 дел – ОЦ).

Хранение и консервация

5.1 Условия хранения

Особо ценные документы хранятся в специально оборудованных помещениях, где соблюдаются:

• Температурный режим 18‑20 °C.
• Относительная влажность 45‑55 %.
• Контроль за световым воздействием (не более 50 лк);
• Защита от пыли, механических повреждений и химических загрязнителей.

5.2 Консервационные мероприятия

Для документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, применяются:

1. Профилактическая очистка и стабилизация бумаги.
2. Ламинирование или размещение в архивных папках из безкислотных материалов.
3. Химическая дезинфекция при необходимости.
4. Регулярный мониторинг состояния (каждые 6 мес.) и корректировка условий хранения;

Доступ и использование ОЦ‑документов

Режим доступа к особо ценным документам регулируется нормативными актами и внутренними инструкциями архива.

• Запросы рассматриваются в течение 10 рабочих дней (подлинники) и 20 рабочих дней (копии).
• Для просмотра подлинников требуется письменное согласование с руководителем архива или уполномоченным лицом.
• Копии могут быть выданы в виде фотокопий, сканов или микрофильмов, при условии соблюдения правовых ограничений (например, государственная тайна).
• Все операции фиксируются в журнале выдачи и в системе электронного учёта.

Страховой и фонд пользования

Для ОЦ‑документов создаётся страховой фонд, который покрывает расходы на консервацию, восстановление и возможные потери. Фонд пользования обеспечивает:

• Краткосрочный доступ исследователям.
• Хранение копий в репозиториях (цифровой архив).
• Контроль за количеством выданных копий.

Организационная структура работы с ОЦ‑документами

Руководство архивов

Главный архив России (ГА РФ) возглавляет директор архива – Иванов Петр Сергеевич (на 2026 год). На региональном уровне – руководители государственных архивов субъектов РФ, назначаемые приказом Минкультуры.

Отзывы и мнения пользователей

Контактная информация

Работа с особо ценными документами требует строгого соблюдения законодательных норм, высокой квалификации персонала и современных технологических решений. При правильной организации процессов такие документы сохраняются для будущих поколений, а их исследовательская ценность полностью раскрывается.