Официальное структурное подразделение Ульяновского государственного университета (УлГУ), отвечающее за архивное дело, — это Отдел архивного фонда. Данный отдел обеспечивает полный цикл работы с документами: от формирования дел и их экспертизы до выдачи архивных справок гражданам и структурным подразделениям университета. Ниже представлена подробная информация на основе официальных данных с сайта УлГУ.

Описание и сфера деятельности

Отдел архивного фонда УлГУ выполняет ключевые функции по сохранению документального наследия университета. Основные направления работы включают:

• Прием, учет и хранение архивных документов, образующихся в деятельности структурных подразделений университета.
• Обеспечение доступа к документам: ответы на запросы, выдача дел, документов и их копий для служебного и научного пользования.
• Экспертиза ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения для отбора в Архивный фонд РФ или выявления подлежащих уничтожению.
• Подготовка описей дел постоянного и временного хранения, а также актов о выделении к уничтожению.
• Взаимодействие с Госархивом Ульяновской области (ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области») по вопросам передачи документов на государственное хранение.
• Методическая помощь подразделениям и сотрудникам УлГУ по формированию, оформлению и передаче дел в архив.
• Разработка и корректировка номенклатуры дел университета.

Официальный сайт и онлайн-сервисы

Основной информационный ресурс отдела размещен на официальном портале УлГУ в разделе «Сведения об образовательной организации» → «Структура»:

• Страница Отдела архивного фонда: https://www.ulsu.ru/sveden/struct/damy0pn7-xgz7-3mwt-qs3z-bjtto7q1ywdr

На странице отдела публикуются актуальные контакты, нормативные документы (Инструкция по делопроизводству УлГУ, номенклатура дел) и инструкции по обращению за справками.

Контакты для обращений

Номера телефонов

• Прямой телефон Отдела архивного фонда: Уточняйте на официальной странице отдела.
• Единая справочная УлГУ (приемная ректоратура): +7 (8422) -1-XX-XX (точные актуальные номера смотрите в разделе «Контакты» на главном сайте ulsu.ru).

Электронный адрес (E-mail)

• Рабочий e-mail отдела для приема запросов и отправки сканов документов публикуется на сайте отдела. Обращения также можно направить через общий адрес университета: info@ulsu.ru с пометкой «Для Отдела архивного фонда».

Горячая линия

Специализированная «горячая линия» именно Отдела архивного фонда не выделена в открытых источниках. Для срочных вопросов рекомендуется:

1. Звонить по телефону, указанному на сайте отдела.
2. Использовать форму обратной связи на портале УлГУ.
3. Обращаться через Личный кабинет ЭИОС (см. ниже).

Личный кабинет (ЭИОС УлГУ)

Это основной и наиболее удобный канал для заказа архивных справок и отслеживания статуса заявки.

• Портал: Электронная информационно-образовательная система (ЭИОС) УлГУ;
• Функционал: Подача заявления на имя ректора УлГУ на выдачу архивной справки, загрузка сканов документов, получение готового результата в электронном виде или уведомление о готовности к выдаче на руки.
• Доступ: Требуется авторизация (логин/пароль студента/сотрудника/выпускника). Выпускники, у которых нет доступа, должны направлять заявление на имя ректора почтой или через представителя.

Личный прием и график приема посетителей

Внимание: Конкретный график приема посетителей (дни недели, часы, перерыв на обед) и номер кабинета не приведены в источнике [1]. Обычно архивные отделы вузов работают в будние дни в первой половине дня.

Рекомендуемый алгоритм действий:

1. Заранее оформить запрос через Личный кабинет ЭИОС или направить заявление на e-mail отдела.
2. Дождаться уведомления о готовности документа (на почту или в ЛК).
3. Уточнить по телефону (указанному на сайте отдела) удобное время для личной выдачи.

Документы для получения справки на руки:

• Паспорт гражданина РФ (документ, удостоверяющий личность).
• Нотариально заверенная доверенность (если получает доверенное лицо).

Структура и отделы

В структуре УлГУ архивное дело централизовано в одном подразделении:

• Отдел архивного фонда — единственное структурное подразделение, осуществляющее функции архива университета.

Внутри отдела могут выделяться сектора (сектор постоянного хранения, сектор временного хранения, сектор по личному составу), однако их отдельные контакты и руководители во внешнем доступе не публикуются. Все вопросы решаются через руководителя Отдела архивного фонда.

Руководство

Информация о ФИО руководителя Отдела архивного фонда (начальнике отдела) в предоставленном источнике [1] отсутствует. Данные о руководящем составе структурных подразделений обычно размещаются:

• На странице отдела (в блоке «Сотрудники» или «Руководство»).
• В разделе «Руководство университета» на главном сайте УлГУ (приказы о назначении).

Для официальных обращений (заявления на имя ректора) документ подписывает Ректор УлГУ, а исполнителем по существу выступает начальник Отдела архивного фонда.

Порядок заказа и получения архивных справок (Инструкция)

Процедура регламентируется Приказом ректора УлГУ от № 1487 («Инструкция по делопроизводству УлГУ») и Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Способы обращения:

1. Через Личный кабинет ЭИОС (Приоритетный): Авторизация → Раздел «Архив/Справки» → Заполнение формы → Отправка.
2. Направление заявления на имя Ректора УлГУ: В письменной форме (по почте, через приемную или на e-mail отдела). В заявлении обязательно указать: ФИО полностью, дату рождения, годы обучения/работы, факультет/кафедру, цель справки (в ПФР, в другой вуз и т.д.), контактный телефон.

Сроки исполнения:

• Стандартный срок, до 30 календарных дней (согласно архивному законодательству).
• На практике справки по стандартным запросам (подтверждение обучения, трудового стажа) часто готовятся быстрее (3–10 рабочих дней).

Выдача результата:

• В электронном виде (в Личный кабинет ЭИОС / на e-mail) — с ЭЦП или сканом подписи/печати.
• На бумажном носителе — лично или доверенному лицу в Отделе архивного фонда по предъявлении паспорта.

Нормативная база работы отдела

Деятельность Отдела архивного фонда строится на следующих ключевых документах:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ…».
• Указ Президента РФ от № 293 «Положение о Федеральном архивном агентстве».
• Приказ Ректора УлГУ от № 1487 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству УлГУ».
• Номенклатура дел УлГУ (утверждается ежегодно).

Отзывы и репутация

В открытых источниках (карты Яндекс/2ГИС, отзовики, форумы выпускников) специализированных отзывов именно об Отделе архивного фонда УлГУ не обнаружено. Оценки обычно интегрированы в общий рейтинг университета.

Краткая шпаргалка для обращения (Чек-лист)

1. Подготовьте данные: ФИО (при обучении/работе), дату рождения, период обучения/работы, факультет/институт/кафедру.
2. Выберите способ: Лучше всего — Личный кабинет ЭИОС. Альтернатива — письмо на имя Ректора на e-mail отдела (уточните на сайте).
3. Укажите цель: «Для ПФР», «Для трудовой книжки», «Для поступления в магистратуру» и т.д. — от этого зависит форма справки.
4. Дождитесь уведомления: Не ездите в архив заранее — дождитесь сообщения «Готово к выдаче».
5. Заберите документ: Возьмите паспорт. Если едет другой человек — оформите нотариальную доверенность с правом получения архивных документов.

Дата актуализации информации: . Данные основаны на официальном источнике УлГУ (страница Отдела архивного фонда). Перед визитом или отправкой запроса обязательно проверяйте актуальные контакты и график на официальном сайте, так как они могут меняться.