Дата актуализации: г.
Общее описание
Отдел обеспечения сохранности документов (ОСЗД) – это специализированное подразделение любого государственного‚ муниципального или научного архива‚ задача которого состоит в создании и поддержании нормативных условий хранения‚ учёта и использования архивных документов. Основная цель отдела – исключить хищение‚ утрату и физическое повреждение документов‚ а также обеспечить их доступность для исследователей и граждан.
Нормативно‑правовая база
Деятельность отдела регулируется следующими документами:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказ Росархива от 2 марта 2020 г. № 526 с изменениями от 26 сентября 2022 г. «Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства по обеспечению сохранности архивных документов в чрезвычайных ситуациях.
- Внутренние регламенты конкретного архива (положения о работе отдела‚ регламенты температурно‑влажностных режимов‚ санитарно‑гигиенические нормы и др.).
Ключевые задачи отдела
- Создание оптимальных условий хранения: контроль температурно‑влажностных‚ световых и санитарных режимов.
- Комплектование и учет документов: ведение архивного фонда‚ регистрация поступивших и выданных дел.
- Техническая обработка: реставрация‚ переплет‚ консервация‚ оцифровка уникальных и особо ценных документов.
- Контроль доступа: обеспечение надёжного режима выдачи и возврата документов‚ защита от несанкционированного доступа.
- Плановая проверка состояния: регулярный осмотр и диагностика физического состояния документов‚ планирование специальных обработок.
- Обучение персонала: проведение инструктажей и семинаров по работе с архивными материалами.
- Экстренное реагирование: подготовка и реализация мероприятий по сохранности в случае пожара‚ затопления или других ЧС.
Структура отдела
В зависимости от размеров архива отдел может включать следующие подразделения:
- Отдел контроля климатических условий – отвечает за мониторинг и регулирование температурно‑влажностных режимов.
- Отдел консервации и реставрации – осуществляет физическую обработку документов‚ их ремонт и укрепление.
- Отдел оцифровки и цифровой консервации – переводит бумажные носители в электронный формат и обеспечивает их долгосрочное хранение.
- Отдел учёта и выдачи документов – ведёт реестр‚ контролирует выдачу и возврат материалов.
- Отдел подготовки к чрезвычайным ситуациям – разрабатывает планы эвакуации и защиты архивных фондов.
Руководство отдела
На 2026 год руководителем отдела является д. т. Иванов Сергей Петрович‚ кандидат исторических наук‚ с более чем 20‑летним опытом работы в архивном деле.
Контактная информация
Официальный сайт
- https://www.example-archive.ru
Горячая линия
- Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов отдела
- Основной телефон отдела: +7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы 09:00‑18:00)
- Служба экстренной поддержки (ЧС): +7 (495) -23‑45‑69 (24 ч.)
Электронный адрес
- Общий запрос: info@example-archive.ru
- Технические вопросы: techsupport@example-archive.ru
Личный кабинет (для заявителей)
- URL: https://cabinet.example-archive.ru
- Функции: подача заявок на выдачу документов‚ отслеживание статуса‚ получение электронных копий.
Личный приём руководителя
- Время приёма: вторник‚ 14:00‑16:00
- Место: кабинет руководителя‚ 2‑й этаж‚ конференц‑зал «А».
- Запись обязательна через личный кабинет или по телефону +7 (495) -23‑45‑68.
График приёма отдела
- Понедельник‑Пятница: 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
- Суббота: 10:00‑14:00 (только при предварительной записи)
- Воскресенье: выходной
Отделы в составе ОЗСД
- Контроль климатических условий
- Консервация и реставрация
- Оцифровка и цифровая консервация
- Учёт и выдача документов
- Экстренные ситуации
Отзывы пользователей
«Отдел быстро отреагировал на запрос о выдаче редкой карты 1917 года‚ предоставив как оригинал‚ так и скан в высоком разрешении. Профессиональный подход и вежливый персонал!» – А. Смирнова‚ исследователь
«Благодарю за помощь в восстановлении повреждённого рукописного протокола. Реставраторы отдела проделали отличную работу‚ документ теперь выглядит как новый.» – В. Кузнецов‚ историк‑культуролог
Как подать заявку на обслуживание
Для получения услуги от отдела необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Зарегистрироваться в личном кабинете на официальном сайте архива.
- Выбрать тип услуги: консервация‚ оцифровка‚ выдача оригинала‚ консультация.
- Заполнить форму заявки‚ указав реквизиты документа (номер‚ год‚ фонд).
- При необходимости приложить скан‑копию запроса (например‚ научный проект).
- Отправить заявку и дождаться подтверждения (обычно в течение 1‑3 рабочих дней).
После подтверждения вы получите расписание работ‚ а также информацию о стоимости (если услуга платная) и сроках выполнения.
Отдел обеспечения сохранности документов в архиве – это фундаментальная часть любой архивной структуры. Он гарантирует‚ что ценные исторические‚ юридические и культурные материалы сохраняются в надлежащем состоянии‚ доступны для исследования и защищены от любых угроз. При правильной организации работы отдела архивы способны выполнять свою миссию – передавать память о прошлом будущим поколениям.