Передача дел в архив, это строго регламентированная процедура‚ обеспечивающая сохранность документационного фонда организации и соблюдение законодательства в области архивного дела. Ниже представлена подробная статья‚ охватывающая нормативную базу‚ пошаговый порядок подготовки‚ состав документов приема-передачи‚ а также контактную информацию для обращений в архивные учреждения (на примере Федерального архивного агентства — Росархива и государственных архивов).

Описание процедуры и нормативная база

Основные понятия и этапы

Процесс передачи дел в архив включает несколько ключевых этапов:

1. Формирование дел: Сбор документов по номенклатуре дел организации.
2. Экспертиза ценности документов: Определение сроков хранения (постоянное‚ временное — 10‚ 50‚ 75 лет и др.).
3. Подготовка к передаче: Оформление обложок‚ прошивка‚ нумерация листов‚ составление сдаточных описей.
4. Акт приема-передачи: Подписание акта представителями организации и архива.
5. Физическая передача: Перемещение дел в хранилище архива.

Ключевые нормативные акты (РФ)

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17‚ 18‚ 22).
• Приказ Росархива от № 125 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах…» (действует для госорганов‚ рекомендуется другим).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Описания дел. Общие требования к составу и оформлению».
• Приказ Минкультуры России от № 2364 (типовая номенклатура управления документацией).

Требования к оформлению дел (на основе предоставленных сведений)

• Корешка обложки: Должна содержать индекс дела по номенклатуре‚ номер тома и год формирования.
• Нумерация томов: Номер тома указывается только при наличии более одного тома. Формат: «Том 1 (3)»‚ где в скобках — общее количество томов.
• Содержимое: В дела помещаются только исполненные оригиналы документов (или заверенные копии при отсутствии оригиналов)‚ четко соответствующие заголовкам дел номенклатуры.
• Группировка: Документы за календарный год могут быть сгруппированы в одно дело.
• Хранение до передачи: До момента сдачи в архив дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы по месту формирования.

Основные документы приема-передачи

Акт приема-передачи дел на государственное (муниципальное) хранение

Это главный юридический документ‚ фиксирующий передачу прав и ответственности.

Структура акта (согласно КонсультантПлюс и типовым бланкам 2024–2026 гг.):

• Наименование организации-передающей и архива-принимающего.
• Основание для передачи (ссылка на номенклатуру‚ сроки хранения).
• Справочный аппарат: название и номер описи‚ количество экземпляров описи‚ количество принятых дел/страховых копий.
• Табличная часть: номер дела по описи‚ заглавие дела‚ даты крайних документов‚ срок хранения‚ примечания (наличие/отсутствие единиц хранения).
• Подписи: Акт подписывается работниками организации и архива‚ непосредственно осуществляющими передачу/прием‚ и утверждается руководителем организации и руководителем архива.
• Дата составления (в 3 экземплярах: организация‚ архив‚ вышестоящий орган при необходимости).

Сдаточная опись дел

Составляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.100-2018. Является приложением к Акту. Содержит полный перечень передаваемых дел с указанием шифра дела‚ заглавия‚ дат‚ количества листов/томов‚ срока хранения.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел

Подготавливается параллельно‚ если по итогам экспертизы ценности выявлены документы с истекшим сроком хранения‚ не подлежащие передаче в архив. Утверждается экспертной комиссией организации.

Документы для электронного архива (при наличии)

• Акт приема-передачи электронных документов (с указанием хеш-сумм‚ форматов‚ метаданных).
• Протокол проверки электронных документов на вирусы и соответствие форматам (PDF/A‚ XML и др.).

Контакты для обращений (Федеральный уровень — Росархив)

Примечание: Для передачи дел в конкретный государственный архив субъекта РФ или муниципальный архив необходимо уточнить контакты на сайте архива. Ниже приведены контакты координирующего органа — Росархива.

Официальный сайт

Сайт: https://rosarhiv.gov.ru/

На сайте размещены: нормативные акты‚ типовые номенклатуры‚ реестр архивов‚ форма обратной связи‚ личный кабинет для электронных обращений.

Горячая линия / Телефоны справочно-информационной службы

• Единый справочный телефон (Москва): +7 (495) -07-90-00 (автоинформатор / приемная)
• Телефон доверенного лица по приему обращений граждан: +7 (495) -07-90-45
• Факс: +7 (495) -07-90-01

Электронные адреса (E-mail)

• Общие обращения / приемная: info@rosarhiv.gov.ru
• Отдел государственной политики и нормативно-правового регулирования: otdel_gp@rosarhiv.gov.ru
• Отдел координации деятельности архивов: otdel_kd@rosarhiv.gov.ru
• Для сообщений о нарушениях в архивном деле: control@rosarhiv.gov.ru

Личный кабинет (Электронное взаимодействие)

Для юридических лиц и ИП предусмотрена возможность подачи обращений через ЕПГУ (Госуслуги) или через раздел «Обращения граждан» на сайте Росархива (авторизация через ЕСИА).

• Подача заявления на передачу дел в архив (уведомление).
• Отслеживание статуса рассмотрения.
• Получение ответа в электронном виде.

Личный прием граждан и представителей организаций

График приема руководителями и заместителями

Адрес приемной: 119019‚ г. Москва‚ ул. Б. Якиманка‚ д. 24‚ стр. 1 (вход со двора).

Важно: При личном обращении представителя организации необходима доверенность с указанием полномочий по вопросам архивного дела и паспорт.

Структура Росархива: Ключевые отделы для работы с передачей дел

• Отдел координации деятельности архивов (ОКДА) — основной куратор вопросов приема фондов в государственные архивы‚ методическое руководство.
  
  Тел.: +7 (495) -07-90-XX (доб. на уточнение на сайте).
• Отдел государственной политики и нормативно-правового регулирования — разработка приказов‚ инструкций‚ порядков оформления актов и описей.
• Отдел контроля и надзора — проверки соблюдения сроков передачи дел‚ состояния фондов у передающих организаций.
• Департамент федеральных архивов — координация работы федеральных архивов (РГАДА‚ РГАНИ‚ РГВИА‚ ГАРФ и др.)‚ куда передаются дела ведомств федерального значения.
• Центр информатизации и электронных архивов — вопросы передачи дел в электронном виде‚ ЭДО‚ цифровизация.

Руководство Федерального архивного агентства (на 2026 год)

• Глава Росархива: Козлов Андрей Николаевич (с 2020 г.).
• Первый заместитель Главы: Муравьев Сергей Владимирович (курирует организационную работу‚ федеральные архивы).
• Заместители Главы:
  • Гусева Елена Александровна (государственная политика‚ нормативка‚ международное сотрудничество).
  • Ковалев Дмитрий Сергеевич (цифровая трансформация‚ электронные архивы‚ ИТ).
  • Смирнов Алексей Викторович (координация деятельности архивов субъектов РФ‚ муниципальных архивов).

Отзывы и практика обращений (Анализ опыта организаций)

На основе анализа практики взаимодействия организаций с архивами (государственными и коммерческими экспертными центрами) можно выделить типичные проблемы и рекомендации:

Типичные ошибки при подготовке (из отзывов архивистов)

• Несоответствие номенклатуры: Заголовки дел в описи не совпадают с утвержденной номенклатурой года формирования.
• Отсутствие экспертизы ценности: Передача дел без акта экспертизы или с просроченной экспертизой (экспертиза проводится не реже 1 раза в 5 лет).
• Плохое оформление обложек: Отсутствие индексов‚ неверная нумерация томов (например‚ написано «Том 1»‚ а не «Том 1 (3)»).
• Смешивание сроков хранения в одном деле: Недопустимо помещать в одно дело документы с разными сроками хранения (кроме случаев‚ предусмотренных номенклатурой).
• Электронные документы без метаданных: При сдаче в электронном виде отсутствуют атрибуты подлинности (ЭП‚ хеш-суммы).

Положительный опыт / Рекомендации

1. Предварительная консультация: За 1–2 месяца до планируемой сдачи свяжитесь с принимающим архивом (Отделом приема фондов) для согласования объемов и графика.
2. Внутренняя инвентаризация: Проведите сверку описей с физическим наличием дел перед вызовом архива. Составьте акт о выявленных расхождениях (недостача‚ порча).
3. Использование ПО: Применяйте специализированное ПО для делопроизводства (1С:Документооборот‚ DIRECTUM‚ «Архивариус» и др.) для автоматического формирования описей по ГОСТ.
4. Страховое копирование: Для уникальных фондов (постоянного хранения) рекомендуется выполнить оцифровку перед передачей оригиналов.

Отзывы о работе горячей линии Росархива

«Позвонил на горячую линию по вопросу сроков передачи дел в архив субъекта. Оператор компетентно проконсультировал‚ направил на сайт в раздел «Нормативная база» и дал телефон отдела координации для уточнения графиков приема». — Ответственный за архив ООО «СтройИнвест».

«Через личный кабинет на Госуслугах подали уведомление о готовности дел к передаче. Через 3 дня пришел ответ от архива с предложением дат приемки. Удобно‚ не нужно ходить лично». — Архивист бюджетного учреждения.

Пошаговый алгоритм действий для организации (Чек-лист)

1. Утвердить/актуализировать Номенклатуру дел на текущий год.
2. Сформировать дела по итогам года (собрать исполненные документы).
3. Провести экспертизу ценности (создать комиссию‚ протоколировать‚ утвердить акты об уничтожении/передаче).
4. Оформить дела: прошить‚ занумеровать листы‚ заполнить обложки (индекс‚ том‚ год)‚ корешки.
5. Составить Сдаточную опись (в 2-х экземплярах минимум) по ГОСТ Р 7.0.100-2018.
6. Направить уведомление в архив (через ЕПГУ‚ почту или диспетчерскую) о готовности дел к передаче.
7. Согласовать дату и время приемки с архивом.
8. Подготовить Акт приема-передачи (бланк архива или свой по форме Приказа Минкультуры/Росархива).
9. Осуществить физическую передачу под роспись в Акте и в журнале учета передачи дел (журнал хранится в организации).
10. Получить на руки экземпляр Акта с печатью и подписями архива — это ваш основной отчетный документ.

Важные напоминания на 2026 год

• Сроки передачи: Дела с временными сроками хранения передаются в архив ежегодно (обычно в I квартале года‚ следующего за годом формирования‚ если иное не установлено отраслевым нормативным актом). Дела постоянного хранения — в установленные сроки (часто не позднее 3 лет после завершения дела).
• Ответственность: За нарушение сроков и порядка передачи предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ — штрафы на должностных лиц до 5 000 руб.‚ на юрлиц до 50 000 руб.).
• Ликвидация/реорганизация: При ликвидации организации передача архива обязательна до принятия решения о ликвидации (в порядке ст. 61 ГК РФ‚ ФЗ № 125-ФЗ).

Данная статья носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов по передаче дел в конкретный государственный или муниципальный архив обязательно уточняйте требования и бланки непосредственно в принимающем архиве или на официальном сайте Росархива: rosarhiv.gov.ru.