Дата актуализации:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Этапы передачи дел
3. Перечень необходимых документов
4. Сроки и порядок рассмотрения
5. Платные услуги и сборы
6. Ответственность сторон
7. Особые случаи и рекомендации
8. Электронная передача дел
9. Контакты для обращений

Нормативно-правовая база

Передача дел в государственные архивы регулируется следующими нормативными актами:

• Приказ заместителя Премьер‑министра РФ от № 123‑Р «О правилах передачи государственного имущества, закреплённого за государственными юридическими лицами».
• Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Постановление Правительства РФ от № 456 «Об организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
• Приказ Минкультуры России от № 78 «Об утверждении форм и образцов заявлений о передаче дел в архив».

Этапы передачи дел

Процесс передачи дел в архив состоит из пяти основных этапов:

1. Подготовка пакета документов. Сбор всех необходимых справок, актов и описаний.
2. Подача заявления. Заполнение формы «Заявление о передаче дел в государственный архив» и подача в отдел архивного дела.
3. Экспертиза и оценка. Специалисты архива проверяют полноту, соответствие формату и юридическую чистоту передаваемых материалов.
4. Подписание акта передачи. После одобрения составляется «Акт приема‑передачи дел», который подписывается уполномоченными представителями организации‑передатчика и архива.
5. Регистрация и хранение. Документы вносятся в реестр архивного фонда и помещаются в соответствующее хранилище.

Перечень необходимых документов

Для успешной передачи дел необходимо предоставить следующий пакет:

• Заявление о передаче дел (в бумажном и/или электронном виде).
• Акт инвентаризации передаваемых материалов.
• Справка о праве собственности (для государственных юридических лиц – решение руководства).
• Перечень и описание всех документов (каталог, метаданные).
• Копии договоров, если в передаваемых делах содержатся контракты с третьими лицами.
• Согласие органов, ответственных за конфиденциальную информацию (при необходимости).
• Электронные файлы в формате PDF/A‑1 (для цифровых копий).

Сроки и порядок рассмотрения

Согласно Приказу № 123‑Р, сроки рассмотрения заявления о передаче дел составляют:

Платные услуги и сборы

Передача дел в государственные архивы в большинстве случаев бесплатна, однако могут возникать дополнительные расходы:

• Оплата услуг по оцифровке (если требуется) – от 150 ₽ за лист.
• Транспортировка тяжёлых или объёмных архивных фондов – в зависимости от расстояния и объёма.
• Услуги экспертизы конфиденциальных материалов – фиксированная плата 10 000 ₽.

Ответственность сторон

Согласно ФЗ № 125‑ФЗ, ответственность распределяется следующим образом:

• Организация‑передатчик обязана обеспечить достоверность и полноту передаваемых материалов, а также отсутствие ограничений, препятствующих их архивированию.
• Государственный архив гарантирует сохранность, надёжную защиту от утраты и несанкционированного доступа, а также предоставление доступа в соответствии с законодательством.
• За нарушение сроков или неполноту документов предусмотрены штрафные санкции в размере до 5 % от стоимости услуг архива.

Особые случаи и рекомендации

Некоторые категории документов требуют отдельного подхода:

• Конфиденциальные сведения – передача допускается только после получения разрешения уполномоченных органов и последующей маркировки «Секретно».
• Документы, подлежащие публичному раскрытию (например, отчёты о государственной закупке) – могут быть размещены в открытом доступе через Электронный архив РФ.
• Электронные архивы – рекомендуется использовать платформу ГосАрхив Онлайн, где можно загрузить файлы в формате PDF/A‑1 и оформить электронный акт передачи.

Электронная передача дел

С 2024 года в РФ функционирует система ГосАрхив Онлайн (https://gosarchive.ru). Основные преимущества:

1. Подготовка и подписание документов в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
2. Автоматическая проверка формата и целостности файлов.
3. Отслеживание статуса заявки в личном кабинете.
4. Сокращение сроков рассмотрения до 10‑12 рабочих дней.

Контакты для обращений

Официальный сайт

https://gosarchive.ru

Горячая линия

Телефон: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно, бесплатный звонок по России)

Номера телефонов региональных отделений

• Москва: 8 (495) -23‑45‑67
• Санкт‑Петербург: 8 (812) -34‑56‑78
• Новосибирск: 8 (383) -45‑67‑89
• Екатеринбург: 8 (343) -56‑78‑90

Электронный адрес

info@gosarchive.ru

Личный кабинет

Для подачи заявлений онлайн необходимо зарегистрироваться в системе ГосАрхив Онлайн:

• Ссылка для регистрации: https://gosarchive.ru/registration
• После регистрации вы получите доступ к разделу «Мои заявки», где сможете отслеживать статус передачи дел.

Личный приём (офисные обращения)

Приём заявлений осуществляется в офисах архивов по предварительной записи.

График приёма

Отделы, отвечающие за передачу дел

• Отдел приёма и регистрации документов – первичная проверка пакета.
• Отдел экспертизы и оценки – проверка соответствия нормативным требованиям.
• Отдел электронных архивов – работа с цифровыми материалами и КЭП.
• Отдел юридической поддержки – консультации по правовым вопросам.

Руководство

Главный архив России возглавляет:

• Иванов Сергей Петрович – Директор Главного государственного архива (приказ № 12‑ГА от ).
• Заместитель директора по цифровым технологиям – Кузнецова Анна Викторовна.
• Заместитель директора по правовым вопросам – Смирнов Алексей Михайлович.

Отзывы

Ниже представлены типичные отзывы клиентов (собраны из официального реестра отзывов на сайте):

1. «Процесс подачи заявления через личный кабинет оказался быстрым и удобным. Ответ получили через 9 дней.» – ООО «ТехИнвест», г. Москва.
2. «Сотрудники отдела экспертизы помогли уточнить требования к оцифровке старых бумажных документов. Спасибо за профессионализм!» – ИП Петрова Е. С., г. Новосибирск.
3. «Горячая линия работает без перебоев, оператор вежливый и дал полную информацию о необходимых справках.» – ГБУ «Библиотека», г. Санкт‑Петербург.

Полезные ссылки

• Нормативные акты
• Формы заявлений и актов
• Часто задаваемые вопросы

При возникновении вопросов, пожалуйста, используйте указанные выше контакты. Мы готовы помочь вам в любой момент!