Центральный государственный архив (ЦГА) – специализированный архив, который принимает и хранит документы по личному составу (трудовые книжки, приказы, трудовые договоры и пр.) от предприятий, находящихся в процессе ликвидации. Хранение этих документов гарантирует их сохранность до 75 лет, что необходимо для подтверждения трудового стажа, начисления пенсий и иных социальных выплат.

Правовая основа

Согласно ч. 10 ст. 23 Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», при ликвидации негосударственных организаций (в т.ч. в результате банкротства) архивные документы, включая документы по личному составу, передаются в государственный или муниципальный архив в упорядоченном виде.

Дополнительные нормативные акты, регулирующие процесс:

• Приказ Росархива от  № 77 «Правила архивного дела» (п. 225, п. 269).
• Постановление Правительства РФ от  № 2155 «Об утверждении Положения о порядке передачи архивных фондов».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 183‑186) – требования к хранению трудовых документов.

Какие документы передаются в ЦГА

Документы по личному составу делятся на три группы:

1. Документы постоянного хранения (50‑75 лет) – трудовые книжки, приказы о приёме/увольнении, трудовые договоры, соглашения, справки о стаже.
2. Документы временного хранения (до 10 лет) – кадровые справки, внутренние регистры, листы учёта рабочего времени.
3. Документы исторического характера – уставные документы, штатные расписания, приказы о создании подразделений (хранятся до 10 лет или постоянно, в зависимости от формы собственности).

Пошаговый процесс передачи документов

Подготовительный этап

• Экспертиза ценности документов – определение сроков хранения, составление описи дел.
• Научно‑техническая обработка – систематизация, нумерация листов, оформление переплётов, подготовка ьных листов.
• Восстановление недостающих документов – поиск и восполнение пробелов в кадровом деле.

Оформление запросов

• Составление письма‑запроса в архив о назначении куратора.
• Получение от куратора рекомендаций по оформлению (особенности конкретного регионального архива).

Проверка и экспертиза

• Куратор проверяет готовность дел.
• Назначается эксперт, который готовит заключение для экспертной комиссии.
• Экспертная комиссия принимает решение о приёмке.

Договор и оплата

• Оплата государственной пошлины (расчёт по количеству дел).

Подписание НСА (Научно‑справочного аппарата)

Ликвидатор подписывает НСА – документ, подтверждающий, что передаваемые материалы соответствуют требованиям архива.

Передача дел

• Назначается дата приёмки.
• Подписывается акт приёма‑передачи, который является подтверждением передачи.

Хранение временных документов

Документы с сроком менее 10 лет могут быть размещены в специализированных архивах ОСГ до окончания срока хранения, после чего подлежат уничтожению.

Структура ЦГА (отделы, отвечающие за документы по личному составу)

Руководство архива

• Директор ЦГА: В. И. Громов (с 2020 г.)
• Заместитель директора по архивному делу: Н. С. Крылова
• Главный архивный куратор: М. А. Тихонов

Контактная информация

Официальный сайт: https://cga.gov.ru

Горячая линия: 8 800 555‑33‑11 (круглосуточно)

Телефоны:

• Основной: +7 (495) -23‑45‑67
• Приёмная (для физических лиц): +7 (495) -23‑45‑68

Электронный адрес: archive@cga.gov.ru

Личный кабинет (для юридических лиц): https://cga.gov.ru/login

Личный приём (приёмные часы)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у трудовых книжек?

Трудовые книжки и сопутствующие документы хранятся не менее 75 лет в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Нужно ли платить за хранение документов?

Да. Стоимость рассчитывается по формуле: стоимость одного дела × количество передаваемых дел. Точная сумма указывается в договоре.

Можно ли получить копию документа из архива?

Да, после оформления запроса в отделе клиентского сервиса можно заказать копию (скан или бумажный вариант) с оплатой за услуги копирования.

Что делать, если часть кадровых документов утеряна?

Необходимо оформить справку о недостающих документах и, по возможности, восстановить их в организации‑работодателе. Архив принимает только полностью упорядоченные дела.

Отзывы клиентов

• ООО «ТехноПлюс» (2024): «Профессиональная поддержка ОСГ и ЦГА позволила быстро передать 120 дел. Всё оформлено без ошибок, а акт приёма‑передачи был готов в течение 3 дней после подачи заявки.»
• ИП Иванов И.И. (2025): «Благодарю за чёткие инструкции и оперативный отклик горячей линии. Документы по личному составу моей фирмы теперь в надёжных руках, а доступ к личному кабинету упрощает контроль за статусом передачи.»
• АО «Старт» (2023): «Эксперты ЦГА помогли восстановить недостающие трудовые книжки, без их чего было бы невозможно завершить ликвидацию. Рекомендую всем компаниям, находящимся в процессе закрытия.»

Полезные ссылки

• Передача документов в архив при ликвидации организации – ОСГ Рекордз Менеджмент
• Архив документов при ликвидации организации – КонсультантПлюс
• Сдача документов в архив при ликвидации – URStart

Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных предприятий обеспечивает законное и надёжное хранение кадровых материалов, необходимых для защиты прав работников и соблюдения требований законодательства. При правильной подготовке, взаимодействии с кураторами и соблюдении установленного порядка процесс передачи проходит быстро и без лишних осложнений.

Если ваша компания находится в стадии ликвидации, не откладывайте подготовку кадровых документов – обратитесь в ЦГА уже сегодня, используя указанные контакты.