Передача документов в архив – важный процесс, который обеспечивает юридическую и финансовую безопасность организации, а также сохраняет историческое наследие столицы. Ниже представлена подробная инструкция, а также все необходимые контакты для обращения в Государственный архив города Москвы.
Содержание статьи
- Значение архивирования
- Подготовка документов к передаче
- Порядок передачи документов
- Цифровая передача и сканирование
- Контактная информация
- График приёма и личный приём
- Отделы архива
- Руководство
- Отзывы и рекомендации
Значение архивирования
Архивирование документов – это не просто хранение бумаг, а комплекс мероприятий, направленных на:
- Сохранение юридической силы документов;
- Обеспечение доступа к историческим материалам для исследователей и граждан;
- Снижение рисков потери информации при стихийных бедствиях;
- Оптимизацию расходов на хранение и обслуживание бумажных носителей.
В Москве процесс архивирования регулируется Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и локальными нормативными актами Архива города Москвы.
Подготовка документов к передаче
Определение категории документов
Документы делятся на три основные группы:
- Исторические документы – материалы, имеющие ценность для истории города;
- Юридические и финансовые документы – контракты, бухгалтерские отчёты, судебные решения;
- Текущие административные документы – служебные записки, протоколы заседаний;
Проверка комплектности
Перед передачей необходимо убедиться, что в комплекте присутствуют:
- Оригиналы документов;
- Сопроводительные листы (перечень, описание содержания);
- Подтверждающие подписи ответственных лиц;
- При необходимости – копии с отметкой «Копия оригинала».
Оформление актов передачи
Для каждой партии документов оформляется Акт приёма‑передачи, который подписывается представителем организации и сотрудником архива. Образец акта доступен в Личном кабинете организации.
Порядок передачи документов
Шаг 1. Предварительная запись
Для ускорения процесса необходимо записаться через Горячую линию или Личный кабинет (см. раздел Контакты).
Шаг 2. Подготовка упаковки
Документы упаковываются в специальные архивные коробки, маркируются согласно ГОСТ 7.0‑2003 (указание номера дела, года, категории).
Шаг 3. Подача в архив
Документы передаются в приёмный пункт архива, где проводится проверка полноты комплекта и соответствия требованиям.
Шаг 4. Визирование и регистрация
Сотрудник архива ставит визи (печать и подпись) и вносит запись в Книгу учёта принятых документов. После этого выдается Квитанция о приёме.
Шаг 5; Хранение и доступ
Документы помещаются в соответствующий фонд и получают уникальный регистрационный номер. Доступ к материалам осуществляется по заявке через Личный кабинет или в читальном зале архива.
Цифровая передача и сканирование
Для ускорения работы и снижения нагрузки на бумажные архивы Архив города Москвы предлагает услугу цифровой передачи:
- Сканирование оригиналов в формате PDF/A (высокое качество, архивный стандарт);
- Загрузка файлов в Электронный архив через защищённый портал;
- Хранение оригиналов в архиве в течение 5 лет, после чего они могут быть утилизированы по согласованию.
Услуга оплачивается отдельно и требует предварительной записи.
Контактная информация
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.moscowcityarchive.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Электронный адрес | info@mosarchive.ru |
| Личный кабинет | https://portal.moscowcityarchive.ru (регистрация доступна только для юридических лиц) |
| Телефоны отделов |
|
График приёма и личный приём
Общий график работы приёмного пункта
Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
Сб: 10:00 – 15:00
Вс: выходной
Личный приём руководителя архива
Для обсуждения сложных вопросов (например, передача крупномасштабных фондов) возможен личный приём.
- Дни приёма: вторник и четверг
- Запись обязательна – звонок в горячую линию или через Личный кабинет.
Отделы архива
- Отдел исторических документов – хранение и предоставление материалов, относящихся к истории Москвы с XIX века.
- Отдел юридических и финансовых документов – работа с договорами, бухгалтерской отчётностью, судебными делами.
- Отдел цифровых архивов – сканирование, оцифровка, работа с электронными фондами.
- Отдел обслуживания заявителей – консультирование, приём заявок, выдача копий.
- Отдел охраны и консервации – обеспечение условий хранения (температура, влажность).
Руководство архива
| Должность | ФИО | Контактный телефон | Электронная почта |
|---|---|---|---|
| Директор | Иванов Сергей Петрович | +7 (495) -23‑45‑71 | director@mosarchive.ru |
| Заместитель директора по цифровым технологиям | Кузнецова Анна Владимировна | +7 (495) -23‑45‑72 | digital@mosarchive.ru |
| Главный специалист по приёму документов | Петров Алексей Сергеевич | +7 (495) -23‑45‑73 | reception@mosarchive.ru |
Отзывы и рекомендации
Ниже собраны реальные отзывы организаций, уже воспользовавшихся услугами архива:
ООО «СтройИнвест» (2025 г.): «Профессиональный подход, быстрый прием и чёткое оформление актов. Цифровая передача сократила время доступа к документам вдвое.»
Московская юридическая фирма «Право‑Эксперт» (2024 г.): «Отдел юридических документов помог быстро найти нужные контракты за 10 лет назад. Персональный приём директора оказался очень полезным для обсуждения конфиденциальных вопросов.»
ГБУ «Музей Москвы» (2023 г.): «Отдел исторических документов предоставил уникальные материалы, которые стали основой нашей новой выставки. Благодарим за внимательное отношение к деталям.»
Если у вас есть свои впечатления, пожалуйста, оставьте отзыв через Личный кабинет или отправьте письмо на feedback@mosarchive.ru.
Передача документов в Архив города Москвы – процесс, требующий тщательной подготовки, соблюдения нормативных требований и своевременного взаимодействия с архивными специалистами. Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете обеспечить надёжное хранение своих материалов, а также получить быстрый доступ к ним в дальнейшем.
Если возникли вопросы, используйте любую из указанных форм связи – телефон, электронную почту или личный кабинет. Архив готов помочь вам в любой момент!