Содержание
- Этапы работ
- Техническое оснащение и программное обеспечение
- Юридические и нормативные аспекты
- Формирование стоимости проекта
- Преимущества цифрового архива
- Контактная информация
Перевод бумажных архивов на электронные носители – это один из самых эффективных способов обеспечить:
- Сохранность документов (защита от пожара, затопления, механических повреждений);
- Быстрый доступ к любой единице информации в любой точке России;
- Оптимизацию рабочих процессов (поиск, распределение, совместная работа);
- Снижение расходов на хранение, транспортировку и обслуживание бумажных носителей.
Компания «ЭлектроАрхив‑Сервис» (условное название) уже более 10 лет реализует проекты по цифровизации архивов в государственных и частных организациях по всей России. На ноябрь 2023 года у компании 17 филиалов – от Краснодара до Калининграда, от Новосибирска до Владивостока.
Этапы работ
Процесс перевода архива делится на несколько логически связанных стадий:
Предварительный аудит
- Оценка объёма и типа документов (бумажные, микрофильмы, фотоматериалы);
- Определение требований к конфиденциальности и срокам доступа;
- Разработка технического задания и сметы.
Подготовка материалов
- Сортировка, очистка и маркировка документов;
- Удаление скрепок, скотча, исправление повреждений;
- Создание каталога (метаданных) для последующего импорта.
Оцифровка
В зависимости от типа носителя используются:
- Сканеры формата A3‑A4 с разрешением 300‑600 dpi для обычных документов;
- Сканеры микрофильмов (высокая оптическая плотность);
- Фотосканеры для неграмотных материалов (чертежи, карты).
Постобработка и индексация
- Оптическое распознавание текста (OCR) – создание поисковых текстовых слоёв;
- Контроль качества (проверка размытости, цветопередачи);
- Формирование метаданных (дата, тип, подразделение, ответственный).
Хранение и интеграция
Готовые файлы помещаются в:
- Облачные хранилища (Microsoft Azure, Amazon S3, отечественный «КиберОблако»);
- Локальные серверы с резервным копированием;
- Системы электронного документооборота (ЭДО) – 1С:Документооборот, SAP ArchiveLink.
Обучение персонала и передача прав
Проводятся семинары и вебинары для сотрудников заказчика, а также предоставляются инструкции по работе с архивом.
Техническое оснащение и программное обеспечение
| Устройство | Модель / Характеристики | Назначение |
|---|---|---|
| Сканер листовой | Canon imageFORMULA DR‑G2140, 600 dpi, двусторонний | Оцифровка бумажных документов A4‑A3 |
| Сканер микрофильма | Zeutschel Z‑M 1000, 1200 dpi, автоматический загрузчик | Оцифровка микрофильмов и микрофишек |
| Сервер хранения | HPE ProLiant DL380 Gen10, 4 TB SSD + 20 TB HDD | Локальное архивное хранилище с резервным копированием |
| Программное обеспечение | ABBYY FlexiCapture, Kofax Capture, 1С:Документооборот | OCR, индексация, интеграция в ЭДО |
Для обеспечения безопасности данных используется шифрование AES‑256, а также система контроля доступа (RBAC).
Юридические и нормативные аспекты
Перевод архива в электронный вид регулируется несколькими нормативными актами РФ:
- Федеральный закон № 300-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Минцифры России от № 123 «Об утверждении требований к электронному архиву»;
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронные документы. Общие требования».
Компания гарантирует соответствие всем требованиям, включая:
- Соблюдение сроков хранения (не менее 50 лет для государственных документов);
- Подтверждение подлинности электронных копий (цифровая подпись, хеш‑суммы);
- Регулярный аудит и отчётность перед контролирующими органами.
Формирование стоимости проекта
Стоимость зависит от нескольких факторов:
- Объём оцифровываемых материалов (количество листов, микрофильмов);
- Сложность обработки (необходимость восстановления, цветная печать);
- Требуемый уровень защиты (шифрование, отдельный сервер);
- Наличие уже существующей ИТ‑инфраструктуры у заказчика.
Примерный прайс‑лист (по состоянию на 2026 г.):
| Услуга | Стоимость, ₽ (за 1 000 листов) |
|---|---|
| Сканирование чёрно‑белого документа (300 dpi) | 1 200 |
| Сканирование цветного документа (600 dpi) | 2 500 |
| Оцифровка микрофильма (1200 dpi) | 3 800 |
| OCR и индексация | 800 |
| Хранение в облаке (год) | 15 000 |
Для крупных заказов (от 500 000 листов) предусмотрены скидки до 15 %.
Преимущества цифрового архива
- Доступность 24/7 – любой уполномоченный сотрудник может просмотреть документ из любой точки России.
- Экономия места – физический архив заменяется на несколько серверных стоек.
- Ускоренный поиск – полнотекстовый поиск по OCR‑тексту за секунды.
- Безопасность – резервные копии, контроль доступа, защита от несанкционированных изменений.
- Соблюдение нормативов – автоматическое формирование актов и журналов соответствия.
Контактная информация
Если вы хотите узнать более подробные условия сотрудничества, оформить заявку или задать вопросы – используйте любые из указанных ниже каналов.
Официальный сайт
https://www.electroarchive-service.ru
Горячая линия
Телефон (многоканальная): +7 (495) -23‑45‑67 (Москва)
Региональные номера:
- Краснодар: +7 (861) -55‑11‑22
- Новосибирск: +7 (383) -77‑33‑44
- Владивосток: +7 (423) -88‑55‑66
- Калининград: +7 (4012) -3‑44‑55
Электронный адрес
info@electroarchive-service.ru
Личный кабинет заказчика
Для контроля статуса проекта и доступа к готовым материалам используйте личный кабинет. Регистрация доступна после подтверждения заявки.
Личный приём (офисные встречи)
Приёмные часы в головном офисе (Москва):
- Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00 (без перерыва)
- Суббота: 10:00 – 14:00
- Воскресенье: выходной
Для встречи в региональном филиале необходимо предварительно записаться по телефону или через личный кабинет.
График приёма в филиалах
| Город | Адрес | График приёма |
|---|---|---|
| Краснодар | ул. Пушкина, 12 | Пн‑Пт 09:00‑17:00 |
| Новосибирск | пр. Ленина, 45 | Пн‑Пт 10:00‑18:00 |
| Владивосток | ул. Советская, 7 | Вт‑Ср 09:00‑16:00 |
| Калининград | ул. Мира, 3 | Пн‑Пт 08:30‑17:30 |
Отделы, отвечающие за проект
- Отдел продаж – формирование коммерческих предложений, согласование цены.
- Технический отдел – аудит, подбор оборудования, контроль качества сканирования.
- Отдел ИТ‑безопасности – настройка шифрования, резервного копирования.
- Юридический отдел – проверка соответствия нормативным требованиям.
- Служба поддержки – постпроектное сопровождение, ответы на вопросы пользователей.
Руководство компании
- Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович
- Директор по развитию – Кузнецова Анна Владимировна
- Технический директор – Михайлов Дмитрий Сергеевич
- Директор по клиентскому сервису – Смирнова Ольга Николаевна
Отзывы клиентов
Ниже – несколько реальных отзывов (согласованы с клиентами):
«Сотрудничество с «ЭлектроАрхив‑Сервис» позволило нам сократить время поиска документов с нескольких дней до нескольких секунд. Качество сканирования выше всех ожиданий.» – ГК «ТехноСтрой», г. Новосибирск.
«Отличный сервис, гибкие цены и профессиональная поддержка на всех этапах проекта. Рекомендую всем, кто планирует модернизировать архивную систему.» – Министерство культуры РФ, г. Москва.
«Быстрая реакция службы поддержки, персональный кабинет удобный, а безопасность данных на высоте. Мы полностью перешли на электронный архив и больше не думаем о хранении бумажных папок.» – ООО «Альфа‑Логистик», г. Краснодар.
Перевод архива на электронные носители – это инвестиция в будущее вашей организации. С помощью профессионального подхода, современного оборудования и полного соответствия нормативным требованиям, «ЭлектроАрхив‑Сервис» гарантирует надёжность, доступность и экономию ресурсов. Свяжитесь с нами уже сегодня, чтобы обсудить детали вашего проекта!