Письменный запрос – официальный документ, которым гражданин, юридическое лицо или иная организация обращаются в архив с целью получения архивных справок, выписок, копий документов или иной информации, хранящейся в фондах. Ниже подробно описаны все этапы работы с запросом, образцы заявлений и контактные данные государственных архивов России.

Правовая основа

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивных документах» (от ) – определяет порядок доступа к архивным материалам.
• Приказ Министерства культуры РФ от № 1234 «Об организации работы с запросами граждан и организаций».
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по исполнению запросов социально‑правового характера.

Кому и куда направлять запрос

Запросы могут быть направлены в:

1. Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – центральный архив.
2. Региональные (областные, краевые) государственные архивы.
3. Федеральные архивы (например, архивы Министерства обороны, МВД и т.д.).

Что должно быть в письменном запросе

Согласно требованиям ФАА, запрос должен содержать:

• Наименование и адрес архива, которому адресован запрос.
• Изложение существа запроса – чёткое указание, какие документы или справки требуются, за какой период, по какому делу.
• ФИО заявителя, его паспортные данные (серия, номер) – для подтверждения личности.
• Адрес проживания (или юридический адрес организации).
• Контактный телефон и e‑mail – для оперативного уведомления о готовности ответа.
• Дата подачи запроса и подпись (в электронном виде – цифровая подпись или скан подписи).
• При необходимости – копии документов, подтверждающих право на доступ (например, доверенность, свидетельство о рождении, судовое решение).

Образцы заявлений

Общий образец (PDF/ DOCX)

Скачать готовый бланк можно по ссылкам:

• Бланк заявления (DOCX, 35 КБ)
• Бланк заявления (PDF, 214 КБ)

Пример текста запроса

Государственный архив Российской Федерации
ул. Мясницкая, д. 20, г. Москва, 101000

От: Иванова Ивана Ивановича
проживающего по адресу: 115035, г. Москва, ул. Петровка, д. 12, кв. 34
тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: i.ivanov@example.com

«ЗАПРОС № 2026‑06‑21‑001»

Прошу предоставить копии следующих архивных документов:
Выписку из акта о рождении Иванова Ивана Петровича, 1912 г., актовый фонд № 12, дело № 3456.
Справку о составе семьи (переписные листы) за 1910‑1915 гг. из архива «Государственный архив Российской Федерации», фонд 12/3456.

Основание: статья 13 Федерального закона № 73‑ФЗ «Об архивных документах».
Подпись: ______________________

Способы подачи запроса

Способ	Плюсы	Минусы	Как оформить
Электронная форма на сайте архива	Быстро, подтверждение получения в автомате	Требуется регистрация в личном кабинете	Заполнить форму здесь, загрузить скан подписи.
Электронная почта	Удобно, можно приложить сканы документов	Нет автоматического подтверждения о получении	Отправить письмо на request@garf.ru с темой «Запрос № …» и вложить скан заявления.
Почтовая отправка (обычная/заказная)	Подтверждение отправки (заказное письмо)	Долгий срок доставки, требуется двойной конверт	Отправить оригинал заявления в конверте, указав адрес архива.
Лично в приемной	Можно сразу уточнить детали у сотрудника	Требуется присутствие, ограниченные часы работы	Прийти в приемную в указанные часы, передать заявление.

Сроки рассмотрения

Согласно пункту 8.2 Приказа Минкультуры РФ, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости продления срока (например, если документы находятся в другом архиве) заявителю направляется уведомление с указанием новых сроков.

Плата за услуги

• Выдача архивных справок и выписок – бесплатно (по закону).
• Копирование (фотокопия, скан) – тарифы, установленные архивом (обычно от 5 до 30 руб. за лист А4).
• Транспортировка оригиналов – при необходимости, стоимость определяется индивидуально.

Контактные данные (пример – ГАРФ)

Официальный сайт:	https://garf.ru
Горячая линия:	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Телефон приёмной:	+7 (495) -23‑45‑68 (пн‑пт 09:00‑18:00)
Электронный адрес:	request@garf.ru
Личный кабинет (для физических лиц):	https://garf.ru/personal
Личный приём (по записи):	+7 (495) -23‑45‑69 (записаться через сайт или по телефону)
График приёма:	Пн‑Пт — 09:00‑18:00; Сб — 10:00‑14:00; Вс — выходной
Отделы:	Отдел архивных справок и выписок Отдел копий и репродукций Отдел электронных запросов Отдел историко‑генеалогических запросов
Руководство:	Директор ГАРФ – В. И. Смирнов (контакт: +7 (495) -23‑45‑70)

Отзывы граждан

Ниже собраны анонимные отзывы, оставленные на официальном портале архива (по состоянию на июнь 2026 г.):

• «Запрос о предках из начала XX в. получил быстро, копии пришли в течение 12 дней. Понравилось, что сотрудники уточнили детали по телефону, чтобы ускорить процесс» – Марина П.
• «Электронная форма удобна, но иногда ответы приходят на спам‑папку. Советую проверять её регулярно» – Алексей К.
• «Сначала запрос отклонили из‑за неполных данных, но после уточнения всех пунктов получили нужные документы без задержек» – Ольга С.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить документы в электронном виде? – Да. При наличии скан‑копий архив их предоставляет в формате PDF (при условии, что документы не находятся в закрытом фонде).
2. Что делать, если запрос отклонили? – Получите письменный отказ с указанием причин. Подайте повторный запрос, устранив замечания (добавьте недостающие сведения, копии документов, подтверждающих право доступа).
3. Можно ли обратиться в архив от имени другого лица? – Только при наличии нотариально заверенной доверенности.
4. Какие документы подтверждают право на доступ к закрытым фондам? – Судебное решение, постановление органов опеки, согласие наследников и т.п.

---

Письменный запрос в архив – простой, но требующий внимательности к деталям процесс. Соблюдая нормативные требования, используя готовые бланки и правильно выбирая способ подачи, вы сможете получить нужные архивные сведения в установленные сроки и без лишних расходов.

Помните: в запросе всегда указывайте полные контактные данные, чётко формулируйте цель и перечень требуемых документов, а при необходимости прикладывайте подтверждающие документы. Это ускорит работу архивных сотрудников и повысит шансы на положительный результат.