Цель статьи – дать подробные рекомендации по написанию и отправке письма‑запроса в государственный архив, а также предоставить всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные структуры․

Что такое письмо‑запрос в государственный архив?

Письмо‑запрос (иногда называют «запрос‑письмо» или «запрос‑письмо в архив») – это официальное обращение гражданина, организации или исследователя к архиву с просьбой предоставить копии или сведения из архивных документов․ Запрос может быть направлен в:

• федеральные архивы (например, Российский государственный архив древних актов);
• региональные (областные, краевые) архивы;
• муниципальные архивы․

Правовая основа

Оформление запросов регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от г․;
2. Постановление Правительства РФ № 1155 от г․ «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»;
3. Региональные нормативные акты, устанавливающие порядок работы конкретных архивов․

Когда нужен запрос?

• Для научных исследований и публикаций;
• Для подготовки генеалогических исследований;
• Для судебных и административных дел;
• Для получения справок о собственности, земельных участках, исторических событиях и т․д․

Как правильно оформить письмо‑запрос

Структура письма

Оптимальная структура письма‑запроса выглядит следующим образом:

Шапка письма
 – Наименование архива (полное официальное название)
 – Адрес, телефон, e‑mail, сайт
 – Дата

Обращение
 – Уважаемые сотрудники (название архива),

Текст запроса
 1․ ФИО (или название организации), контактные данные․
 2․ Краткое описание цели обращения (научное исследование, личные интересы и т․п․)․
 3․ Перечень требуемых документов (указать регистр, номер дела, год, тип документа, если известны)․
 4․ Указание формата получения (копия, скан, оригинал, электронный файл)․
 5․ Согласие на оплату услуг (если требуется) и указание способа оплаты․

Заключительная часть
 – Благодарность за рассмотрение․
 – Подпись (расшифровка подписи) и печать (для организаций)․

Приложения
 – Копия паспорта (для физических лиц) или устава (для юридических лиц)․
 – Доверенность (если запрос подаётся представителем)․

Пример письма‑запроса

Ниже – готовый образец, который можно адаптировать под свои нужды․

Российский государственный архив древних актов (РГАДА)
Адрес: ул․ Сретенка, 12/2, г; Москва, 127055
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
Э‑mail: info@rgada․ru
Сайт: https://www․rgada․ru
Уважаемые сотрудники Российского государственного архива древних актов!

Я, Иванов Иван Иванович, 1978 г․ р․, проживающий по адресу: г․ Москва, ул․ Пушкина, д․ 10, кв․ 5, прошу предоставить копии следующих архивных документов:

Дело № 12/34/5678 «Крестьянская реформа 1861 г․», 1861‑1863 гг․, листы 12‑20․
Дело № 45/67/8901 «Список населения С․-Петербургской губернии», 1855 г․, лист 45‑50․
Документы необходимы для подготовки научной статьи о реформе 1861 года․ Прошу предоставить скан‑копии в электронном виде (PDF) на мой электронный адрес: ivanov@example․com․ Я готов оплатить услуги копирования в размере, установленном архивом, и согласен на перечисление средств банковским переводом․

В подтверждение моей личности прилагаю копию паспорта․

Заранее благодарю за внимание к моему запросу․

С уважением,
Иванов Иван Иванович
(подпись)

Приложения:
Копия паспорта․

Подача запроса

• Лично – в приемном зале архива (по расписанию личного приема)․
• Почтой – заказным письмом с описью вложения․
• Электронно – через личный кабинет на официальном сайте (если такая услуга предусмотрена)․
• Факс – в редких случаях, по согласованию с архивом․

Сроки и стоимость

Согласно Положению о порядке доступа к архивным документам, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней со дня его получения․ При необходимости уточнения сведений срок может быть продлен до 60 дней․

Стоимость услуг зависит от объёма и формата предоставления документов․ Примерные тарифы:

• Копия бумажного документа – 30 руб․/лист;
• Сканирование – 15 руб․/лист;
• Поиск и подготовка дел – 500 руб․ за каждый запрос (если требуется дополнительный поиск)․

Как отследить статус запроса

Большинство архивов предоставляют возможность отслеживания статуса через:

• Личный кабинет на сайте (см․ раздел «Личный кабинет» ниже);
• Контактный телефон горячей линии;
• Электронную почту с указанием номера заявки․

Контактная информация (пример для Российского государственного архива древних актов)

Официальный сайт

https://www․rgada․ru

Горячая линия

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Отдел справочно‑информационного обслуживания – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел по работе с юридическими лицами – +7 (495) -23‑45‑69
• Отдел по работе с физическими лицами – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

e‑mail: info@rgada․ru

Личный кабинет

Для регистрации и подачи запросов онлайн перейдите по ссылке: Личный кабинет․ После регистрации вы сможете:

• Создавать и редактировать запросы;
• Отслеживать статус выполнения;
• Оплачивать услуги онлайн;
• Получать электронные копии документов․

Личный прием

Прием заявлений и запросов в личном порядке осуществляется по следующему расписанию:

День недели	Время
Понедельник	09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
Вторник	09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
Среда	09:00 – 12:00
Четверг	09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
Пятница	09:00 – 12:00, 14:00 – 16:00
Суббота, Воскресенье	Выходные

Отделы архива

• Отдел древних актов – работа с документами до 1917 г․
• Отдел средневековых рукописей – рукописные источники XI–XV вв․
• Отдел электронных копий – сканирование и цифровизация․
• Отдел юридической поддержки – консультации по правовым вопросам доступа․

Руководство архива

Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович (контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑71, e‑mail: director@rgada․ru)․

Отзывы и оценки работы архива

Собранные отзывы граждан и организаций доступны на странице «Отзывы»․ Ниже – несколько примеров:

• «Быстро нашли нужный документ, копия пришла в течение 3 дней․ Спасибо!» – Петрова А․ (историк)
• «Сотрудники вежливые, но процесс оплаты оказался сложным․ Нужно улучшить онлайн‑платежи»․ – ООО «ТехноСервис»
• «Отличный сервис, персонал помог оформить запрос даже без полного перечня документов»․ – Смирнов Д․ (генеалог)

---

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить документы бесплатно? – Да, если документ относится к публичному достоянию и не требует копирования (только просмотр в читальном зале)․
2. Какие документы нельзя запрашивать? – Документы, отнесённые к категории «секретные», «служебные» или «личные», охраняемые законом о защите персональных данных․
3. Можно ли запросить документы из нескольких архивов одновременно? – Да, но каждый архив рассматривает запрос отдельно; в письме укажите, в какие архивы направляете запрос․
4. Сколько времени занимает поиск редких рукописей? – До 60 дней, в зависимости от объёма и состояния фонда․

Письмо‑запрос в государственный архив – важный инструмент получения исторических и юридических сведений․ Правильное оформление, соблюдение правовых требований и использование доступных каналов связи (личный кабинет, горячая линия, личный приём) позволяют ускорить процесс и избежать лишних расходов․

Если у вас остались вопросы, используйте контактные данные, указанные выше, или обратитесь в личный кабинет архива․

---

Дата публикации статьи: