План‑график приема дел в архив – это документ, который фиксирует сроки и объёмы передачи архивных материалов от структурных подразделений организации в архив․ Он разрабатывается ежегодно, согласуется со всеми заинтересованными сторонами и утверждается руководителем организации․
Правовое основание
Согласно Инструкции по делопроизводству (п․ 206) и нормативным актам ФСИН России, каждый архив обязан:
- составлять годовой план работы с указанием конкретных видов архивных работ;
- разрабатывать план‑график приема дел в архив;
- согласовывать его со структурными подразделениями;
- утверждать документ руководителем организации или уполномоченным лицом․
Цели и задачи план‑графика
- Обеспечение своевременного и упорядоченного приёма дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения․
- Контроль за объёмом передаваемых материалов и их соответствием требованиям архивного законодательства․
- Оптимизация работы архивного персонала и подразделений‑передатчиков․
- Формирование отчётности о выполнении годового плана и планов‑графиков․
Состав план‑графика
Обязательные реквизиты
| Пункт | Содержание |
|---|---|
| Наименование организации‑передатчика | Полное официальное название (например, «Государственное унитарное предприятие «Транспортный центр»») |
| Сроки приёма | Конкретные даты (месяц‑год) и периодичность (ежемесячно, ежеквартально) |
| Виды принимаемых дел | Постоянное хранение, временное (свыше 10 лет), специальные категории |
| Годы охвата | Диапазон лет, за которые передаются документы (например, 2000‑2025) |
| Количество дел | Примерный объём (кол‑во дел, папок, метров пленки) |
| Ответственные лица | ФИО и должности сотрудников архивного отдела и подразделений‑передатчиков |
Пример структуры план‑графика (год 2026)
Январь‑февраль 2026 г․ – Приём дел отдела кадров (2000‑2015 гг․, 120 дел) Март‑апрель 2026 г․ – Приём дел финансового отдела (1995‑2005 гг․, 85 дел) Май‑июнь 2026 г․ – Приём дел юридического отдела (1990‑2000 гг․, 60 дел) Июль‑август 2026 г․ – Приём дел отдела ИТ (2010‑2020 гг․, 40 дел) Сентябрь‑октябрь 2026 г․ – Приём дел отдела маркетинга (2005‑2015 гг․, 70 дел) Ноябрь‑декабрь 2026 г․ – Приём дел отдела закупок (1998‑2008 гг․, 55 дел)
Алгоритм разработки и согласования
- Определение объёма передачи – каждый руководитель подразделения формирует перечень дел, подлежащих передаче, с указанием годов охвата и количества․
- Подготовка черновика – заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) собирает данные и формирует черновой план‑график․
- Согласование с подразделениями – черновик направляется руководителям всех подразделений для уточнения сроков и объёмов․
- Утверждение руководителем организации – после внесения правок документ подписывается генеральным директором (или уполномоченным лицом)․
- Публикация и информирование – утверждённый план‑график размещается в личном кабинете сотрудников и на официальном сайте архива․
- Контроль исполнения – архивный отдел ведёт журнал приёма‑передачи и ежемесячно сравнивает фактические данные с планом․
- Отчётность – по итогам года составляется отчёт о выполнении план‑графика и годового плана (см․ пункт 10․2․4)․
График приёма‑передачи дел
Приём‑передача дел производится в присутствии работника архива и представителя структурного подразделения․ Это гарантирует:
- полноту и достоверность передаваемых материалов;
- своевременное оформление актов приёма‑передачи;
- возможность уточнения вопросов непосредственно на месте․
Контактная информация для обращений
Все вопросы, связанные с план‑графиком, можно направлять по следующим каналам:
- Официальный сайт архива: https://archive․example․ru
- Горячая линия: 8‑800‑555‑1234 (круглосуточно)
- Телефон приёмной: +7 (495) -23‑45‑67 (будни 09:00‑18:00)
- Электронный адрес: archive@example․ru
- Личный кабинет сотрудника: https://archive․example․ru/login (для загрузки план‑графика и получения актов)
- Личный приём руководителя архива: г‑н․ Иванов П․ А․, кабинет 302, 2‑й этаж
- График личного приёма: Пн‑Пт 10:00‑12:00, по предварительной записи
Отделы, участвующие в процессе
- Отдел архивного дела
- Отдел делопроизводства
- Юридический отдел (консультации по нормативным требованиям)
- Отдел ИТ (электронные архивы)
- Отдел кадров (приём дел персонального состава)
Руководство архива
- Генеральный директор – Смирнов А․ В․
- Заведующий архивом – Иванов П․ А․
- Главный специалист по план‑графикам – Кузнецова Е․ С․
Отзывы пользователей
«Благодаря чётко составленному план‑графику мы смогли передать более 200 дел без задержек․ Процедура прозрачна, а сотрудники архива всегда готовы помочь․» – руководитель отдела кадров, ООО «Технополис»․
«Электронный личный кабинет ускорил процесс подачи заявок и получения актов․ Очень удобно, особенно в период удалённой работы․» – сотрудник юридического отдела, ГУ «Мосгорсуд»․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какие дела обязаны передаваться в архив?
Обязательно передаются дела, подлежащие постоянному хранению, а также документы, срок хранения которых превышает 10 лет․ Дела, хранящиеся менее 10 лет, передавать не требуется, если иное не предусмотрено внутренними регламентами․
Можно ли изменить сроки приёма после утверждения план‑графика?
Изменения возможны только после согласования с руководителями всех затронутых подразделений и повторного утверждения руководителем организации․
Как оформить акт приёма‑передачи?
Акт заполняется совместно представителем архива и подразделения‑передатчика, подписывается обеими сторонами и загружается в личный кабинет в течение 3 рабочих дней․
Куда обращаться в случае возникновения споров?
Все спорные вопросы решаются в Личном приёме руководителя архива или через официальную электронную почту archive@example․ru․
Правильно составленный план‑график приема дел в архив – фундамент эффективного архивного управления․ Он обеспечивает:
- своевременную передачу документов;
- соответствие законодательным требованиям;
- прозрачность и контроль над процессом;
- возможность оперативного формирования отчётности․
Следуя описанному алгоритму и используя предоставленные контакты, каждая организация сможет организовать работу с архивом на высоком профессиональном уровне․
Дата публикации: