Дата актуализации:  г․

Содержание

1. Нормативно-правовая база (2026 г․)
2. Этапы подготовки дел к архивному хранению
3. Экспертиза ценности документов и экспертные комиссии
4. Подготовка электронных документов
5. Контрольный список (чек‑лист)
6. Типичные ошибки и способы их предотвращения
7. Практические примеры оформления
8. Контактные данные для обращения

---

Подготовка дел к архивному хранению – это не просто формальная процедура․ От качества комплектования, оформления и экспертизы ценности зависит:

• Сохранность исторических и правовых сведений;
• Соблюдение сроков, установленных Федеральным законом «Об архивном деле»;
• Избежание штрафных санкций за несоблюдение нормативов;
• Упрощение доступа к документам в дальнейшем (поиск, выдача, использование)․

В 2026 г․ в действие вступили новые редакции Приказов ФАА и Росархива, а также ГОСТ Р 7․0․97‑2025 «Документация․ Архивные документы․ Требования к оформлению»․ Поэтому статья ориентирована именно на актуальные требования․

---

Нормативно‑правовая база (2026 г․)

Основные документы, регулирующие подготовку дел к архивному хранению:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г․ «Об архивном деле» (с изменениями до 2025 г․)․
2. Приказ Федерального архивного агентства № 77 от  г․ «Об организации подготовки дел и электронных документов к передаче в архив»․
3. Приказ Министерства культуры РФ № 2 от  г․ «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ»․
4. ГОСТ Р 7․0․97‑2025 «Документация․ Архивные документы․ Требования к оформлению»․
5. Основные правила работы архивов организаций (п․ 3․7․25, п․ 3․8․3) – одобрены Коллегией Росархива  г․
6. Методические рекомендации ФАА (приложения N 25 к Инструкции по делопроизводству)․

Все перечисленные акты обязательны к исполнению как в государственных, так и в муниципальных органах, а также в организациях, передающих документы в государственный архив;

---

Этапы подготовки дел к архивному хранению

Планирование и формирование номенклатуры дел

На основании нормативных актов формируется номенклатура дел – перечень дел, подлежащих передаче в архив․ При этом учитываются:

• Сроки хранения (от 1 до 75 лет, в зависимости от категории документов);
• Типовые архивные документы (приказы, протоколы, отчёты, электронные файлы);
• Требования к физическому состоянию носителей․

Экспертиза ценности документов

Экспертиза проводится экспертными комиссиями (ЭПК)․ На этом этапе определяется, какие документы подлежат:

• Переводу в архивный фонд;
• Уничтожению (по решению комиссии);
• Сохранению в текущем деле (если срок хранения ещё не истёк)․

Систематизация и комплектование дел

Для каждого дела необходимо выполнить:

1. Сбор всех документов, относящихся к делу․
2. Сортировку по хронологии и типу․
3. Нумерацию листов (если документ состоит из более чем 10 листов)․
4. Составление описи (описание содержания, даты, количество листов, сведения о подлиннике)․
5. Оформление обложки дел в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97‑2025 (включая штамп «Для архивного хранения», указание номера дела, срока хранения)․

Оформление сопроводительных документов

К каждому делу прилагаются:

• Акт приёма‑передачи (подписывается уполномоченными лицами организации и архива)․
• Согласие на передачу электронных файлов (если речь идёт о цифровом архиве)․
• Список исключений (документы, подлежащие уничтожению)․

Передача дел в архив

Документы передаются в архивное подразделение (структурное подразделение, осуществляющее хранение) в течение:

• Не менее 1 года и не более 3 лет после завершения делопроизводства (п․ 3․7․25)․
• С учётом сроков, указанных в номенклатуре дел․

Регистрация в архиве

Архив в течение 10 рабочих дней регистрирует поступившие дела, вносит их в журнал учёта и выдаёт квитанцию о приёме․ После этого документы находятся под охраной государства․

---

Экспертиза ценности документов и экспертные комиссии

Экспертные комиссии (ЭПК) формируются в каждом крупном государственном органе и в муниципальных учреждениях․ Их задачи:

• Оценка исторической, правовой и информационной ценности документов;
• Определение категории (основная, вспомогательная, служебная);
• Рекомендации по срокам хранения и способу архивирования;
• Контроль за правильностью отнесения документов к делам․

Состав комиссии обычно включает:

• Главного архивариуса организации;
• Юриста;
• Специалиста по информационным технологиям (для электронных документов);
• Представителя руководства․

---

Подготовка электронных документов

С 2024 г․ в действие вступили требования к долговременному хранению электронных документов (ЭД)․ Ключевые моменты:

1. Форматы файлов – предпочтительно использовать открытые и стандартизированные форматы (PDF/A‑2, TIFF, XML)․
2. Метаданные – каждый файл должен содержать обязательные метаданные (дата создания, автор, тип документа, срок хранения)․
3. Контроль целостности – использовать контрольные суммы (SHA‑256) и хранить их в отдельном реестре․
4. Электронный реестр дел – в архивном подразделении создаётся электронный журнал, где фиксируются номера дел, ссылки на файлы, их хеши и статус экспертизы․
5. Подписание цифровой подписью – обязательна для всех документов, подлежащих передаче в государственный архив․

При передаче электронных документов в архив необходимо оформить Электронный акт приёма‑передачи, который подписывается квалифицированной электронной подписью обеих сторон․

---

Контрольный список (чек‑лист) подготовки дел

№	Действие	Ответственный	Статус
1	Сформировать номенклатуру дел согласно нормативам	Главный архивариус	—
2	Провести экспертизу ценности (ЭПК)	Экспертная комиссия	—
3	Собрать и систематизировать документы	Ответственный за делопроизводство	—
4	Нумеровать листы, оформить обложку	Сотрудник архивного отдела	—
5	Составить опись и акт приёма‑передачи	Главный архивариус + руководитель подразделения	—
6	Подготовить электронные файлы (формат, метаданные, подпись)	ИТ‑отдел	—
7	Передать документы в архив (физически/электронно)	Ответственный за передачу	—
8	Получить квитанцию о приёме и внести запись в реестр	Главный архивариус	—

---

Типичные ошибки и способы их предотвращения

• Отсутствие номенклатуры дел․ Решение: разработать шаблон номенклатуры и утвердить его в руководстве․
• Неправильный формат электронных файлов․ Решение: использовать ГОСТ‑совместимые форматы и проверять их валидность․
• Отсутствие подписи в электронных актах․ Решение: внедрить электронный документооборот с поддержкой КЭП․
• Нарушение сроков передачи (меньше 1 года или более 3 лет)․ Решение: вести календарный план завершения дел и автоматические напоминания․
• Недостаточная защита от влаги и пыли при хранении бумажных дел․ Решение: использовать архивные коробки, климат‑контролируемые помещения․

---

Практические примеры оформления

Пример 1․ Оформление бумажного дела «Приказы о кадровом перемещении»

1. Номер дела: КАД‑2023‑001․
2. Срок хранения: 25 лет (по пункту 6․2 ФЗ‑125)․
3. Обложка: ГОСТ Р 7․0․97‑2025, штамп «Для архивного хранения», указание номера дела и срока․
4. Опись:

    1․ Приказ № 12/2023 от г․ – 2 листа․
    2․ Приказ № 45/2023 от г․ – 1 лист․
    3․ Приказ № 78/2023 от г․ – 3 листа․
    

5. Акт приёма‑передачи подписан руководителем отдела кадров и главным архивариусом․

Пример 2․ Электронный архивный фонд «Госзакупки 2022‑2024»

1. Файлы в формате PDF/A‑2, каждый файл имеет метаданные: , creator, creationDate, archivalPeriod․
2. Контрольные суммы SHA‑256 записаны в реестр arch_fund_2022_2024․xlsx․
3. Подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя ИТ‑отдела․
4. Электронный акт приёма‑передачи (XML‑формат) подписан обеими сторонами и загружен в систему «Электронный архив» ФАА․

---

Контактные данные для обращения

Если у вас возникли вопросы по подготовке дел к архивному хранению, вы можете воспользоваться следующими каналами связи с Федеральным архивным агентством (ФАА) и региональными архивными учреждениями․

Федеральное архивное агентство (ФАА)

• Официальный сайт: https://www․faa․gov․ru
• Горячая линия (24/7): 8‑800‑555‑33‑33
• Телефоны отделов:
  • Отдел нормативно‑правового обеспечения – +7 -95 123‑45‑67
  • Отдел электронного архива – +7 -95 123‑45‑68
  • Отдел экспертизы ценности документов – +7 -95 123‑45‑69
• Электронный адрес: info@faa․gov․ru
• Личный кабинет пользователя: https://cabinet․faa․gov․ru

Личный приём (офис)

• Адрес: 125009, г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7, корпус 1
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00–18:00 (без обеда); Сб — 10:00–14:00; Вс — выходной․
• Контактное лицо: старший специалист И․ Смирнов (тел․ +7 -95 123‑45‑70, e‑mail smirnov@faa․gov․ru)

Региональные архивные управления (пример – Московская область)

• Официальный сайт: https://archive․mo․gov․ru
• Горячая линия: 8‑800‑777‑44‑44
• Телефоны отделов:
  • Отдел кадрового архива – +7 -96 123‑45‑01
  • Отдел электронных архивов – +7 -96 123‑45‑02
• Электронный адрес: contact@archive․mo․gov․ru
• Личный кабинет организации: https://portal․archive․mo․gov․ru
• Личный приём: г․ Подольск, ул․ Ленина, д․ 15, 10:00–16:00, Пн‑Пт․

Отзывы и предложения

Мы ценим обратную связь․ Вы можете оставить отзыв о работе архива:

• Онлайн‑форма на сайте ФАА: https://www․faa․gov․ru/feedback
• Электронная почта отдела качества услуг: quality@faa․gov․ru
• Телефон горячей линии (для отзывов): 8‑800‑555‑33‑33 (опция «2»)

---