В современной России архивы обязаны предоставлять информацию гражданам, юридическим лицам и иным заявителям в соответствии с Законом РФ № 125‑ФЗ «Об архивном деле» и Приказом Минкультуры России от № 526. Ниже представлена полная инструкция, как правильно оформить ответ на запрос, а также все необходимые контактные данные для обращения в архив.

Правовая база, регулирующая ответы на запросы

• Закон 125‑ФЗ – устанавливает право доступа к архивным документам и порядок их предоставления.
• Приказ Минкультуры РФ № 526 от – детализирует порядок регистрации, учёта и исполнения запросов.
• Пункт 5.11 Правил (приказ № 526) гласит:
  

  «Ответы на запросы пользователей, в т.ч. ответы на запросы социально‑правового характера, оформляються в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке. При отсутствии документов составляется ответ на бланке организации с указанием причин их отсутствия».

• Согласно пункту 5.12‑5.18, срок исполнения – не более 30 календарных дней с даты регистрации запроса (может быть продлён с уведомлением заявителя).

Порядок подачи запросов

1. Заявитель формирует запрос в письменной форме (бумажный документ, электронное письмо или через личный кабинет).
2. В запросе обязательно указываются:
   • Полное наименование юридического лица (или ФИО заявителя);
   • Почтовый и/или электронный адрес;
   • Тема, вопрос, событие, хронологические рамки запрашиваемой информации;
   • Желаемая форма получения (справка, выписка, копия);
   • Подпись заявителя и дата отправления.
3. Запрос может быть подан:
   • Лично в приемной архива;
   • По почте (заказным письмом);
   • Электронной почтой (на указанный в контактах e‑mail);
   • Через личный кабинет на официальном сайте.
4. Сотрудник регистрирует запрос в журнале учета запросов и присваивает уникальный номер (например, 2026‑06‑001).

Регистрация и учёт запросов

Регистрация – первый и обязательный этап. После её завершения архив фиксирует:

• Дата получения запроса;
• Номер заявки;
• Контактные данные заявителя;
• Содержание запроса.

Все записи хранятся в электронном виде и могут быть использованы для контроля повторных запросов (проверка за текущий и два предыдущих года).

Сроки исполнения и возможные продления

Если объём работы превышает указанные сроки, руководитель архива обязан:

• Уведомить заявителя о продлении;
• Предоставить промежуточный отчёт с указанием причин (например, большой объём документов, необходимость привлечения специалистов).

Формы ответов архива

1. Архивная справка – краткое подтверждение факта наличия (или отсутствия) документов, подпись руководителя и печать.
2. Архивная выписка – выдержка из оригинального документа (с указанием номера дела, даты, страниц).
3. Архивная копия – полная копия оригинального документа (может быть заверена печатью).
4. Письмо‑ответ на бланке организации – используется, когда запрашиваемой информации в архиве нет.

5.1 Пример письма‑ответа при отсутствии информации

ООО «Архив «История» № 2026‑06‑001
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д.10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@archive-history.ru
«06» июня 2026 г.

Заявителю: Иванову Петрову Сергеевичу
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д;5, кв;12
E‑mail: ivanov.sp@example.com

Уважаемый Иванов Сергей Петрович!

В ответ на Ваш запрос № 2026‑06‑001 от г., в котором Вы просили предоставить подтверждение фактов Вашей трудовой деятельности в ООО «Техно‑Сервис» за период 2010‑2015 гг., сообщаем следующее:
В архиве ООО «Техно‑Сервис» документы, подтверждающие указанный период трудовой деятельности, не обнаружены. 
По результатам проверки в структурных подразделениях (кадровая служба, бухгалтерия) также не найдено соответствующей документации;
Возможные причины отсутствия:
 • Документы могли быть переданы в государственный архив при ликвидации предшествующей организации;
 • Документы могли быть уничтожены в соответствии с установленным сроком хранения.

В случае, если у Вас имеются дополнительные сведения (номер договора, копия трудовой книжки и т.п.), просим направить их в наш архив для повторного поиска.

С уважением,
____________________
Петрова Мария Алексеевна
Главный архивариус
Печать

Как оформить архивную справку (пример)

Архивная справка
№ А‑2026‑06‑015

Настоящей справкой подтверждается, что в архиве ООО «Техно‑Сервис» (дело № 12/2010‑2020) отсутствуют документы, подтверждающие трудовую деятельность Иванова П.С. за период 2010‑2015 гг.

Справка выдана по запросу от г. и действительна в течение 6 месяцев.

Дата выдачи: г.
Главный архивариус ______________________
(подпись) Печать

Контакты для обращений

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Обязательно ли отвечать письменно, если в архиве нет информации? Да. По пункту 5.11 правил ответ должен быть оформлен на бланке организации с указанием причин отсутствия документов.
2. Можно ли получить ответ бесплатно? Да. По закону предоставление информации в рамках запросов социально‑правового характера является бесплатным, если только запрос не превышает установленный объём (более 30 страниц – может потребоваться оплата копий).
3. Как проверить статус моего запроса? Через личный кабинет на сайте архива или по телефону горячей линии, указав номер заявки.
4. Можно ли получить копию документа в электронном виде? Да, если документ не относится к категории, требующей оригинала. Электронные копии отправляются на указанный e‑mail.
5. Что делать, если запрос отклонён? Архив обязан письменно уведомить заявителя в течение 3 рабочих дней с указанием причин отказа.

Помните: правильное оформление запроса и своевременная регистрация позволяют ускорить процесс получения нужной информации и избежать лишних задержек.