Цель статьи: предоставить полное руководство по подготовке и отправке электронного письма, которое будет принято архивом как официальное обращение. В статье также указаны все необходимые контакты для взаимодействия с архивными учреждениями.

Содержание

1. Зачем оформлять электронное письмо в архив?
2. Структура письма: обязательные реквизиты
3. Образец письма (шаблон)
4. Как отправить письмо и что дальше?
5. Контакты для обращений

Зачем оформлять электронное письмо в архив?

Электронные обращения в архив являются официальным способом получения:

• архивных справок, выписок и копий документов;
• информационных писем по темам, не превышающим 75 лет со дня создания документа;
• подтверждения факта подачи запроса (важно для последующего контроля сроков).

Правильное оформление письма ускоряет процесс рассмотрения и уменьшает риск возврата запроса на доработку.

Структура письма: обязательные реквизиты

Согласно правилам написания официальных электронных писем (см. материалы из интернета), письмо должно содержать следующие блоки:

1. Шапка письма
   • От кого (ФИО, должность, название организации);
   • Контактные данные (телефон, e‑mail);
   • Дата отправки (в формате ДД.MM.ГГГГ).
2. Тема письма – коротко и ясно, например: «Запрос архивной справки по делу № 12345».
3. Текст обращения
   • Краткое введение (цель обращения);
   • Перечень запрашиваемых документов (с указанием сроков хранения, если известны);
   • Обоснование необходимости (для чего требуется справка/выписка);
   • Ссылка на нормативный акт, если запрос делается на основании закона.
4. Приложения (скан копий доверенности, описи дел, предыдущее корреспонденцию и т.п.).
5. Подпись – полное ФИО, должность, подпись (в виде изображения) и печать (если требуется).

Образец письма (шаблон)

От: Иванов Иван Иванович, главный специалист отдела кадров
 ООО «Пример», ул. Пушкина, д.10, г. Москва, 101000
 Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
 E‑mail: ivanov@primer.ru

Кому: Руководителю Государственного архива РФ
 г. Москва, ул. Архивная, д.1

Тема: Запрос архивной справки по делу № 2025‑07‑15

Уважаемый(ая) ______________________!

В соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить архивную справку
по делу № 2025‑07‑15, которое относится к документам, хранящимся в архиве с 2015 по 2020 годы.

Перечень запрашиваемых документов:
Копия акта приема‑передачи имущества от г.;
Выписка из описи дел временного (до 10 лет) срока хранения за 2019 г.;
Информационное письмо о состоянии дел в 2020 г.

Обоснование запроса:
Необходимо подготовить материалы для внутреннего аудита компании, а также для подачи в налоговый орган.

Приложения:
Копия доверенности от директора ООО «Пример» (№ Д-2026‑03);
Предварительная опись дел (PDF, 150 КБ).

Прошу рассмотреть запрос в сроки, установленные нормативными актами (не более 30 календарных дней).

С уважением,
____________________
Иванов И. И.
Главный специалист отдела кадров
ООО «Пример»

(Подпись)

Обратите внимание на тему письма – она должна быть заполнена обязательно, иначе запрос может быть отклонён.

Как отправить письмо и что дальше?

1. Подготовьте письмо в формате .docx или .pdf. При необходимости прикрепите сканы доверенностей.
2. Отправьте письмо на официальный e‑mail архива (см. раздел Контакты).
3. Сохраните копию письма в личном кабинете (если такой есть) – это будет подтверждением подачи запроса.
4. Ожидайте подтверждения о получении (обычно в течение 1‑2 рабочих дней).
5. Если архив требует уточнений, ответьте в течение 5 рабочих дней, иначе запрос может быть отложен.
6. После рассмотрения вы получите архивную справку, выписку или копию в электронном виде (PDF) либо в бумажном виде по почте.

Для контроля сроков рекомендуется вести журнал запросов, где фиксируются дата подачи, номер обращения и дата получения ответа.

Контакты для обращений

Полезные ссылки

• Часто задаваемые вопросы (FAQ)
• Формы заявлений‑запросов
• Методические рекомендации по оформлению запросов