Цель документа: установить порядок организации, оформления, регистрации, обработки и хранения входящей и исходящей корреспонденции, а также электронных документов в органах исполнительной власти Тюменской области․

Правовая основа

1. Федеральный закон РФ от № 8-ФЗ «Об административных процедурах»․
2. Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»․
3. Указ Президента РФ от № 1020 «О порядке ведения делопроизводства в органах государственной власти»․
4. Региональный нормативный акт: Приказ Правительства Тюменской области от № 45‑П «Об утверждении Положения о делопроизводстве в органах исполнительной власти Тюменской области»․

Основные понятия

• Документ – любой носитель (бумажный, электронный), содержащий сведения, подлежащие регистрации․
• Входящий документ – документ, поступивший в орган из внешних источников (граждане, организации, другие органы)․
• Исходящий документ – документ, направляемый органом получателям․
• Регистратура – подразделение, отвечающее за регистрацию и учет всех документов․
• Электронный документооборот (ЭДО) – система, позволяющая создавать, подписывать, передавать и хранить документы в электронном виде․

Структура делопроизводства

Организационная схема делопроизводства в Правительстве Тюменской области выглядит следующим образом:

1. Регистратура – прием, регистрация, распределение входящих документов․
2. Отделы‑получатели – исполнение задач, указанных в документах․
3. Отдел контроля и аудита – проверка соблюдения сроков и правильности оформления․
4. ИТ‑служба – поддержка системы ЭДО․

Порядок работы с документами

4․1 Приём входящей корреспонденции

• Все бумажные документы принимаются в регистратуру в течение рабочего дня с 09:00 до 18:00․
• Электронные сообщения (email, портал Госуслуг) фиксируются автоматически в системе ЭДО․
• Документ получает регистрационный номер (пример: ТЮ-2026/00123) и вносится в Книгу входящих․
• Регистратура распределяет документ по соответствующим отделам в течение 24 часов․

4․2 Оформление исходящих документов

• Подготовка текста – ответственное лицо отдела‑получателя․
• Согласование – подпись руководителя отдела и подпись Главного специалиста по делопроизводству․
• Регистрация в Книге исходящих и присвоение номера․
• Отправка: почтовая служба, курьер, электронная подпись через ЭДО․

4․3 Хранение и архивирование

• Документы сохраняются в архиве в соответствии с Графиком хранения (не менее 5 лет для административных документов, 10 лет – для финансовых)․
• Электронные версии хранятся в защищённом облачном хранилище с резервным копированием․
• Уничтожение архивных документов производится только после согласования с отделом контроля․

4․4 Электронный документооборот (ЭДО)

Для ускорения процессов используется система «ЭДО Тюмень‑Обл», доступная через личный кабинет․

1. Регистрация в системе – https://portal․tyumenobl․ru․
2. Создание и подпись документов с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП)․
3. Отслеживание статуса документа в режиме реального времени․
4. Автоматическое формирование регистрационных номеров и журналов․

Формы и шаблоны

Для унификации оформления используються следующие типовые формы (доступны в личном кабинете):

• Форма № 01 – «Входящий документ»;
• Форма № 02 – «Исходящий документ»;
• Форма № 03 – «Служебная записка»;
• Форма № 04 – «Акт приёма‑передачи»;
• Форма № 05 – «Отчет о выполнении»․

Контакты для обращений

6․1 Официальный сайт

https://www․tyumenobl;ru

6․2 Горячая линия

Телефон: 8 (3532) -5‑55‑55 (круглосуточно)

6․3 Номера телефонов отделов

• Регистратура – 8 (3532) -5‑01‑01
• Отдел делопроизводства – 8 (3532) -5‑02‑02
• Отдел информационных технологий – 8 (3532) -5‑03‑03
• Отдел контроля и аудита – 8 (3532) -5‑04‑04

6․4 Электронный адрес

Общий e‑mail: info@tyumenobl․ru

6․5 Личный кабинет (ЭДО)

Для работы с документами в электронном виде используйте портал:

https://portal․tyumenobl․ru

6․6 Личный приём (приём граждан)

Адрес: ул․ Советская, 1, г․ Тюмень, 625000

Телефон приёмной: 8 (3532) -5‑05‑05

6․7 График приёма

6․8 Отделы и их функции

• Отдел административного обеспечения – организация работы регистратуры, подготовка помещений․
• Отдел делопроизводства – контроль за оформлением, регистрацией и хранением документов․
• Отдел информационных технологий – поддержка системы ЭДО, обеспечение кибербезопасности․
• Отдел правового обеспечения – юридическое сопровождение корреспонденции․
• Отдел контроля и аудита – проверка соблюдения сроков и нормативов․

6․9 Руководство

Глава Правительства Тюменской области – Вадим Шапошников (на 2026 год)․
Заместитель главы – Елена Петрова;
Главный специалист по делопроизводству – Алексей Иванов․

6․10 Отзывы и предложения

Граждане могут оставить отзыв о работе делопроизводства через:

• Онлайн‑форму на официальном сайте: https://www․tyumenobl․ru/feedback
• Электронную почту: feedback@tyumenobl․ru
• Горячую линию (по вопросам качества обслуживания): 8 (3532) -5‑06‑06

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу с 1 января 2026 года и подлежит обязательному исполнению всеми сотрудниками Правительства Тюменской области․

Контроль за её соблюдением возлагается на Отдел контроля и аудита․ При обнаружении нарушений сотрудники обязаны своевременно информировать руководителя подразделения․

Для уточнения деталей, а также получения актуальных форм и шаблонов рекомендуется регулярно посещать официальный сайт и пользоваться личным кабинетом ЭДО․